Pengertian Administrasi, Fungsi, Ciri-ciri, dan Contohnya

Sebagai pebisnis maupun manajer perusahaan, memahami konsep dasar seperti pengertian administrasi sangatlah penting. Kegiatan administrasi sering disebut dengan kegiatan yang mencakup pengelolaan, pengaturan, dan koordinasi berbagai aktivitas dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Aktivitas tersebut dirancang sebagai usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang tersedia. Di dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian administrasi, tujuan, fungsi, jenis, hingga contoh-contohnya. Yuk simak informasi selengkapnya di bawah ini.

Pengertian Administrasi

Administrasi adalah suatu bentuk kegiatan yang sistematis dan terorganisir, yang melibatkan sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama. Ini mencakup segala bentuk kegiatan administrasi keuangan, administrasi perkantoran, dan administrasi negara.

Pada dasarnya, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data, serta pembukuan keuangan secara sistematis. Tugas dan fungsi administrasi pun sangat beragam, mulai dari perencanaan, pengaturan hingga pengurusan.

Pengertian Administrasi Secara Etimologi

Secara etimologi, kata administrasi berasal dari bahasa Latin “ad” yang berarti “intensif” dan “ministrare” yang berarti “melayani”. Oleh karena itu, dalam artian yang paling sederhana, administrasi bisa diartikan sebagai sebuah kegiatan untuk melayani atau memberikan pelayanan.

Dalam konteks organisasi atau perusahaan, ini berarti mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang ada.

Pengertian Administrasi Dalam Arti Sempit

Dalam arti sempit, administrasi biasanya diartikan sebagai kegiatan penyusunan dan pencatatan data, perencanaan, pengorganisasian, dan pembukuan keuangan. Aktivitas ini sering ditemukan di dalam staff administrasi dari divisi manajemen, administrasi perkantoran, administrasi keuangan, dan sebagainya. Oleh karena itu, administrasi dalam arti sempit sering diasosiasikan dengan tugas-tugas sekretaris atau staff administrasi.

Pengertian Administrasi Dalam Arti Luas

Sementara itu, administrasi dalam arti luas mencakup semua kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk mencapai suatu tujuan. Ini bisa melibatkan berbagai jenis administrasi, seperti administrasi keuangan, administrasi kepegawaian, administrasi negara, dan banyak lagi. Dalam konteks ini, administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan bersama secara efektif dan efisien.

10 Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Ada banyak ahli yang telah memberikan definisi mereka tentang administrasi. Berikut adalah sepuluh pengertian administrasi menurut para ahli:

1. Pengertian Administrasi Menurut The Liang Gie

Pengertian administrasi menurut the Liang Gie adalah sebagai proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama.

2. Pengertian Administrasi Menurut Sondang P. Siagian

Berpendapat bahwa administrasi adalah kegiatan merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, dan mengendalikan berbagai upaya yang sistematis dan terkoordinasi, demi mencapai tujuan organisasi.

3. Pengertian Administrasi Menurut WH Evans

Mengartikan bahwa administrasi adalah proses membuat kerja lainnya mudah.

4. Pengertian Administrasi Menurut George Terry

Memberikan definisikan administrasi sebagai proses khusus yang digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.

5. Pengertian Administrasi Menurut Artur Grager

Menyatakan bahwa administrasi adalah proses dan kegiatan kerja yang bersifat manajerial.

6. Pengertian Administrasi Menurut Ulbert

Pengertian administrasi menurut Ulbert adalah suatu proses kerja yang dilakukan oleh beberapa orang dengan tujuan mencapai suatu tujuan.

7. Pengertian Administrasi Menurut Henry Fayol

Mendefinisikan administrasi sebagai proses pengelolaan sumber daya organisasi, termasuk manusia, material, dan uang, untuk mencapai tujuan organisasi.

8. Pengertian Administrasi Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Berpandangan bahwa administrasi adalah seni mendapatkan hal-hal yang dilakukan melalui orang lain.

9. Pengertian Administrasi Menurut Orwad Tead

Mengatakan bahwa administrasi adalah kegiatan yang dilakukan dengan bantuan orang lain untuk mencapai tujuan.

10. Pengertian Administrasi Menurut Leonard D. White

Arti administrasi menurut Leonard D. White adalah bahwa administrasi adalah seni dan ilmu memanajemen dan organisasi.

Pengertian Administrasi Menurut KBBI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), administrasi adalah suatu kegiatan yang berkaitan dengan penyusunan dan pencatatan data-data atau informasi secara sistematis, baik berupa catatan keuangan, catatan pribadi, catatan bisnis, dan sejenisnya.

Baca juga: Mind Mapping: Metode Efektif Untuk Memahami Konsep

6 Tujuan Administrasi dan Fungsi Administrasi

Adapun tujuan utama administrasi adalah untuk memastikan bahwa semua kegiatan dalam organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar dan efisien. Tujuan ini dapat dicapai melalui berbagai fungsi dari kegiatan administrasi, di antaranya:

1. Perencanaan (Planning)

Pertama adalah fungsi perencanaan yaitu untuk menetapkan tujuan organisasi dan mengembangkan strategi, kebijakan, dan prosedur yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Proses perencanaan melibatkan identifikasi masalah, penentuan tujuan, pengembangan rencana tindakan, dan alokasi sumber daya.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Salah satu tujuan dari administrasi adalah pengorganisasian yang berkaitan dengan pengaturan dan penataan sumber daya organisasi, termasuk manusia, materi, dan keuangan. Tujuan pengorganisasian adalah untuk menciptakan struktur organisasi yang efektif dan efisien, serta mengatur tugas, wewenang, dan tanggung jawab secara jelas.

3. Pelaksanaan (Staffing)

Adapun tujuan dan fungsi pelaksanaan atau staffing berkaitan dengan pengadaan, pengembangan, dan pemeliharaan tenaga kerja yang berkualitas dalam organisasi. Tujuan dari fungsi ini adalah untuk menempatkan individu yang tepat pada posisi yang tepat, melalui proses seperti perekrutan, seleksi, pelatihan, dan pengembangan karyawan.

4. Pengarahan (Directing)

Tujuan pengarahan adalah mengarahkan, memotivasi, dan mengkoordinasikan upaya individu dan kelompok dalam mencapai tujuan organisasi. Fungsi ini melibatkan komunikasi efektif, kepemimpinan, motivasi, pengarahan, dan pengawasan.

5. Pengendalian (Controlling)

Salah satu tujuan administrasi adalah pengendalian. Administrasi membantu organisasi untuk memantau dan melakukan evaluasi kinerja organisasi untuk memastikan tercapainya tujuan. Pengendalian melibatkan pengukuran kinerja, perbandingan dengan standar yang ditetapkan, identifikasi penyimpangan, dan pengambilan tindakan perbaikan yang diperlukan.

6. Perkembangan (Development)

Terakhir yaitu tujuan perkembangan, adalah memastikan adanya pengembangan organisasi yang berkelanjutan dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia. Fungsi ini melibatkan upaya seperti pelatihan dan pengembangan karyawan, pengembangan sistem dan prosedur, inovasi, dan peningkatan kapabilitas organisasi.

Baca juga: Wirausahawan Kerajinan Bahan Limbah: Pengertian, Jenis dan Contohnya

Ciri-ciri Administrasi

Untuk memahami lebih lanjut tentang administrasi, penting bagi kita untuk mengetahui ciri-ciri yang melekat dalamnya.
Administrasi memiliki tujuan yang terdefinisi dengan jelas: Administrasi memiliki tujuan yang terperinci dan terukur.

1. Administrasi memiliki tujuan yang terdefinisi dengan jelas: Administrasi harus dilakukan secara sistematis, terperinci, dan terukur.
2. Terdapat kelompok individu yang bekerja bersama dalam administrasi: Administrasi melibatkan kerjasama antara beberapa orang yang tergabung dalam tim administrasi.
3. Administrasi selalu melibatkan kegiatan kerjasama: Administrasi erat kaitannya dengan kolaborasi dan interaksi antara individu-individu yang bekerja dalam tim administrasi.
4. Terdapat usaha atau proses kerja yang terstruktur dalam administrasi: Administrasi melibatkan langkah-langkah terorganisir dan upaya yang terarah dalam menjalankan tugas-tugas administratif.
5. Adanya seorang pemimpin, pembimbing, dan pengawasan dalam menjalankan kegiatan administrasi: Administrasi merupakan salah satu kegiatan yang harus dipimpin oleh individu yang bertanggung jawab, membimbing, dan melakukan pengawasan terhadap kegiatan operasional dalam administrasi.

Jenis-Jenis Administrasi

Ada berbagai jenis administrasi yang berbeda, dan masing-masing memiliki tujuan dan fungsi khususnya sendiri. Berikut ini adalah beberapa jenis administrasi:

1. Administrasi Umum

Pengertian administrasi umum adalah jenis administrasi yang melibatkan berbagai aktivitas yang mendukung operasi sehari-hari dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini dapat mencakup segala sesuatu mulai dari manajemen sumber daya manusia hingga pengelolaan fasilitas dan persediaan.

2. Administrasi Keuangan

Pengertian administrasi keuangan adalah salah satu jenis administrasi yang berfokus pada manajemen keuangan organisasi. Ini mencakup perencanaan keuangan, pengelolaan dana, pemantauan pengeluaran, dan pembuatan laporan keuangan.

3. Administrasi Kepegawaian

Pengertian administrasi kepegawaian adalah jenis administrasi yang berfokus pada manajemen sumber daya manusia di dalam organisasi. Ini mencakup pengelolaan proses perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, dan lainnya.

4. Administrasi Negara

Administrasi Negara adalah jenis administrasi yang kegiatannya berfokus pada manajemen sektor publik. Ini mencakup pengelolaan kebijakan publik, program-program pemerintah, dan layanan publik.

5. Administrasi Pendidikan

Administrasi Pendidikan adalah jenis administrasi yang berfokus pada pengelolaan institusi pendidikan. Aktivitas administrasi ini mencakup perencanaan kurikulum, pengelolaan staf pengajar, dan pemantauan kinerja siswa.

6. Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran adalah jenis administrasi yang kegiatannya berfokus pada pengelolaan berbagai kegiatan dan operasi sehari-hari di dalam kantor. Ini mencakup pengelolaan korespondensi, penyimpanan file, dan perencanaan rapat.

7. Administrasi Usaha

Administrasi Usaha adalah jenis administrasi yang berfokus pada pengelolaan berbagai aspek bisnis atau tata usaha. Tujuan kegiatan administrasi dalam kegiatan usaha adalah untuk mendukung keberhasilan dan pertumbuhan bisnis. Kegiatan administrasi atau ketatausahaan ini dapat mencakup segala sesuatu dari manajemen pemasaran hingga pengelolaan hubungan pelanggan.

8. Administrasi Sarana dan Prasarana

Administrasi Sarana dan Prasarana adalah jenis administrasi yang bertujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana yang berfokus pada pengelolaan dan pemeliharaan infrastruktur fisik, seperti bangunan, fasilitas, dan peralatan.

9. Administrasi Publik

Administrasi publik adalah jenis sistem administrasi yang berfokus pada pengelolaan berbagai aspek pelayanan dan kepentingan publik, termasuk pengelolaan kebijakan publik dan program-program pemerintah.

Baca juga: Pengertian Entrepreneur, Karakteristik, Ciri, Perbedaan Pengusaha & Wirausaha

Unsur-unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie, seorang ahli administrasi Indonesia, terdapat delapan unsur-unsur administrasi yang meliputi:

1. Manusia (Human): Unsur manusia adalah unsur utama dalam administrasi. Administrasi melibatkan interaksi dan kerjasama antara individu-individu yang terlibat dalam organisasi. Fokus pada pengelolaan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas tenaga kerja.
2. Tujuan (Objective): Pelaksanaan administrasi bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Tujuan harus jelas, terukur, dan sesuai dengan visi dan misi organisasi.
3. Sumber Daya (Resources): Administrasi melibatkan pengelolaan berbagai sumber daya seperti manusia, keuangan, materi, dan waktu. Administrasi harus memastikan penggunaan sumber daya yang efisien dan efektif dalam mencapai tujuan organisasi.
4. Wewenang (Authority): Administrasi melibatkan penentuan wewenang dan tanggung jawab kepada individu-individu dalam organisasi. Wewenang harus didelegasikan dengan tepat agar tugas dan tanggung jawab dapat dilaksanakan secara efektif.
5. Koordinasi (Coordination): Administrasi membutuhkan koordinasi antara berbagai bagian atau unit dalam organisasi. Koordinasi memastikan sinergi dan kerjasama antara berbagai elemen organisasi dalam mencapai tujuan bersama.
6. Struktur (Structure): Administrasi melibatkan pembentukan struktur organisasi yang jelas dan terorganisir dengan baik. Struktur organisasi mencakup pembagian tugas, pembagian wewenang, dan hubungan hierarki antara berbagai bagian atau unit dalam organisasi.
7. Lingkungan (Environment): Administrasi harus mempertimbangkan faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi operasi organisasi, seperti perubahan lingkungan bisnis, kebijakan pemerintah, dan persaingan pasar. Administrasi harus dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan untuk tetap relevan dan berkelanjutan.
8. Pengawasan (Control): Administrasi melibatkan pengawasan dan pemantauan terhadap pelaksanaan kegiatan organisasi. Pengawasan bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan.

Baca juga: Pengertian dan Jenis Laporan Keuangan untuk Perusahaan

Peran Administrasi dalam Perusahaan

Tahukah Anda bahwa peran administrasi dalam perusahaan atau bisnis sangat penting? Administrasi menjadi salah satu tulang punggung dalam menjalankan operasional sehari-hari dan memastikan kelancaran berbagai kegiatan dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Berikut adalah beberapa peran administrasi yang penting:

• Pengelolaan sumber daya perusahaan, termasuk manusia, keuangan, materi, dan waktu.
• Perencanaan tujuan dan strategi perusahaan.
• Pengorganisasian struktur organisasi dan hubungan kerja.
• Pelaksanaan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.
• Pengawasan pelaksanaan kegiatan dan pencapaian tujuan.
• Pembinaan dan pengembangan karyawan.
• Pengelolaan komunikasi internal dan eksternal.
• Penanganan tugas administratif umum.

Contoh Administrasi

Dalam perusahaan, administrasi memiliki peran yang penting dalam menjalankan berbagai fungsi. Misalnya, administrasi keuangan bertanggung jawab untuk mengelola anggaran perusahaan, menyusun laporan keuangan, mengelola pembayaran, serta melakukan perencanaan dan analisis keuangan.

Sementara itu, administrasi sumber daya manusia (SDM) berfokus pada aspek pengelolaan karyawan, termasuk rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, serta administrasi gaji dan tunjangan.

Selain itu, administrasi operasional berperan dalam perencanaan dan pengorganisasian berbagai kegiatan operasional perusahaan, termasuk penjadwalan, pemantauan, dan pengendalian proses bisnis. Semua ini dilakukan untuk mencapai efisiensi, efektivitas, dan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan

Kegiatan Administrasi Keuangan Jadi Lebih Mudah dengan Zahir

Dengan memahami semua aspek administrasi yang telah kita bahas, Anda tentunya dapat melihat betapa pentingnya administrasi bagi suatu perusahaan atau bisnis. Tapi bagaimana jika ada cara untuk membuat semua proses administrasi ini menjadi lebih mudah dan lebih efisien? Nah, disinilah Zahir berperan.

Zahir adalah aplikasi keuangan yang dirancang untuk memudahkan proses administrasi, terutama dalam pengelolaan keuangan. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur yang mendukung tugas-tugas administrasi seperti pembukuan, pelaporan, dan manajemen data. Dengan fitur-fiturnya yang mudah digunakan, Anda dapat dengan mudah melacak, merencanakan, dan mengelola keuangan Anda, memberi Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada aspek-aspek lain dari bisnis Anda.

Jadi, tunggu apalagi? Upgrade bisnis dan perusahaanmu dengan menggunakan aplikasi keuangan terbaik dari Zahir.