Ingin Implementasi Software Accounting Lancar? Perhatikan Hal Ini!
Semua kegiatan bisnis, baik bergerak dibidang jasa maupun produk, berskala besar atau kecil tidak bisa dilepaskan dari akuntansi. Kenapa akuntansi sangat diperlukan? Karena akuntansi ini digunakan sebagai dasar oleh pelaku usaha untuk membuat keputusan agar bisnisnya bisa berjalan lancar. Pengusaha membutuhkan informasi yang dihasilkan dari sebuah laporan keuangan untuk menghilangkan/memperkecil resiko kesalahan pengambilan keputusan.
Saat ini sudah banyak software accounting yang dipasarkan guna membantu kebutuhan pengusaha. Namun kejadian yang seringkali dihadapi oleh pengguna adalah software accounting tidak sepenuhnya memberikan informasi seperti yang diinginkan. Mengapa demikian?. Membeli software accounting hanyalah sebuah langkah awal. Masih ada beberapa hal yang harus dipersiapkan agar software accounting berjalan sesuai harapan. Hal-hal dibawah ini perlu kita perhatikan jika anda memutuskan untuk menggunakan software akuntansi,
1. Ketersediaan Tenaga/ SDM
Jika bukan anda sendiri yang melakukannya, anda harus memiliki tenaga yang membantu untuk input data ke software, memeriksa data, dan membuat laporan ke dalam format yang dibutuhkan. Tenaga untuk posisi ini meliputi:
a. Administrasi yang bertugas untuk mengisi data. Anda bisa merekrut tenaga lulusan SMK atau D3 Akuntansi.
b.Supervisor akunting yang bertugas untuk mengontrol data yang diinput dan menyajikannya dalam bentuk laporan yang bisa anda mengerti
c. IT adalah orang yang memiliki pengalaman di bidang hardware dan jaringan komputer.
2. Infrastruktur
a. Komputer client beserta operating sistemnya. Pastikan komputer yang digunakan sesuai dengan spesifikasi software accounting tersebut.
b. Komputer server. Jika software accounting yang digunakan mendukung fitur multi user dan jumlah user lebih dari 5, sebaiknya disiapkan komputer server yang mendukung hardware
3. LAN
Jika software accounting akan dijalankan oleh lebih dari 1 user, maka anda harus memiliki kabel untuk jaringan komputer yang disebut Local Area Network (LAN)
4. Data
Bagi perusahaan yang baru berjalan dan kemudian menggunakan software accounting memiliki tingkat kompleksitas yang lebih rendah dibandingkan perusahaan yang telah berjalan, dan sebelumnya tidak menggunakan software accounting. Dibutuhkan persiapan tambahan agar informasi yang dihasilkan oleh software accounting bisa akurat.
Bagi perusahaan yang sudah berjalan, harus ditentukan dahulu tanggal mulai yang disebut dengan tanggal Cut Off. Tanggal cut off ini digunakan sebagai awal input data transaksi ke dalam software. Tanggal tidak harus sama dengan tanggal dimulainya menggunakan software, dan biasanya menggunakan tanggal awal periode
Setelah menentukan tanggal cut-off, maka semua data per tanggal cuf off tersebut harus dikumpulkan, yang meliputi data:
a. sales invoice beserta nilai dan tanggal jatuh tempo
b. purchase invoice beserta nilai dan tanggal jatuh tempo
c. stok lengkap
d. akun lengkap
e. aset lengkap
5. Waktu
Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk set up software akuntansi mulai dari awal hingga bisa berjalan baik adalah 1 sampai 3 bulan. Namun seringkali implementasi software ini melebihi waktu yang diperkirakan .Jadi pastikan untuk menyediakan waktu yang cukup serta persiapan yang matang agar software akuntansi anda dapat digunakan secara maksimal
6. Komitmen
Komitmen anda atau owner dalam keberhasilan implementasi software accounting ini sangat penting. Meskipun anda mungkin tidak terlalu memahami tentang akuntansi, sebaiknya anda juga belajar memahami apa yang akan terjadi jika bisnis anda menggunakan software accounting. Berikan perhatian yang cukup atas perkembangan software yang telah anda beli.
Dengan mempersiapkan 6 poin diatas dengan baik, maka akan semakin siap pula anda dalam menggunakan software accounting. Dengan persiapan yang matang maka implementasi dapat berjalan on time dan menghasilkan laporan keuangan seperti yang diinginkan.
