Apa Itu General Affair? Kenali Tugas dan Fungsi GA

General affair adalah departemen yang memiliki peran krusial dalam kelancaran operasional suatu perusahaan atau organisasi.  General Affair yang biasa disingkat GA adalah divisi yang memainkan peranan strategis dalam menciptakan lingkungan kerja yang optimal bagi seluruh anggota tim.

GA tidak hanya mengurus administrasi, tetapi juga bertanggung jawab dalam menyediakan ruang kantor yang teratur, mengelola peralatan, menjaga kebersihan, serta mengkoordinasikan berbagai kegiatan internal seperti rapat, seminar, dan acara perusahaan.

Dengan GA yang profesional, perusahaan dapat berfokus pada tugas utama mereka dalam mengembangkan bisnis, sementara GA menjadi supporter aktif yang memastikan segala sesuatunya berjalan dengan efektif.

Pengen tahu informasi mengenai peran general affair di dalam perusahaan? Dan apa saja skill yang wajib dikuasi untuk menjadi seorang GA? Penasaran?

Cari tahu informasi selengkapnya di sini.

Apa Itu General Affair?

General Affair adalah salah satu posisi atau divisi di dalam sebuah perusahaan yang berada di bawah naungan divisi umum atau kepala operasional. Divisi ini memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan dengan berfokus pada pengelolaan aset, pengadaan barang dan jasa, serta pemeliharaan fasilitas perusahaan.

Sebagai bagian dari divisi umum, GA bertugas memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan, memastikan bahwa semua divisi dapat beroperasi dengan lancar dan efisien. GA juga bertanggung jawab dalam menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal perusahaan, seperti vendor, kontraktor, dan pihak lain yang bekerja sama dengan perusahaan.

Dengan demikian, GA memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan. Mereka bertugas memastikan bahwa semua aset dan sumber daya perusahaan dapat digunakan dengan maksimal, sehingga dapat mendukung produktivitas dan efisiensi kegiatan perusahaan.

Tugas dan Tanggung Jawab General Affair

Sebenarnya, tugas dan ruang lingkup kerja GA bisa berbeda di setiap perusahaan, namun pada umumnya, GA memiliki beberapa tugas utama, antara lain:

1. Melakukan Pengadaan Barang atau Jasa

General Affair bertugas melakukan pengadaan barang atau aset perusahaan, baik yang rutin maupun tidak. Misalnya, pengadaan alat tulis kantor, pengaturan jadwal Security, dan sebagainya.

2. Melakukan Pembelian Rutin Perusahaan

Staff GA juga bertugas melakukan pembelian rutin maupun semi permanen untuk keperluan bulanan kantor maupun tahunan. Misalnya, pembelian listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), iuran BPJS Karyawan, dan sebagainya.

3. Membuat Laporan Berkala untuk Keperluan Rapat Anggaran

Tak ketinggalan, divisi GA juga memiliki tugas dalam membuat laporan berkala mengenai pengeluaran dan penggunaan aset perusahaan. Laporan ini nantinya akan digunakan dalam rapat anggaran perusahaan untuk menilai efektivitas investasi internal perusahaan.

4. Membina Hubungan dengan Pihak Eksternal

Tak melulu mengurus perkara internal perusahaan, staff General Affair pun memegang tugas dan tanggung jawab dalam membangun dan menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal, seperti vendor, kontraktor, dan pihak lain yang bekerja sama dengan perusahaan untuk tetap menjaga citra perusahaan di mata klien.

5. Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Terakhir, tugas General affair adalah turut mengurus administrasi pembayaran rutin kepada tenaga kerja harian atau karyawan lepas yang disewa oleh perusahaan.

Baca juga: Pusing Mengelola Stok Persediaan Barang? Ini Solusinya

Fungsi General Affair dalam Perusahaan

General Affair memiliki fungsi yang sangat penting dalam perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi GA di perusahaan:

1. Pemeliharaan dan Perawatan Aset Perusahaan

GA bertanggung jawab untuk menjaga dan merawat aset yang dimiliki perusahaan, baik itu berupa barang atau jasa. Misalnya, GA harus memastikan semua peralatan kantor berfungsi dengan baik dan melakukan perbaikan jika ada yang rusak.

2. Pengurusan Segala Bentuk Perizinan yang Dibutuhkan

Kedua, GA juga memiliki fungsi untuk mengurus segala bentuk perizinan sesuai kebutuhan perusahaan, baik itu perizinan operasional, perizinan khusus, hingga perizinan untuk kegiatan khusus.

3. Menjaga Aset Perusahaan

Berikutnya, General Affair berperan untuk menjaga aset perusahaan, baik itu berupa barang atau jasa. Misalnya, GA bertugas memastikan semua peralatan kantor berfungsi dengan baik dan melakukan perbaikan jika ada yang rusak.

4. Mengadakan Penilaian Kondisi dan Fasilitas

Keempat, tiugas GA adalah melakukan penilaian terhadap kondisi dan fasilitas yang ada di perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua fasilitas berfungsi dengan baik dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

5. Menciptakan SOP

Selain keempat tanggung jawab GA di atas, GA officer pun harus menciptakan SOP (Standard Operating Procedure) untuk berbagai proses di perusahaan. SOP ini nantinya akan menjadi panduan bagi karyawan dalam menjalankan tugas mereka.

Keahlian yang Dibutuhkan oleh General Affair

Untuk bisa menjalankan tugas dan fungsi dengan baik, ada beberapa keterampilan yang harus dimiliki General Affair, antara lain:

1. Pengetahuan Bidang Administrasi Bisnis: GA harus memiliki pengetahuan yang baik tentang administrasi bisnis, termasuk pengelolaan aset, pengadaan barang dan jasa, dan lainnya.
2. Pengetahuan Bidang Manajemen Bisnis: GA juga harus memiliki pengetahuan tentang manajemen bisnis, termasuk manajemen SDM, manajemen operasional, dan lainnya.
3. Kemampuan Komputer dan Update Teknologi: GA harus bisa menggunakan komputer dan perangkat elektronik lainnya yang biasa digunakan dalam operasional perusahaan. Misalnya menguasai Miscrosoft Office, Google Suite, atau bahkan teknologi terkini seperti software yang berguna untuk mempermudah pekerjaan divisi GA.
4. Keahlian Layanan dan Komunikasi Organisasi: GA harus memiliki kemampuan dalam layanan dan komunikasi organisasi, termasuk kemampuan dalam menjalinhubungan baik dengan pihak internal dan eksternal perusahaan.
5. Kemampuan Penggunaan Bahasa Asing: Kemampuan ini sangat penting, terutama jika perusahaan memiliki hubungan kerja sama dengan pihak asing.
6. Kemampuan dalam Melakukan Arsip dan Penyimpanan: GA harus bisa melakukan arsip dan penyimpanan dokumen dengan baik dan rapi.

Baca juga: Pengertian Komunikasi Bisnis dan Cara Penerapannya

Jenjang Karir General Affair

Berikut adalah jenjang karir dalam divisi General Affair:

1. Staff General Affair

Pada posisi ini, individu bertugas melakukan pekerjaan operasional sehari-hari dalam divisi GA, seperti pengadaan barang, pemeliharaan aset, dan lainnya.

2. Supervisor General Affair

Sebagai Supervisor GA, individu bertugas mengawasi pekerjaan staff GA dan memastikan semua tugas selesai tepat waktu. Supervisor GA juga bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan kegiatan GA dan memastikan semua proses berjalan sesuai dengan SOP.

3. Manager General Affair

Jenjang karir GA berikutnya adalah menjadi manager general affair. Pada posisi ini, individu bertugas merencanakan dan mengkoordinasikan semua kegiatan GA. Manager GA juga bertanggung jawab dalam membuat kebijakan dan prosedur kerja, serta memastikan semua tugas dan fungsi GA berjalan dengan baik.

4. Head of General Affair

Posisi tertinggi di divisi ini ialah menjadi head of GA. Sebagai kepala divisi GA, individu bertugas memimpin dan mengambil keputusan strategis untuk divisi GA. Head of GA juga bertanggung jawab dalam memastikan semua tugas dan fungsi GA berjalan sesuai dengan tujuan dan target perusahaan.

Gaji General Affair

Gaji General Affair bisa berbeda-beda tergantung posisi, pengalaman, dan perusahaan tempat mereka bekerja. Namun, pada umumnya, gaji tersebut merupakan gaji pokok yang belum termasuk bonus, THR, insentif lembur, dan lain-lain.

Selain gaji, GA juga biasanya mendapatkan berbagai tunjangan, seperti tunjangan kesehatan, tunjangan transportasi, dan lainnya.

Berdasarkan data yang dilansir dari laman resmi Indeed, pendapatan General Affair di Indonesia juga bervariasi tergantung pada lokasi. Rata-rata gaji pokok General Affair di Indonesia adalah Rp 4.218.843 per bulan. Namun, angka ini bisa berbeda-beda tergantung pada kota tempat General Affair bekerja.

Berikut adalah rincian gaji General Affair di beberapa kota di Indonesia:

1. Bekasi: Di kota ini, GA dapat mengharapkan gaji sebesar Rp 5.116.722 per bulan.
2. Jakarta: Di ibu kota, gaji karyawan yang berposisi sebagai General Affair rata-rata adalah Rp 5.019.733 per bulan.
3. Bandung: Di kota kembang ini, GA mendapatkan gaji rata-rata sebesar Rp 4.559.943 per bulan.
4. Surabaya: Di kota pahlawan, gaji staff General Affair adalah Rp 4.183.175 per bulan.
5. Tangerang: Di kota ini, GA mendapatkan gaji rata-rata sebesar Rp 3.477.575 per bulan.
6. Medan: Di kota ini, gaji GA rata-rata adalah Rp 3.447.441 per bulan.
7. Bogor: Di kota hujan ini, staff GA mendapatkan gaji rata-rata sebesar Rp 2.856.022 per bulan.
8. Yogyakarta: Di kota gudeg ini, gaji staff GA rata-rata adalah Rp 2.785.457 per bulan.

Baca juga: 3 Prospek Peluang Karir di Bidang Keuangan Bergaji Besar

Masalah yang Dihadapi General Affair

1. Pengelolaan Aset: Salah satu tantangan utama yang dihadapi GA dalam perusahaan adalah pengelolaan aset perusahaan. GA harus memastikan bahwa semua aset perusahaan terdaftar, terawat, dan digunakan dengan efisien.
2. Pengadaan Barang dan Jasa: Kinerja divisi GA di perusahaan juga seringkali menghadapi tantangan dalam pengadaan barang dan jasa. Mereka harus memastikan bahwa semua barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan dapat diperoleh dengan harga yang wajar dan kualitas yang baik.
3. Pemeliharaan Fasilitas: GA bertanggung jawab dalam pemeliharaan fasilitas perusahaan. Mereka harus memastikan bahwa semua fasilitas perusahaan berfungsi dengan baik dan aman untuk digunakan oleh karyawan.
4. Hubungan dengan Pihak Eksternal: GA juga harus menjaga hubungan baik dan menerima komplain mewakili perusahaan dengan pihak eksternal, seperti vendor, kontraktor, dan pihak lain yang bekerja sama dengan perusahaan. Mereka harus memastikan bahwa semua kontrak dan perjanjian dengan pihak eksternal berjalan dengan baik dan menguntungkan bagi perusahaan.

Perbedaan General Affair dengan HRD dan Purchasing

Meski terkadang dianggap sama, General Affair memiliki tugas dan fungsi yang berbeda dengan HRD dan Purchasing.

Jika HRD berfokus pada pengelolaan Sumber Daya Manusia, GA justru berfokus pada pengadaan barang atau aset yang digunakan oleh SDM. Misalnya, ketika perusahaan membutuhkan tenaga outsourcing untuk masalah keamanan, HRD bertugas membuat dokumen kontrak pekerja, sedangkan GA bertugas menjadi penyedia outsourcing dan menjalin hubungan kerjasama yang baik.

Sementara itu, jika Purchasing bertugas untuk pengadaan barang dan fasilitas perusahaan, GA bertugas merawat dan menjaga barang serta fasilitas tersebut setelah dimiliki oleh perusahaan. Misalnya, Purchasing membeli kendaraan dinas untuk perusahaan, kemudian GA memastikan bahwa kendaraan dinas tersebut bisa senantiasa berfungsi untuk melancarkan kegiatan operasional perusahaan.

Tugas General Affair Semakin Efisien Bersama Zahir HR

Baik GA maupun HRD sama-sama saling bahu membahu dalam membantu pertumbuhan bisnis perusahaan terutama dari sektor sumber daya manusia. Salah satu tugas general affair adalah pembayaran tenaga kerja harian. Untuk mempermudah tugas GA yang satu ini, penggunaan salah software yang menjadi keahlian pendukung seorang GA menjadi sangatlah penting.

Zahir HR adalah software atau aplikasi Human Resource Management berbasis Cloud yang dirancang untuk membantu HRD dan GA dalam mengelola payroll atau gaji dan absensi karyawan secara lebih efisien dan paperless. Zahir HR tidak hanya membantu HRD dan GA dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, tetapi juga membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Jadi, tunggu apalagi? Manfaatkan Zahir HR sebagai solusi HRIS terbaik Anda.

Kunjungi website Zahir HR sekarang juga untuk mengetahui info lebih lanjut dan jadwalkan demo untuk mendapatkan penawaran khusus.

Dengan Zahir HR, Anda dapat #GrowYourPeople dan #GrowYourBusiness.