Kapan Waktu Yang Pas Untuk Memakai Software Akuntansi?

BLOG - Kapan waktu yang pas untuk memakai software akuntansi

Kapan Waktu Yang Pas Untuk Memakai Software Akuntansi?

 

Sebuah bisnis, terlepas dari skalanya sudah tentu membutuhkan pengelolaan keuangan usaha. Manajemen keuangan ini merupakan hal yang mutlak dilakukan oleh setiap pengusaha. Karena pengelolaan keuangan usaha merupakan salah satu langkah yang akan menentukan kesuksesan sebuah usaha.

Bisnis yang dijalankan tanpa adanya pengelolaan keuangan yang baik, dapat dipastikan akan mengalami kegagalan. Hal ini karena pelaku usaha tidak bisa memastikan antara jumlah pemasukan dan pengeluaran yang digunakan dalam operasional usaha. Seringkali ditemui pemilik usaha tidak tahu pasti berapa jumlah omset yang didapatnya, dan mereka hanya bisa memberikan perkiraan saja. Sementara ada juga yang memerintahkan karyawannya untuk merekap omset penjualan selama setahun yang membutuhkan waktu berhari-hari.

Pengelolaan keuangan yang tidak teratur dimana pengusaha tidak memiliki data yang akurat terkait piutang pelanggan sehingga banyak piutang yang tidak tertagih. Akibatnya cash flow perusahaan terganggu dan membuat operasional usaha tersendat. Begitu juga untuk mengetahui stok, tanpa tersedianya informasi yang bisa diakses dengan cepat, maka personel terkait harus melakukan cek dulu di gudang. Bahkan tidak menutup kemungkinan seringkali terjadi penyimpangan atau penggelapan di gudang. Tanpa adanya sistem yang terintegrasi, jika manajemen membutuhkan informasi tertentu, maka harus terlebih dahulu mengajukan permintaan ke bagian terkait dan membutuhkan waktu untuk mengerjakan/mengolah laporan/informasi.

Mengelola keuangan usaha yang dilakukan secara manual memiliki beberapa kelemahan, diantaranya:

1. Memerlukan biaya yang besar
Menerapkan pencatatan keuangan secara manual menuntut Anda untuk merekrut dan menggaji seorang staf khusus untuk menyelesaikan pekerjaan pembukuan Anda. Belum lagi jika terjadi human error, dimana Anda harus memperbaiki laporan keuangan tersebut. Semua proses tersebut membutuhkan waktu yang panjang dan tingkat ketelitian yang tinggi.

2. Keterbatasan akses
Sebagai pengusaha, tentunya Anda harus mengetahui dan memonitor arus keuangan usaha Anda. Data keuangan usaha merupakan hal yang sangat krusial dan dijaga kerahasiaannya. Tapi jika Anda sedang berada di luar kota untuk kepentingan bisnis, maka Anda tidak bisa dengan leluasa monitor keuangan usaha Anda dan informasi yang didapatpun terbatas.

3. Rendahnya pengawasan
Menerapkan pencatatan keuangan secara manual akan mempersulit Anda dalam hal mengawasi arus keuangan usaha. Data keuangan yang hanya dipegang oleh satu orang saja memang rentan memicu terjadinya kecurangan yang mungkin tidak Anda sadari. Penyalahgunaan aset usaha, mengubah laporan keuangan untuk keuntungan pribadi adalah beberapa contoh kecurangan yang jamak terjadi.

4. Resiko kehilangan data
Menggunakan sistem pencatatan manual memiliki resiko yang tinggi dalam hal mengamankan data perusahaan. Resiko kehilangan atau kerusakan data akibat kecerobohan personel acapkali terjadi. Kesalahan yang tampak remeh ini justru akan memberikan dampak yang besar bagi perusahaan.

Solusi terbaik untuk mengatasi dan mencegah masalah-masalah tersebut diatas adalah dengan menerapkan sistem pencatatan yang terkomputerisasi. Menggunakan sistem yang terkomputerisasi/ software akuntansi di awal usaha Anda akan menuntut Anda untuk disiplin dalam menginput data. Dengan menerapkan sistem yang terkomputerisasi, maka manajemen dapat langsung mengakses informasi yang diinginkan secara real time. Tentu saja pembatasan akses dan wewenang user dalam mengakses informasi sudah ditetapkan dan fitur ini tersedia di Zahir Accounting.

Selain masalah kecepatan dan ketepatan dalam penyajian informasi, keunggulan yang didapat melalui software akuntansi adalah yang terkait dengan efektivitas dan produktivitas. Jika sebelumnya Anda harus menginput transaksi berulang kali untuk transaksi yang relatif sama, seperti mencetak surat jalan atau faktur pajak, maka dengan software akuntansi yang terintegrasi input data hanya dilakukan sekali. Sistem secara otomatis akan membuat laporan yang terkait dengan transaksi tersebut. Kelebihan lainnya yang tidak kalah krusialnya adalah manajemen akan memiliki banyak waktu untuk mengevaluasi dan meningkatkan performa perusahaan. Dengan adanya software akuntansi, maka tugas-tugas administratif dapat dilakukan dengan lebih cepat. Manajemen hanya memonitor data yang sudah diinput oleh personel sehingga dapat meminimalkan resiko terjadinya kecurangan. Keteraturan dan efisiensi ini akan mendorong meningkatnya produktivitas.

Memakai software akuntansi merupakan investasi jangka panjang bagi sebuah uesaha. Dengan semakin berkembangnya usaha Anda, maka semakin kompleks pula pengelolaan keuangan yang harus dihadapi. Terlebih lagi jika bisnis Anda sudah melibatkan kreditor dan investor yang menuntut Anda memiliki pencatatan keuangan yang memadai. Kemampuan menjual bukanlah satu-satunya penentu keberhasilan bisnis Anda jika tidak dibarengi dengan pengelolaan keuangan yang tepat.

Saya ingin mencoba software ZAHIR ACCOUNTING 6   ➨Request Demo