Cara Membuat Dokumen Stock Opname Perusahaan

Cara Membuat Dokumen Stock Opname Perusahaan

Bagi Anda yang bekerja di dunia retail dan sejenisnya, pasti sudah tidak asing dengan pembuatan dokumen stock opname. Stock opname adalah aktivitas penghitungan fisik persediaan yang berada di gudang untuk nantinya dijual. Adapun tujuan dilakukannya stok opname adalah untuk mengetahui keakuratan dan kevalidan catatan pembukuan yang adalah salah satu fungsi sistem pengendalian intern. Melalui kegiatan ini akan diketahui keakuratan pembukuan stok persediaan barang. Jika adanya selisih antara stok opname dengan catatan pembukuan, maka bisa jadi ada transaksi yang belum dicatat atau terjadinya kecurangan dalam persediaan.

Membuat dokumen stock opname sering dilakukan pada akhir tahun. Namun di beberapa perusahaan juga menerapkan sistem pengendalian intern yang lebih teratur, stock opname bisa dilakukan pada tiap tiga atau empat bulan sekali. Jeda waktu tersebut dipengaruhi oleh tingkat kepentingan dan kemampuan dalam melakukan stok opname. Dengan banyaknya produk atau barang, maka sudah pasti tntu jarak waktu stok opname juga akan semakin lama. Stok opname bisa dilakukan disela hari kerja atau waktu luang, namun yang bisa dihitung tentu hanya sebagian. Hal ini bisa saja dilakukan jika usaha Anda sudah menerapkan sistem komputerisasi pada stok opname Anda.

Anda bisa menggunakan Zahir Accounting untuk membantu membuat dokumen stock opname. Dengan adanya stock opname maka Anda bisa dengan mudah mengecek barang yang ada di gudang. Berikut contoh tampilan form dan proses hasil akhir stok opname dengan menggunalkan Zahir Accounting:

Keterangan:

Isikan nomor referensi yang bisa bermanfaat sebagai nomor bukti transaksi (Bila nomor tidak diisi maka nomor mengikuti standar dari program Zahir Accounting, bila nomor referensi sudah pernah dipakai maka nomor referensi akan berwarna merah)

Isi tanggal dilakukannya transaksi (dalam pengisian tanggal perlu diperhatikan periode akuntansinya, bila transaksi sebelum periode akuntansi maka transaksi tidak bisa dilakukan, dan jika transaksi setelah periode akuntansi, transaksi tetap dapat dilakukan tapi sebelumnya program zahir akan memberitahukan bahwa tanggal transaksi tidak sama dengan periode akuntansi. Ini juga merupakan sistem proteksi dari program Zahir Accounting agar tidak terjadi kesalahan dalam penginputan tanggal transaksi.

Keterangan Jurnal Zahir

Isi keterangan jurnal (Bila keterangan jurnal tidak diisi maka keterangan jurnal mengikuti standar dari program Zahir Accounting)

  • Gudang berisi berdasarkan pemilihan lokasi atau gudang diawal.
  • Item transaksi: Barang yang muncul pada penyesuaian persediaan ini merupakan hasil dari pencatatan pada proses stok opname à pada kolom jumlah terdapat nilai negative (-) yakni selisih yang didapat antara jumlah barang yang tersedia pada buku dengan barang yang ada secara fisik, à pada kolom akun sudah terisi hasil dari pemilihan akun ditahap koreksi persediaan à klik job (pilih proyek) bila barang ini termasuk kedalam suatu proyek.
  • Hapus Baris : Untuk menghapus baris pada transaksi

Cetak : Untuk Mencetak hasil dari Transaksi

  • Opsi Terakhir :

Batal : Untuk membatalkan transaksi

Rekam draft : Menyimpan Transaksi tanpa terbentuknya jurnal (Belum diposting)

Rekam : Menyimpan Transaksi dan menjurnal (Posting)

Tujuan Pembuatan Dokumen Stock Opname

Stock opname sebaiknya dilakukan karena memiliki tujuan yang baik untuk kelangsungan perusahaan Anda. Dengan melakukan dokumen stock opname, maka Anda bisa mengetahui persediaan perusahaan. Selain itu, aktivitas ini juga bisa dilakukan untuk kas, piutang, aktiva dan hutang. Di beberapa perusahaan stock opname dilakukan untuk mengecek persediaan barang dan kas, sedangkan stok opname di perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, barang setengah jadi, bahan penolong dan barang jadi. Petugas yang ditunjuk untuk melakukan stok opname ialah petugas audit atau orang diluar karyawan perusahaan khusus mengecek persediaan barang. Beberapa perusahaan melakukan stok opname secara independen, sehingga diharapkan bisa mendapatkan hasil yang sangat akurat.

Kapan Sebaiknya Stock Opname Dilakukan?

Periode atau waktu yang tepat untuk dilakukan stock opname tentu bisa tergantung dari kebijakan perusahaan. Setiap perusahaan atau usaha bisnis memiliki kepentingan, kebutuhan dan tujuan masing-masing dalam melakukan stock opname. Walaupun seperti itu tetap ada beberapa jenis waktu terbaik melakukan dokumen stock opname yang berlaku di berbagai perusahaan, antara lain:

  • Stock Opname setiap akhir bulan
  • Stock Opname setiap 3 bulan
  • Stock Opname setiap 4 bulan
  • Stock Opname setiap akhir tahun

Walaupun periode stock opname berbeda, namun pada dasarnya adalah sama sama yakni penghitungan stok barang dagang secara manual. Anda perlu ingat bahwa saat melakukan aktivitas ini adalah mempersiapkan hal-hal yang dibutuhkan, seperti sumber daya manusia hingga cara stok opname yang optimal.

Umumnya, persiapan aktivitas ini dilakukan 7 hari sebelum hingga 1 hari sebelumnya. Hal ini tergantung dari setiap kebijakan perusahaan. Semakin besar perusahaan, maka membuat dokumen stock opname akan lebih sering dilakukan. Kemungkinan perusahaan baru bisa mengetahui perbedaan stok lebih awal. Maka, perusahaan tidak akan mengalami kesulitan berarti saat mencari sumber perbedaan penghitungan.

Maka, kini bayangkan jika perusahaan Anda melakukan aktivitas ini setahun sekali, jika ada perbedaan stok, maka Anda harus mencari sumber perbedaannya dari data transaksi di awal hingga akhir periode. Cara ini tentu akan menyita banyak waktu dan pikiran. Namun, Anda bisa menghindari hal ini dengan melakukan stok opname secara rutin namun dilakukan dengan intensitas sedang seperti per tiga bulan atau per empat bulan.

Manfaat Melakukan Dokumen Stock Opname

Lakukan aktivitas yang satu ini secara teratur, maka Anda dan perusahaan akan mendapatkan manfaat dari membuat dokumen stock opname. Berikut manfaatnya:

  • Mengetahui keakuratan perhitungan dengan cara mencocokkan catatan pembukuan dengan stok barang yang tersedia.
  • Membantu mencari harga pokok penjualan
  • Sebagai pembanding dengan data ditahun sebelumnya atau dengan data perusahaan yang sejenis
  • Membantu mengetahui keberadaan persediaan yang dimiliki
  • Membantu mengidentifikasi kecurangan yang bisa saja terjadi diperusahaan
  • Membantu dalam hal pengambilan kebijakan perusahaan

Untuk membantu pekerjaan Anda, maka bisa menggunakan software akuntansi seperti Zahir Accounting. Ada banyak fitur yang tentunya membantu pekerjaan pernghitungan lebih mudah.

Saya ingin mencoba software ZAHIR ACCOUNTING 6   ➨Request Demo