Peran Penting Teknologi Informasi dalam Perusahaan

Dewasa ini dalam upaya memenangkan persaingan dalam dunia bisnis, penerapan teknologi informasi dan komunikasi sangat diperlukan sebagai alat bantu agar organisasi tersebut dapat lebih maju dan berkembang.

Pembangunan teknologi informasi dan komunikasi pada suatu perusahaan dilakukan secara bertahap. Hal tersebut disesuaikan berdasarkan kekuatan dari sumber daya yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

Apa Itu Teknologi Informasi?

Teknologi Informasi disingkat TI merupakan teknologi yang dipakai oleh manusia untuk mengolah data.

Pengolahan data oleh TI mencakup prosesnya, cara mendapatkannya, bagaimana menyusunnya, sampai menyimpan data hingga akhirnya menyuguhkan informasi akurat yang dapat membantu pekerjaan manusia.

Data yang diolah menggunakan TI bisa digunakan mempermudah manusia dalam urusan bisnis, urusan pribadi, bahkan urusan negara.

Dalam bentuknya, TI terwujud melalui software dan hardware komputer.

Selanjutnya, teknologi informasi salah satunya dimanfaatkan dalam bentuk Enterprice Resource Planning (ERP).

Selain itu, masih ada contoh satu lagi produk yang memanfaatkan TI dan setiap ornag bisa jadi memilikinya di komputernya, yaitu Microsoft Access.

Pengertian Teknologi Informasi Menurut Para Ahli

Definisi teknologi informasi akan terus berkembang seiring zaman. Para ahli di era sekarang dan di era dulu, bisa saja memiliki pandangan berbeda dalam mengartikan TI.

Seperti apa pengertian teknologi informasi menurut para ahli? Berikut penjelasannya.

1. Martin (1999)

Teknologi informasi merupakan teknologi yang tidak terbatas pada komputer tapi juga bisa menjadi media untuk mengamankan dan menyimpan informasi yang kemudian didistribusikan.

2. Lantip dan Rianto (2011)

Teknologi informasi merupakan ilmu pengetahuan di bidang informasi berbasis komputer, ciri khas dalam ilmu ini adalah berkembang dengan pesat.

3. Wilkinson (2005)

Teknologi informasi adalah kombinasi dari perangkat komputer baik keras maupun lunak yang bisa mengolah dan menyimpan informasi.

Teknologi informasi ini jadi media untuk menyalurkan informasi yang dimiliki oleh pribadi atau kelompok.

Perkembangan Teknologi Informasi

Ada empat era perkembangan teknologi informasi yang di awali oleh adanya penemuan komputer.

1. Teknologi Era Komputerisasi

Berlangsung pada 1960-an, di era ini mini komputer mulai diperkenalkan ke dunia industri.

Komputer menjadi alat hitung cepat yang bisa membantu perusahaan melakukan pengolahan data. Saat itu, komputer digunakan di divisi administrasi back office yakni di bidang keuangan dan akuntansi.

2. Kemajuan Teknologi Informasi

Personal Computer (PC) mulai dikenal luas pada 1970-an. Komputer menjadi ala pendukung bagi karyawan untuk bekerja. Komputer dapat membantu mengolah database, spreadsheet, dan data processing.

Di era ini, komputer juga sudah bebas dimiliki oleh orang-orang. Masuk ke tahun 1980-an, komputer marak digunakan oleh bisnis di bidang jasa dan pelayanan.

Hingga awal tahun 1990-an perusahaan mulai melakukan:

• BPR (Business Process Reengineering)
• Re-strukturisasi
• Implementasi ISO-9000
• Implementasi TQM
• Instalasi dan pemakaian sistem informasi korporat (SAP, Oracle, BAAN)

3. Teknologi Era Globalisasi Informasi

Praktisi teknologi informasi mulai memperkenalkan internet ke dunia industri. Di era ini, perkembangan TI mulai pesat dan tak bisa ditahan. Informasi bisa diakses secara global dalam waktu yang sama.

Internet sendiri dipasang menggunakan teknologi seperti LAN, WAN, GlobalNet, Intranet, Intermet, dan Ekstranet.

Era ini menjadi titik awal bagi banyak perusahaan membangun kembali bisnis mereka sesuai dengan kemajuan teknologi.

Beberapa banting setir memilih bisnis di bidang digital lantaran tak mau tergerus zaman.

Produk-produk aplikasi yang berbasis objek, seperti OOP (Object Oriented Programming), OODBMS (Object Oriented Database Management System), Object Technology, dan Distributed Object mulai diciptakan di era ini.

4. Kemajuan Teknologi Perubahan Pola Pikir

Industri dan bisnis kini dibuat ketergantungan dengan teknologi informasi.

Keuntungan dari pesatnya kemajuan TI dimanfaatkan oleh banyak pebisnis untuk menjadikan diri mereka sebagai produsen bagi negara sendiri bahkan negara lain.

Pengelompokan Jenis Teknologi Informasi pada Perusahaan

Berbicara tentang arsitektur pada teknologi informasi perusahaan, dalam penerapannya TI dikategorikan menjadi beberapa jenis, antara lain:

1. Platform Aplikasi TI

Merupakan aplikasi TI pada perusahaan atau organisasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi yang ada pada perusahaan atau organisasi tersebut, di antaranya yaitu:

• Network management
• Basis data
• Sistem operasi dan lain sebagainya

2. Aplikasi TI Bersifat Dasar

Aplikasi yang bersifat dasar merupakan aplikasi TI yang akan di pakai dalam segala urusan dasar dari sumber daya perusahaan atau organisasi.

Misalnya sistem atau aplikasi akuntansi dan keuangan, sistem penggajian, serta yang lain sebagainya yang berkaitan pada sumber daya perusahaan.

3. Aplikasi TI Bersifat Spesifik

Suatu aplikasi TI yang cocok dengan kebutuhan yang spesifik pada perusahaan atau organisasi, khususnya yang berhubungan pada proses penciptaan produk atau jasa yang akan ditawarkan, seperti aplikasi:

• Property
• Akuntansi
• Forwarding
• Pergudangan

Manfaat Teknologi Informasi dalam Bisnis

Pesatnya kemajuan teknologi memberikan banyak peluang baru dan kemudahan manusia dalam bekerja. Tentu, ada banyak manfaat dari teknologi informasi, di antaranya:

1. Mengurangi Biaya Produksi

Perusahaan dapat menekan biaya produksi lantaran biaya operasional otomatis berkurang ketika teknologi informasi dimanfaatkan.

Walau biaya produksi dikurangi, perusahaan justru akan mendapatkan keuntungan yang lebih besar.

2. Mempermudah Pemantauan Kinerja Karyawan

Komunikasi dan pemantauan kinerja karyawan dapat dilakukan dalam satu layar. Saat ini laporan dan absensi kehadiran bisa dikirimkan secara online.

Begitu pula saat membutuhkan media untuk rapat, teknologi ini bisa sangat membantu karena biayanya sangat murah.

Penghematan tersebut jelas terasa jika dibanding menyewa suatu hotel apalagi ketika telekonferensi dilakukan antara orang-orang dari berbagai daerah berbeda.

3. Peluang Bisnis Baru

TI menciptakan banyak media baru yang bisa mempermudah hidup manusia.

Salah satunya adalah kehadiran e-business yang membantu pengusaha menciptakan peluang bisnis tanpa modal yang besar.

Kemajuan teknologi yang saat ini menjadi sorotan adalah kesuksesan Google sebagai mesin pencari.

4. Komunikasi Cepat

Hambatan dalam berkomunikasi menjadi masalah fatal dalam bisnis, beruntungnya dengan teknologi informasi yang dikembangkan kini manusia dipermudah dengan berbagai fitur dan aplikasi yang ada.

5. Penyebaran informasi dan akses yang mudah

Informasi dari jarak jauh bisa didapatkan dalam hitungan detik. Media transfer informasi ini pun beragam, bisa dipilih sesuai kebutuhan perusahaan.

Peran Teknologi Informasi dalam Perusahaan

Secara umum, sistem informasi memiliki beberapa peran pada perusahaan, antara lain:

1. Mengurangi Risiko (Minimize Risk)

Tentu setiap bisnis mempunyai resiko terutama pada faktor keuangan.

Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia dalam upaya mengurangi resiko yang sering kali dihadapi pada bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan sebagainya.

Dengan adanya TI saat ini, maka hal yang seperti disebutkan di atas akan dapat ditanggulangi.

Karena TI mampu membantu perusahaan atau organisasi Anda dalam mengurangi resiko yang akan terjadi. Selain itu juga dapat menjadi sarana dalam membantu manajemen pada pengelolaan resiko yang sedang dihadapi.

2. Mengurangi Biaya-biaya (Reduce Costs)

Sebagai katalisator pada perusahaan, IT juga dapat digunakan sebagai pengurangan biaya operasional perusahaan yang pada akhirnya berdampak pada profitabilitas perusahaan Anda.

Berkaitan dengan hal ini, terdapat empat cara yang akan ditawarkan TI dalam mengurangi biaya kegiatan operasional, yaitu:

• Reduce Costs
• Eleminasi Proses ( Simplifikasi Proses, Integrasi Proses, Otomatisasi proses)
• Add Value
• Create New Realities

Contoh Penerapan Teknologi Informasi dalam Bisnis

Kebutuhan efisiensi waktu serta biaya yang mengakibatkan tiap pelaku usaha merasa memerlukan penerapan teknologi informasi pada lingkungan kerjanya.

Salah satu penyebab kebiasaan kerja yaitu akibat dari penerapan TI dan komunikasi, contohnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).

ERP merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak (software) yang di dalamnya termasuk sistem manajemen di dalam perusahaan.

Adapun beberapa keuntungan dari penerapan TI dan komunikasi pada suatu perusahaan atau organisasi, di antaranya:

1. Sistem otomatisasi

Semua sistem yang tadinya bersifat manual pada perusahaan atau organisasi tersebut berubah menjadi otomatis sehingga dapat mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya dan lain-lain.

2. Efisiensi

Waktu pengerjaan dapat lebih cepat setelah menerapkan TI, karena dengan penerapan TI dapat mempersingkat rantai birokrasi.

Misalnya yang awalnya selesai dalam satu minggu namun dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi dapat diselesaikan hanya dengan satu hari.

Apabila waktu tersebut kita konversikan ke dalam bentuk biaya maka akan menghasilkan penghematan sekian rupiah.

3. Pengambilan keputusan akan menjadi lebih cepat

Hal ini disebabkan dengan adanya TI dan komunikasi maka data yang diperlukan akan cepat diperoleh.

Sehingga tentu akan menjadikan perusahaan atau organisasi menjadi lebih kompetitif Karena dampaknya akan besar apabila pengambilan keputusan agak lambat misalnya dapat kehilangan banyak order.

4. Penghematan biaya promosi

Penghematan biaya promosi dapat dilakukan dengan menerapkan teknologi informasi dan komunikasi.

Sebab aktivitas promosi dapat dilakukan melalui online. Selain itu para konsumen juga akan dapat melihat profile perusahaan atau organisasi Anda dari mana saja di seluruh dunia.

Dengan memanfaatkan TI dan komunikasi maka akan lebih mudah terintegrasi di seluruh kantor atau cabang perusahaan Anda tanpa harus mengunjungi cabang secara satu per satu.

Tujuan Penerapan Teknologi Informasi Pada Perusahaan

Di dalam penerapannya, rencana strategis dari suatu teknologi informasi senantiasa disesuaikan dengan rencana dari perusahaan atau organisasi yang bersangkutan.

Tujuannya agar penerapan dari TI tersebut dapat menghasilkan nilai yang baik bagi perusahaan atau organisasi tersebut.

Dengan penggunaan TI yang tepat untuk perusahaan, maka diharapkan perusahaan tersebut dapat berkembang lebih efisien.

Selain itu, dengan adanya TI, Perusahaan dapat mengelola data atau informasi segala apa yang dibutuhkan dengan lebih cepat.

Meski penerapan TI memberikan banyak manfaat untuk perusahaan, faktanya tidak semua perusahaan berani melakukan investasi besar ke penggunaan TI tersebut.

Bahkan, lembaga TI terkadang sering dipandang sebelah mata karena dianggap salah satu departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang.

Hal seperti itulah yang sering kali menjadi problematika tersendiri bagi lembaga TI pada perusahaan atau organisasi.

Dampak Positif dan Negatif Teknologi Informasi pada Bisnis

Seorang pakar, Rani Nurrohmah, dalam hasil penelitiannya “Dampak Teknologi Informasi Terhadap Lingkungan Bisnis Perusahaan” mengemukakan dampak positif dan dampak negatif dari TI, di antaranya:

Dampak Positif Pemanfaatan Teknologi Informasi

Berikut beberapa dampak positif dari penggunaan teknologi informasi pada perusahaan, yaitu:

1. Mempermudah Pemasaran Produk

TI memungkinkan produk yang dibuat oleh perusahaan Anda bisa dipasarkan secara luas bahkan hingga ke luar negeri.

Ada banyak media yang bisa digunakan untuk melakukan pemasaran global atau skala nusantara seperti menggunakan Facebook, Instagram, dan TikTok.

2. Mempermudah Mendapatkan Sumber Produk

Perkembangan TI memungkinkan pedagang mendapatkan produk dengan harga dropship dan harga grosir yang tentu lebih murah daripada harga eceran.

Sistem ini bahkan dianggap lebih menguntungkan lantaran Anda tidak perlu menyetok barang.

Tugas Anda sebatas memasarkan dan menjual produk, sementara pengiriman barang diserahkan pada penjual pihak pertama.

3. Memudahkan Operasional Perusahaan

Teknologi informasi mempermudah pencatatan data karyawan dan tugas operasional lainnya, seperti:

• Absensi karyawan
• Penggajian karyawan
• Penghitungan keuangan perusahaan
• Stok barang

Selain hal di atas masih banyak lagi manfaat lainnya, terutama pada tugas-tugas yang dapat dikelola oleh mesin. Dan tentunya hal ini akan mempermudah pekerjaan manusia.

Performa dan penggunaan mesin-mesin ini juga dapat menekan biaya SDM.

4. Peluang Bisnis

Tak dipungkiri di tengah pesatnya kemajuan teknologi, ada banyak inovasi baru dalam berbisnis.

Apalagi start-up mulai marak bermunculan di mana mereka menawarkan banyak jasa maupun barang yang bisa diakses melalui satu aplikasi saja.

Dampak Negatif Pemanfaatan Teknologi Informasi

Teknologi informasi tak hanya menawarkan sisi positif saja. Akan tetapi, di balik segala keistimewaannya, TI memiliki sis i negatif.

Dan berikut dampak dari penggunaan TI pada perusahaan, yaitu:

• Rawan modus lantaran pembayaran online tidak lebih aman dari pembayaran tunai
• Ketergantungan pada listrik dan jaringan internet, sehingga dalam waktu-waktu tertentu yang mungkin tidak bisa diprediksi akan ada hambatan
• Informasi pribadi seperti data diri yang sangat private bisa saja bocor
• Menjadi ladang modus baru bagi penjahat dan penipu, tak terhitung kasus penipuan di tengah pesatnya perkembangan teknologi saat ini.

Kesimpulan

Dengan menerapkan teknologi informasi dan komunikasi di dalam suatu perusahaan atau organisasi akan mampu menghemat biaya dalam semua aspek seperti tenaga kerja, proses, pemasaran bahkan manajemen.

Selain itu keuntungan lain yang diberikan adalah dapat mempercepat perkembangan perusahaan dengan meningkatnya margin pada perusahaan Anda.

Lantas sudah siapkah bisnis Anda menerapkan TI?

Sebaiknya pahami dulu dampak positif dan negatif dari penggunaan TI tersebut. Dengan mengetahui sisi positif dan negatifnya, perusahaan akan lebih siap dalam implementasinya.