Sebuah bisnis, terutama ritel yang memiliki ratusan hingga ribuan produk akan menghadapi tantangan dalam pencatatan harga, keluar masuk barang, dan perhitungan stok. Agar pekerjaan tersebut berlangsung cepat dan akurat, Anda membutuhkan software inventory.
Apa Itu Inventory?
Daftar Isi
Ini merupakan pertanyaan pertama harus saya jawab terlebih dahulu sebelum melanjutkan menulis artikel ini.
Secara bahasa Inventory adalah Persediaan.
Lantas dalam dunia bisnis, apa yang dimaksud dengan Inventory? Begini menurut pandangan para pakar dan ahli ekonomi.
Menurut Mulyadi (2010) dalam bukunya “Sistim Akuntansi” menjelaskan Persediaan atau Inventory meliputi barang yang dibeli dan dimiliki untuk dijual kembali, misalnya, barang dagangan yang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali.
Persediaan juga mencakupi barang jadi yang diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi, oleh entitas serta termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi.
Selain itu, dia juga menjelaskan bahwa Sistim Akuntansi persediaan meliputi:
- Pencatatan produk jadi
- Pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual
- Pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali/retu penjualan
- Pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses
- Pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli
- Pecatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok
- Pencatatan permintaan dan pengeluaran barang gudang
- Pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang
- Sistim perhitungan fisik persediaan
Wah wah, ribet ya kalau setiap perusahaan harus melakukan kegiatan pencatatan sebanyak itu.
Apalagi kalau perusahaan yang memiliki ribuan jenis produk, pastinya akan memakan banyak kertas, membabat lebih banyak hutan dan bertentangan dengan visinya Greenpeace.
Let get back to the topic, untuk mempermudah manajer operasional dalam mengelola persediaan dan mempercepat pengambilan keputusan oleh manajemen, maka para pakar ekonomi dan sistim informasi menciptakan suatu metode pencatatan persediaan yang terkomputerisasi yang dikenal dengan Software Inventory.
Software Inventory merupakan bagian dari ERP.
Menurut Webopedia, Software Inventory merupakan software yang didesain untuk membantu bisnis/usaha untuk mengontrol persediaan, penjualan, pembelian, pengiriman, pemindahan persediaan barang antar gudang dan fungsi fungsi terkait lainnya yang berkaitan dengan persediaan.
Sampai disini kita sudah mulai mengenal apa itu Software Inventory, selanjutnya kita perlu mengetahui apa tujuan perusahaan mengaplikasikan sistim ini dan apa manfaat yang akan diperoleh.
Kita bahas satu persatu.
Pertama, tujuan pengaplikasian Software Inventory adalah untuk memudahkan proses mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang, mengurangi terjadinya human error selama proses penginputan.
Software ini sekaligus memudahkan proses pengawasan oleh manajemen perusahaan sehingga mengurangi resiko kehilangan barang atau lainnya.
Sehingga menggunakan software ini merupakan cara terbaik dalam mengelola stok barang.
Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, dan sistem retur pembelian.
Manfaat Software Inventory
Selanjutnya mari kita lihat dari segi manfaat penggunaan Software Inventory:
1. Bagi Perusahaan
- Memudahkan perusahaan dalam memantau posisi stok saat ini.
- Memudahkan perusahaan dalam menghasilkan laporan atau informasi bagi stakeholder
- Memudahkan perusahaan melakukan rekonsiliasi/stock opname
- Memudahkan perusahaan dalam mengelola vendor
- Meminimalisir biaya yang dikeluarkan akibat kesalahan manusia
- Mengurangi lead time selama proses produksi dan pemesanan barang
- Manajemen saldo
2. Bagi Dirjen Pajak dan Cukai
- Kemudahan dalam mengontrol pergerakan persediaan perusahaan
- Kemudahan dalam melakukan rekonsiliasi dokumen kepabeanan dengan sistem persediaan yang dimiliki perusahaan
Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan di atas, dapat kita ambil kesimpulan bahwa perusahaan sangat memerlukan adanya sistim persediaan, salah satunya dengan menggunakan Software Inventory.
Dengan Software Inventory akan memudahkan pencatatan bagi staff dan mempercepat pengambilan keputusan bagi manajemen perusahaan.
Untuk mengetahui seperti apa bentuk dan kinerja software inventory simak juga di sini.
