Kas kecil merupakan sebuah elemen penting dalam mencatat transaksi bisnis Anda.
Mengingat akan perannya yang krusial bagi perusahaan Anda, maka Anda harus cermat dalam melakukan pengelolaan dana ini.
Berbicara kas kecil, maka mau tidak mau hal ini akan berkaitan erat dengan laporan keuangan bisnis Anda.
Bagaimana korelasi kas kecil dalam laporan keuangan dan apa saja fungsi dan prosedur pengelolaannya yang tepat?
Berikut ulasannya.
Kaitan Kas Kecil dengan Laporan Keuangan
Daftar Isi
Menurut Sadeli (2015: 18), laporan keuangan adalah laporan tertulis yang memberikan informasi kuantitatif tentang posisi keuangan dan perubahan-perubahannya, serta hasil yang dicapai selama periode tertentu. Sehingga harus benar-benar relevan dan wajar.
Ya, setiap perusahaan baik dagang atau jasa pasti memiliki yang namanya laporan keuangan.
Karena dari laporan keuangan inilah, perusahaan dapat melakukan yang namanya pengambilan keputusan, melakukan pengawasan, dan mengoperasikan perusahaan secara efisien.
Selain itu, hampir seluruh aktivitas perusahaan berhubungan dengan kas.
Terjadinya kekurangan atau kelebihan kas menimbulkan berbagai masalah.
Kas yang menganggur selain dapat menimbulkan risiko penggelapan atau kecurangan juga akan menimbulkan kerugian penurunan nilai intrinsik.
Laporan arus kas yang menjelaskan pengelolaan berupa penerimaan dan penggunaan kas dalam perusahaan dinyatakan sebagai salah satu laporan keuangan pokok yang wajib disusun untuk pengambilan keputusan ekonomi.
Laporan arus kas menyajikan aliran kas masuk (cash flow in) dan aliran kas keluar (cash flow out) dalam suatu perusahaan.
Tidak dipungkiri, bahwa perusahaan yang bergerak baik di bidang dagang atau jasa akan dihadapi dengan masalah pengelolaan dan pengawasan harta bendanya.
Terutama dalam pengelolaan harta perusahaan yang berbentuk kas.
Sebagai informasi, kalau kas merupakan komponen aktiva yang paling aktif dan sangat mempengaruhi setiap transaksi yang terjadi.
Sebelum masuk lebih jauh mengenai prosedur pengelolaan kas kecil, ada baiknya kita membahas sedikit apa itu kas dan apa itu kas kecil (petty cash).
Pengertian Kas
Menurut Mardiasmo (2000: 30), kas adalah alat pembayaran yang siap untuk membiayai kegiatan umum perusahaan, yaitu: uang (uang kertas dan uang logam), valuta asing, dan bentuk alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti kas.
Apa Itu Kas Kecil?
Dalam neraca ada yang namanya dana kas kecil atau disebut juga dengan petty cash.
Kas kecil merupakan salah satu akun atau rekening yang disajikan oleh perusahaan sebagai salah satu elemen aktiva lancar.
Menurut Soemarso S.R. (2009: 320), dana kas kecil adalah sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran tertentu.
Dengan beberapa pengertian di atas, maka kas kecil atau petty cash adalah dana yang sudah dialokasikan untuk pembiayaan dalam perusahaan.
Pembiayaan ini umumnya meliputi pembiayaan operasional dan hal-hal lain yang mendukung berbagai aktivitas perusahaan.
Sehingga dengan adanya kas kecil ini, perusahaan memiliki anggaran untuk membiayai beberapa aktivitas, seperti membeli kebutuhan alat tulis kantor, konsumsi saat rapat, dan entertain mitra maupun klien.
Karakteristik Dasar Kas Kecil
Dalam laporan keuangan, kas kecil atau petty cash merupakan akun yang khusus digunakan untuk keperluan transaksi kecil dan rutin.
Karakteristik kas kecil meliputi:
- Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari nominal tertentu yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
- Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang rutin setiap harinya.
- Disimpan dalam petty cash box.
- Ditangani oleh kasir kas kecil.
Kas kecil memiliki peran yang penting dalam kegiatan operasional perusahaan.
Pada umumnya, kas kecil digunakan untuk transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga akhir jam operasional atau sore hari.
Perusahaan harus memiliki pengelolaan kas kecil yang baik, karena jika tidak dikelola dengan baik akan mengganggu kelancaran operasional.
Misalnya, jika perusahaan kehabisan kas kecil, sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan pengiriman barang) harus segera dipenuhi, maka mustahil jika kasir memberikan cek atau kartu debit pada sopir.
Fungsi Utama Kas Kecil
Meski dana kas kecil memiliki jumlah yang kecil pula, dana ini nyatanya memiliki fungsi penting dalam menunjang kebutuhan bisnis Anda.
Dalam kebutuhan kantor, bisa saja akan muncul hal tak terduga. Dengan kas kecil, Anda dapat memenuhi dan menutupi kebutuhan seperti itu.
Untuk lebih jelasnya, berikut beberapa fungsi kas kecil, antara lain:
- Memenuhi kebutuhan perlengkapan alat perkantoran, seperti alat tulis dan kertas.
- Meningkatkan efisiensi dalam pembayaran alat-alat perkantoran sehingga terhindar dari pemborosan.
- Memudahkan tugas para karyawan dalam hal melayani pelanggan maupun mitra bisnis.
- Mempercepat pemenuhan kebutuhan pimpinan jika ada aktivitas mendadak dan di luar rencana.
Prosedur Pencatatan Kas Kecil (Petty Cash)
Menurut Mulyadi (2016: 425) pengeluaran petty cash yang dilakukan secara tunai, dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu di antara 2 sistem, yaitu:
- Imprest system
- Fluctuating system
1. Imprest System (Sistem Saldo Tetap)
Merupakan sebuah metode pembukuan kas kecil yang digunakan untuk mencatat rekening kas kecil dengan jumlah tetap.
Dalam metode ini, para pemegang dana kas kecil tidak perlu langsung melakukan pencatatan atas setiap pengeluaran kas pada jurnal kas kecil.
Untuk mengetahui bagaimana ciri-ciri dari imprest system ini, Anda dapat memperhatikan beberapa poin berikut ini.
- Adanya pengumpulan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil oleh pihak pengelola.
- Pengisian dana kas kecil menggunakan penarikan cek yang mana jumlahnya disesuaikan dengan dana kas kecil yang telah digunakan.
Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
- Pembentukan Dana Kas Kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Saldo akun Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
- Pengeluaran Dana Kas Kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit akun Dana Kas Kecil).
- Pengisian kembali Dana Kas Kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan mengkredit akun Dana Kas Kecil.
2. Fluctuating System (Sistem Saldo Berfluktuasi)
Sistem ini dikenal juga dengan nama lain sistem saldo yang berubah-ubah.
Fluctuating System merupakan sistem yang digunakan untuk pencatatan dan pengendalian kas kecil yang jumlahnya terus berubah-ubah menyesuaikan kebutuhan.
Dengan mengikuti aturan sistem ini, maka besarnya jumlah dana kas kecil harus menyesuaikan dengan jenis kebutuhannya. Itulah kenapa nilainya akan terus berubah-ubah.
Untuk mengetahui Fluctuating System ini, Anda dapat mengenalinya berdasarkan beberapa ciri berikut:
- Pengisian dana kas kecil dicatat di debit pada akun kas kecil.
- Bukti pengeluaran kas kecil tercatat di buku jurnal kas kecil dengan mendebit semua akun yang berhubungan dengan pemakaian kredit akun kas kecil.
- Alokasi dana kas kecil nilainya berubah-ubah mengikuti kebutuhan dari pihak-pihak pengguna dana tersebut.
Penyelenggaraan kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut.
- Pembentukan Dana Kas Kecil dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil.
- Pengeluaran Dana Kas Kecil dicatat dengan mengkredit akun Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo akun ini terjadi fluktuasi.
- Pengisian kembali Dana Kas Kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo akun Dana Kas Kecil terjadi fluktuasi dari waktu ke waktu.
Daftar Dokumen Penting yang Dibutuhkan Dalam Kas Kecil
Dalam pencatatan kas kecil terdapat beberapa dokumen penting yang gunanya sebagai penunjang saat pengisian.
Setidaknya terdapat 5 dokumen penting yang wajib ada dalam pencatatan kas kecil, yaitu:
1. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi untuk memungkinkan pengeluaran kas dari kas besar yang tercantum dalam dokumen pembukuan.
Dalam praktiknya, dokumen ini digunakan ketika pencatatan atau pengisian kembali dana kas kecil.
2. Cek
Merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta bank melakukan sejumlah pembayaran kepada pihak tertentu yang namanya tertera pada cek tersebut.
3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Pengguna kas kecil menggunakan dokumen ini untuk meminta uang kepada pihak pemegang dana kas kecil.
Sedangkan bagai pihak pemegang kas kecil, dokumen ini nantinya akan digunakan sebagai dokumen bukti pengeluaran.
4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Pengguna dana kas kecil membuat dokumen bukti pengeluaran sebagai bukti pertanggungjawaban atas pemakaian dana kas kecil.
Dalam membuat dokumen ini wajib melampirkan dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil yang sudah digunakan.
Selanjutnya, ketika dokumen sudah komplet, maka akan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil ke pemegang dana kas kecil.
5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Pemegang dana kas kecil membuat dokumen ini untuk meminta kepada bagian utang agar menyediakan bukti kas keluar. Bukti ini kemudian digunakan untuk pengisian kembali dana kas kecil.
Langkah-langkah Pengelolaan Kas Kecil
Berikut ini adalah langkah-langkah atau prosedur dalam pengelolaan kas kecil, yaitu:
1. Menetapkan batas saldo kas kecil
Dari awal dibuatnya akun kas kecil, pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha dalam jangka waktu tertentu.
Ada dua jenis metode pencatatan kas kecil yang bisa digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash, yaitu metode imprest dan fluktuatif.
Metode imprest di mana saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang sudah ditetapkan.
Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan.
Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.
Metode kedua adalah fluktuatif, yaitu saldo kas kecil tidak tetap, namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran kas kecil.
2. Menentukan kasir kas kecil
Setelah batas saldo ditetapkan, maka selanjutnya harus ada personel yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau biasa disebut dengan kasir kas kecil.
Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini.
Ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi kasir, seperti:
- Menguasai dasar-dasar akuntansi
- Mampu meng-handle transaksi dalam jumlah kecil
- Jujur
- Konsisten
- Mampu menguasai program komputer, seperti Excel.
Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian.
3. Pengisian kembali kas kecil
Setelah menentukan batas saldo dan metode pencatatan kas kecil, selanjutnya Financial Controller memerintahkan pengisian kepada kasir umum dengan menarik kas dari bank.
Kemudian uang diserahkan kepada kasir kas kecil. Langkah selanjutnya akan dilakukan penghitungan secara fisik dan harus ada bukti serah terima.
Pada proses ini, kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan serta sebagai tanda serah terima tanggung jawab terhadap dana tersebut.
Jika suatu saat saldo kas kecil minim, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller.
4. Penggunaan kas kecil
Kasir kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk permohonan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh Financial Controller.
Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana.
Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan atau diarsip.
Kasir kas kecil harus menghitung nominal kas kecil secara fisik setiap selesai melakukan transaksi.
Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan kas kecil yang sudah dibuat oleh kasir kas kecil.
Dengan demikian akan mengurangi beban kerja saat rekonsiliasi penutupan kas kecil setiap harinya.
Financial Controller juga harus melakukan pemeriksaan kas kecil dengan membandingkan antara fisik kas kecil dengan catatan yang sudah dibuat demi menghindari terjadinya kecurangan.
Kesimpulan
Penggunaan dana dalam bisnis atau perusahaan untuk aktivitas-aktivitas yang bisa dikatakan sepele, tetaplah harus ada catatannya.
Di sinilah peran kas kecil dalam membantu menunjang aktivitas kecil tersebut dan sekaligus mencatat dana apa saja yang sudah dikeluarkan atas penggunaan kas kecil.
Sehingga penggunaan dana dalam bisnis, meski terkesan sepele haruslah dipertanggungjawabkan dalam laporan keuangan.
Dalam pengelolaan kas kecil juga ada prosedurnya. Pahami prosedurnya agar laporan keuangan bisnis Anda lancar.
