Kas kecil merupakan sebuah element penting dalam mencatat transaksi bisnis Anda. Mengingat akan perannya yang krusial bagi perusahaan Anda, maka Anda harus cermat dalam melakukan pengelolan dana ini.

Berbicara kas kecil, maka mau tidak mau hal ini akan berkaitan erat dengan laporan keuangan bisnis Anda.

Kaitan Kas Kecil dengan Laporan Keuangan

Menurut Sadeli (2015: 18), laporan keuangan adalah laporan tertulis yang memberikan informasi kuantitatif tentang posisi keuangan dan perubahan-perubahannya, serta hasil yang dicapai selama periode tertentu. Sehingga harus benar-benar relevan dan wajar.

Ya, setiap perusahaan baik dagang atau jasa pasti memiliki yang namanya laporan keuangan.

Karena dari laporan keuangan inilah, perusahaan dapat melakukan yang namanya pengambilan keputusan, melakukan pengawasan, dan mengoperasikan perusahaan secara efisien.

Selain itu, hampir seluruh aktivitas perusahaan berhubungan dengan kas.

Terjadinya kekurangan atau kelebihan kas menimbulkan berbagai masalah.

Kas yang menganggur selain dapat menimbulkan risiko penggelapan atau kecurangan juga akan menimbulkan kerugian penurunan nilai intrinsik.

Laporan arus kas yang menjelaskan pengelolaan berupa penerimaan dan penggunaan kas dalam perusahaan dinyatakan sebagai salah satu laporan keuangan pokok yang wajib disusun untuk pengambilan keputusan ekonomi.

Laporan arus kas menyajikan aliran kas masuk (cash flow in) dan aliran kas keluar (cash flow out) dalam suatu perusahaan.

Tidak dipungkiri, bahwa perusahaan yang bergerak baik di bidang dagang atau jasa akan dihadapi dengan masalah pengelolaan dan pengawasan harta bendanya.

Terutama dalam pengelolaan harta perusahaan yang berbentuk kas.

Sebagai informasi, kalau kas merupakan komponen aktiva yang paling aktif dan sangat mempengaruhi setiap transaksi yang terjadi.

Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

Sebelum masuk lebih jauh mengenai prosedur pengelolaan kas kecil, ada baiknya kita membahas sedikit apa itu kas dan apa itu kas kecil (petty cash).

Pengertian Kas

Menurut Mardiasmo (2000: 30), kas adalah alat pembayaran yang siap untuk membiayai kegiatan umum perusahaan, yaitu: uang (uang kertas dan uang logam), valuta asing, dan bentuk alat pembayaran lainnya yang mempunyai sifat seperti kas.

Pengertian Kas Kecil

Dalam neraca ada yang namanya dana kas kecil atau disebut juga dengan petty cash. Kas kecil merupakan salah satu akun atau rekening yang disajikan oleh perusahaan sebagai salah satu elemen aktiva lancar.

Menurut Soemarso S.R. (2009: 320), dana kas kecil adalah sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran tertentu.

Baca Juga :  INILAH PENYEBAB TERJADINYA FRAUD DALAM AKUNTANSI

Dalam laporan keuangan, kas kecil atau petty cash merupakan akun yang khusus digunakan untuk keperluan transaksi kecil dan rutin.

Karakteristik kas kecil meliputi:

  1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari nominal tertentu yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
  2. Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang rutin setiap harinya.
  3. Disimpan dalam petty cash box.
  4. Ditangani oleh kasir kas kecil.

Kas kecil memiliki peran yang penting dalam kegiatan operasional perusahaan.

Pada umumnya, kas kecil digunakan untuk transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga akhir jam operasional atau sore hari.

Perusahaan harus memiliki pengelolaan kas kecil yang baik, karena jika tidak dikelola dengan baik akan mengganggu kelancaran operasional.

Misalnya, jika perusahaan kehabisan kas kecil, sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan pengiriman barang) harus segera dipenuhi, maka mustahil jika kasir memberikan cek atau kartu debit pada sopir.

Tujuan atau Fungsi Kas Kecil

Adapun beberapa tujuan adanya kas kecil adalah sebagai berikut ini :

  1. Menangani masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
  2. Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis dan juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan mendadak.
  3. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan.
  4. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan tidak terencana sebelumnya.

Sistem atau Metode Pencatatan Kas Kecil

Menurut Mulyadi (2016: 425) pengeluaran petty cash yang dilakukan secara tunai, dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu di antara 2 sistem yaitu: imprest system dan fluctuating system.

1. Imprest System (Sistem Saldo Tetap)

Sistem Saldo Tetap atau imprest system adalah metode pembukuan kas kecil di mana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap.

Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak langsung mencatat di buku jurnal kas kecil, melainkan hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Adapun ciri ciri dari sistem saldo tetap antara lain sebagai berikut :

  1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
  2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sebelumnya sehingga jumlah dana petty cash kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut.

  1. Pembentukan Dana Kas Kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Saldo akun Dana Kas Kecil ini tidak boleh berubah dari yang ditetapkan sebelumnya, kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut dinaikkan atau dikurangi.
  2. Pengeluaran Dana Kas Kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit akun Dana Kas Kecil).
  3. Pengisian kembali Dana Kas Kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan mengkredit akun Dana Kas Kecil.
Baca Juga :  Pentingnya Mencatat Transaksi Bisnis

2. Fluctuating System (Sistem Saldo Berfluktuasi)

Sistem saldo berfluktuasi atau bahasa lain berubah-ubah adalah suatu sistem pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan.

Sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan tetapi disesuaikan sesuai dengan kebutuhan.

Adapun ciri-ciri dari sistem berubah-ubah dalah sebagai berikut :

  1. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.
  2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
  3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi atau berubah-ubah disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Penyelenggaraan kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut.

  1. Pembentukan Dana Kas Kecil dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil.
  2. Pengeluaran Dana Kas Kecil dicatat dengan mengkredit akun Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo akun ini terjadi fluktuasi.
  3. Pengisian kembali Dana Kas Kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit akun Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo akun Dana Kas Kecil terjadi fluktuasi dari waktu ke waktu.

Dokumen yang Dibutuhkan Dalam Kas Kecil

Adapun beberapa dokumen yang diperlukan sebelum anda memulai untuk mempelajari contoh kas kecil adalah sebagai berikut :

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berguna agar perintah pengeluaran kas dari fungsi akutansi pada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen pembukuan tersebut.

Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini sangat dibutuhkan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2. Cek

Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dipakai oleh pengguna kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berguna sebagai bukti pengeluaran.

Dokumen ini akan disimpan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dana kas kecil untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil.

Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.

Langkah-Langkah atau Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

Berikut ini adalah langkah dalam pengelolaan kas kecil:

1. Menetapkan batas saldo kas kecil

Dari awal dibuatnya akun kas kecil, pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha dalam jangka waktu tertentu.

Ada dua jenis metode pencatatn kas kecil yang bisa digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash, yaitu metode imprest dan fluktuatif.

Metode imprest di mana saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang sudah ditetapkan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan.

Baca Juga :  4 Strategi Agar Mudah Mengelola Proses Akuntansi Perusahaan Jasa

Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Metode kedua adalah fluktuatif, yaitu saldo kas kecil tidak tetap, namun berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran kas kecil.

2. Menentukan kasir kas kecil

Setelah batas saldo ditetapkan, maka selanjutnya harus ada personel yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan kas kecil atau biasa disebut dengan kasir kas kecil.

Karena kasir kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin, tidak semua personel dapat menempati posisi ini.

Ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi kasir, seperti menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu meng-handle transaksi dalam jumlah kecil, jujur, konsisten, dan mampu menguasai program komputer seperti excel.

Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training sebelum kasir memulai tugasnya, seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali kas kecil hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian.

3. Pengisian kembali kas kecil

Setelah menentukan batas saldo dan metode pencatatan kas kecil, selanjutnya Financial Controller memerintahkan pengisian kepada kasir umum dengan menarik kas dari bank.

Kemudian uang diserahkan kepada kasir kas kecil, dilakukan penghitungan secara fisik dan harus ada bukti serah terima dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan serta sebagai tanda serah terima tanggung jawab terhadap dana tersebut.

Jika suatu saat saldo kas kecil minim, maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller.

4. Penggunaan kas kecil

Kasir kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran kas kecil untuk permohonan pembayaran atas pembelian yang sudak disetujui oleh Financial Controller.

Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana. Kemudian transaksi dicatat dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran harus disimpan atau diarsip.

Kasir kas kecil harus selalu menghitung nominal kas kecil secara fisik setiap selesai melakukan transaksi. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan kas kecil yang sudah dibuat oleh kasir kas kecil.

Dengan demikian akan mengurangi beban kerja saat rekonsiliasi penutupan kas kecil setiap harinya.

Financial Controller juga harus melakukan pemeriksaan kas kecil dengan membandingkan antara fisik kas kecil dengan catatan yang sudah dibuat demi menghindari terjadinya kecurangan.

Contoh Kas Kecil

Kas kecil bersifat opsional dalam sebuah perusahaan. Artinya, hal ini boleh dilakukan dan boleh juga tidak digunakan, tergantung kebutuhan perusahaan itu sendiri.

Hal yang terpenting adalah pembuatan laporan keuangan perusahaan yang tepat.

Seperti yang sudah diketahui, contoh petty cash atau kas kecil adalah dana pengeluaran rutin namun relatif kecil jumlahnya.

Dan di atas juga sudah dijabarkan bagaimanan metode pencatatannya di laporan buku kas kecil atau jurnal kas kecil.