Mengenal Software GL atau General Ledger
Daftar Isi
General Ledger atau Buku Besar merupakan langkah kedua siklus akuntansi setelah mencatat jurnal transaksi. Buku Besar yang berisikan hasil mutasi transaksi hasil postingan jurnal ini berfungsi untuk melihat kumpulan mutasi per akun, saldo awal, serta saldo akhir yang nantinya akan digunakan lagi untuk membuat jurnal penyesuaian sampai kepada laporan keuangan.
Secara konvensional, untuk memosting jurnal ke buku besar diperlukan ketelitian dalam menghitung satu persatu nilai akun yang terdapat di jurnal dengan menambahkan atau mengurangi nilainya berdasarkan posisinya di debit atau kredit. Jika sudah ditemukan nilai akhirnya, barulah nilai saldo akhir yang diperoleh dimasukkan ke akun di buku besar, begitu pun dengan akun-akun lainnya sehingga nilai aktiva dan pasiva seimbang. Tentunya cara ini rumit dan rentan akan kesalahan. Yang paling umum terjadi adalah ketidakseimbangan antara posisi aktiva dan pasiva di Buku Besar. Jika seperti ini kejadiannya, langkah selanjutnya dalam membuat laporan keuangan belum bisa dilakukan. Dengan peristiwa seperti inilah, sepatutnya kita mencari perangkat untuk mendukung pencatatan secara otomatis. Perangkat yang dimaksud adalah software gl atau general ledger.
Software GL merupakan software akuntansi untuk mencatat segala transaksi jurnal, buku besar, hingga menghasilkan laporan keuangan seperti Neraca, Laba-Rugi, Arus Kas, dll secara otomatis. Software GL pada umumnya dibuat secara sederhana untuk mencatat data master (akun, nama, dll) dan jurnal double entry yakni posisi debit dan kredit langsung di form yang sudah disediakan di menunya. Penerapannya hanya memasukkan akun-akun yang akan dilibatkan di jurnal kemudian isi data penunjang lainnya semisal nama tujuan, nilai kurs (jika menggunakan mata uang asing), departemen, dan sebagainya. Ketika pengguna telah memutuskan untuk merekam transaksi jurnal itu, sistem secara langsung sudah memposting jurnal ke buku besar sekaligus menghasilkan laporan keuangan tanpa harus menutup buku akhir bulan terlebih dahulu.
Karena sangat simpelnya software GL dan hanya mendukung pencatatan jurnal double entry secara umum tidak seperti software akuntansi yang lebih lengkap untuk pencatatan transaksi yang lebih spesifik, ia sangat tepat digunakan untuk alur bisnis yang juga sederhana tanpa adanya kontrol persediaan, bahkan untuk pencatatan keuangan untuk rumah tangga. Banyak penyedia software GL yang membuat berdasarkan keperluan sehingga banyak juga variasi fasilitas yang disematkan. Ada juga yang menyediakan software ini tanpa ada bayaran apapun alias cuma-cuma.
Secara umum fitur dan fasilitas dalam software General Ledger meliputi:
- Data master (nama, akun, departemen, dll)
- Jurnal Umum double entry (debit-kredit)
- Menampilkan dan mencetak voucer jurnal (journal voucher)
- Buku Besar
- Neraca Saldo
- Neraca
- Laporan Laba-Rugi
- Ekspor laporan
Beberapa keuntungan menggunakan software General Ledger :
- Sangat sederhana sehingga bisa digunakan oleh orang umum yang hanya mengetahui pembukuan keuangan dasar.
- Pengguna hanya perlu menginput jurnal umum di satu tempat dengan memasukkan akun terkait tanpa harus mengatur akun penting (control account).
- Laporan keuangan langsung dapat dilihat tanpa harus didahului dengan langkah tutup buku akhir bulan.
- Ukuran database ringan karena tidak memiliki alur yang kompleks.
Adapun kekurangan yang terdapat dalam software General Ledger yakni:
- Tidak mengutamakan tampilan yang user friendly karena lebih berfokus pada pencatatan yang sederhana.
- Memungkinkan terjadinya kesalahan pengguna dalam memasukkan akun untuk dijurnal karena penginputan akun ini dilakukan bebas oleh pengguna.
- Kurang efektif diterapkan oleh usaha dengan alur bisnis yang lebih spesifik. Contohnya transaksi procurement, transaksi yang melibatkan barang, harta tetap, produksi, dsb.
- Kurang efisien diterapkan oleh usaha yang memiliki frekuensi transaksi yang sering dan rutin, misalnya transaksi berulang (recurring).
- Tidak dapat mengontrol persediaan, utang-piutang jatuh tempo, dsb.
Kelebihan dan kekurangan ini setidaknya bisa dijadikan acuan apakah bisnis kita cukup memerlukan software GL ataukah lebih daripada itu.
