Purchase Order (PO): Pengertian, Fungsi dan Contohnya

Purchase order adalah salah satu dokumen penting dalam proses pembelian barang atau jasa. Dokumen ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.

PO atau biasa disebut juga sebagai surat pesanan ini digunakan sebagai alat untuk memesan barang atau jasa dari vendor atau supplier yang telah dipilih sebelumnya.

PO juga berfungsi sebagai alat untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan dan spesifikasi yang telah ditetapkan, serta memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati sebelumnya.

Dalam artikel ini, akan dijelaskan secara detail tentang definisi, fungsi, hingga contoh PO yang bisa Anda gunakan sebagai panduan. Untuk informasi selengkapnya, simak penjelasannya berikut ini.

Pengertian Purchase Order (PO)

Purchase Orders memiliki peran yang penting dalam transaksi jual beli barang atau jasa, terutama dalam mengatur proses pengadaan secara efektif dan efisien. Namun sebenarnya apa itu purchase orders (PO)?

Apa itu Purchase Order (PO)?

Purchase Order adalah sebuah dokumen tertulis yang digunakan oleh perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari supplier. Dokumen yang biasa disingkat PO ini berisi informasi tentang detail proses transaksi produk atau jasa yang dipesan, jumlah dan harga yang disepakati, serta tanggal pengiriman dan pembayaran.

Surat pesanan ini juga bisa digunakan sebagai alat kontrol kualitas karena perusahaan dapat menentukan spesifikasi produk atau jasa yang diinginkan dalam dokumen tersebut. Selain itu, purchase orders juga membantu menghindari kesalahan dalam proses pembelian seperti salah hitung jumlah barang atau terlambat melakukan pembayaran.

Baca juga: Pengertian Biaya Produksi, Jenis, Unsur, Contoh & Rumus

Fungsi Purchase Order (PO) Bagi Bisnis

Memiliki sistem pembelian yang efektif dan efisien adalah hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Salah satu cara untuk memastikan bahwa proses pembelian berjalan dengan baik adalah dengan menggunakan Purchase Orders. Beberapa manfaat surat ini adalah:

1. Mengontrol Pengeluaran

Salah satu fungsi utama dari PO adalah untuk mengontrol pengeluaran keuangan. Dengan menggunakan surat ini, perusahaan dapat menetapkan anggaran untuk setiap pesanan yang dilakukan.

Hal ini membantu dalam memantau pengeluaran dan memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Selain itu, surat pemesanan juga berfungsi agar terhindar dari kesalahan pengiriman barang atau jasa yang tidak sesuai dengan pesanan.

2. Memantau Status Pesanan

Adanya surat ini juga membantu dalam memantau status pesanan dan pengiriman barang atau jasa dari supplier.

Po dapat melacak kapan pesanan diterima oleh supplier, kapan barang atau jasa dikirim, serta kapan pesanan tersebut diterima oleh perusahaan.

Hal ini membantu dalam mengoptimalkan proses pembelian dan menjaga agar waktu pemesanan tetap terkendali.

3. Meningkatkan Efisiensi Penjualan

Bagi sales, surat pemesanan barang dapat membantu meningkatkan efisiensi penjualan. Dalam beberapa kasus, sales mungkin kesulitan dalam melakukan penjualan karena tidak ada pesanan yang jelas dari perusahaan.

Dengan adanya Purchase Orders, sales dapat menunjukkan kepada pelanggan bahwa mereka sudah memiliki pesanan dari perusahaan sehingga pelanggan lebih percaya untuk melakukan pembelian.

4. Memberikan Kepastian bagi Supplier

Purchase orders juga memberikan kepastian bagi supplier bahwa mereka akan dibayar setelah barang atau jasa telah dikirim sesuai dengan pesanan yang diberikan.

Hal ini membantu dalam membangun hubungan kerja yang baik antara perusahaan dan supplier. Selain itu, surat omi juga membantu dalam menghindari kesalahan pengiriman barang atau jasa yang tidak sesuai dengan pesanan.

Baca juga: Laporan Neraca Keuangan Lengkap: Pengertian Hingga Contoh

Keuntungan dan Manfaat Purchase Order (PO) Bagi Perusahaan

Penggunaan Purchase Orders memiliki banyak keuntungan bagi perusahaan atau bisnis dalam melakukan pengadaan barang atau jasa. Beberapa keuntungan tersebut antara lain:

1. Mengatur Stok Barang dengan Lebih Efektif

Dalam mengelola bisnis, pengaturan stok barang menjadi salah satu hal yang sangat penting. Dengan menggunakan Purchase Orders, pengelolaan stok barang dapat dilakukan dengan lebih efektif. Surat ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki sistem yang terstruktur dalam melakukan pembelian barang.

Dalam menggunakan Purchase Orders, perusahaan dapat menentukan jumlah barang yang akan dibeli dan kapan waktu pembelian dilakukan. Hal ini tentu akan membantu perusahaan dalam menghindari kelebihan atau kekurangan stok barang. Selain itu, dengan adanya purchase orders, perusahaan juga dapat memantau perkembangan stok barang secara real-time.

2. Keuangan Terkontrol dengan Lebih Baik

Penggunaan Purchase Orders juga dapat membantu perusahaan dalam mengontrol keuangan dengan lebih baik. Dalam melakukan pembelian barang, biasanya terdapat beberapa tahapan seperti permintaan pembelian, persetujuan dari atasan, dan pemesanan kepada supplier.

Sehingga tak heran jika keberadaan Purchase Orders bisa membuat semua tahapan tersebut tercatat secara jelas dan transparan. Hal ini tentu akan membantu perusahaan dalam meminimalisir risiko kesalahan atau penyalahgunaan dana.

3. Proses Pembelian Barang yang Lebih Terstruktur dan Efisien

Keberadaan dokumen ini membuat proses pembelian barang dapat dilakukan dengan lebih terstruktur dan efisien. Semua tahapan yang harus dilalui sudah jelas dan tercatat dalam sistem.

Selain itu, penggunaan dokumen ini juga memudahkan perusahaan dalam melakukan negosiasi harga dengan supplier karena semua informasi tentang jumlah barang yang akan dibeli sudah jelas.

4. Penghematan Biaya dan Waktu

Biasanya, penggunaan Purchase Orders akan memberikan keuntungan dalam hal penghematan biaya dan waktu. Dengan adanya purchase orders, semua informasi tentang jumlah barang dan harga sudah jelas sehingga risiko kesalahan dapat diminimalisir.

Selain itu, penggunaan purchase orders juga memudahkan proses audit karena semua transaksi sudah tercatat secara rapih dan transparan. Maka dari itu, setiap perusahaan sebaiknya menggunakan dokumen ini sebagai salah satu alat untuk meningkatkan kinerja bisnis.

Baca juga: Harga Pokok Penjualan: Pengertian, Rumus HPP, Contoh

Perbedaan Purchase Order (PO) dengan Invoice

Purchase Orders dan invoice adalah dua istilah yang sering digunakan dalam transaksi bisnis. Kedua istilah ini memiliki perbedaan yang sangat penting untuk dipahami agar transaksi bisnis dapat berjalan dengan lancar dan terhindar dari kesalahan atau kekeliruan dalam pembelian dan pembayaran.

1. Definisi PO dan Invoice

PO atau Purchase Order adalah dokumen pembelian yang dibuat oleh pihak pembeli kepada pihak penjual sebelum mengirimkan barang. Surat ini berisi informasi tentang daftar barang yang akan dibeli, jumlahnya, harga satuan, total harga, serta tanggal pengiriman. Tak jarang juga mencantumkan syarat-syarat lain seperti jangka waktu pembayaran dan metode pengiriman.

Di sisi lain, invoice atau faktur adalah bukti tagihan yang diterbitkan oleh pihak penjual setelah barang diterima oleh pihak pembeli. Invoice berisi informasi tentang harga barang, jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo pembayaran, serta nomor PO jika ada.

2. Waktu Pembuatan

Perbedaan utama antara PO dan invoice adalah waktu pembuatannya. PO dibuat sebelum barang dikirim sedangkan invoice dibuat setelah barang diterima oleh pihak pembeli.

Dalam proses bisnis, PO digunakan sebagai dasar untuk membuat pengiriman dan melakukan pembayaran kepada pihak penjual. Dengan adanya PO, maka pihak penjual dapat memastikan bahwa pesanan dari pihak pembeli sudah sesuai dengan apa yang diminta sehingga tidak terjadi kesalahan saat pengiriman.

Setelah barang diterima oleh pihak pembeli, maka pihak penjual akan membuat invoice sebagai bukti tagihan yang harus dibayar oleh pihak pembeli. Invoice ini berisi informasi tentang harga barang, jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo pembayaran, serta nomor PO jika ada.

3. Isi PO dan Invoice

PO dan invoice memiliki perbedaan dalam isi dokumen tersebut. PO berisi informasi tentang barang yang akan dibeli dan jumlahnya sedangkan invoice berisi informasi tentang harga dan jumlah yang harus dibayar.

Dalam PO, terdapat rincian barang yang akan dibeli seperti nama barang, spesifikasi produk, kuantitas atau jumlah barang, harga satuan, total harga, tanggal pengiriman, serta syarat-syarat lain seperti jangka waktu pembayaran dan metode pengiriman.

Sedangkan dalam invoice terdapat informasi tentang harga barang yang telah diterima oleh pihak pembeli beserta dengan biaya-biaya lainnya seperti pajak atau ongkos kirim. Invoice juga mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran serta nomor PO jika ada.

4. Fungsi PO dan Invoice

Perbedaan antara PO dan invoice sangat penting untuk memastikan transaksi bisnis berjalan dengan lancar dan menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pembelian dan pembayaran.

PO digunakan sebagai dasar untuk membuat pengiriman dan melakukan pembayaran kepada pihak penjual sehingga dapat meminimalisir kesalahan saat pengiriman dilakukan. Dalam proses bisnis besar atau kompleks di mana banyak pesanan dilakukan secara bersamaan oleh beberapa departemen atau cabang perusahaan maka adanya nomor PO dapat membantu dalam pelacakan pesanan tersebut.

Sementara itu, invoice digunakan sebagai bukti tagihan setelah barang diterima oleh pihak pembeli. Dalam invoice terdapat informasi tentang harga barang yang harus dibayar oleh pihak pembeli beserta dengan biaya-biaya lainnya seperti pajak atau ongkos kirim. Invoice juga mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran serta nomor PO jika ada.

Baca juga: Memahami Bisnis Model Canvas: Definisi, Elemen & Contoh

Perbedaan Purchase Order dengan Purchase Requisition

Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO) adalah dua istilah yang sering digunakan dalam proses pembelian barang atau jasa.

Purchase Requisition (PR) adalah permintaan yang diajukan oleh suatu departemen atau bagian perusahaan kepada departemen pembelian atau procurement untuk melakukan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan. PR dibuat sebelum suatu pembelian dilakukan, dan diharapkan dapat membantu mengendalikan anggaran perusahaan.

Sementara itu, Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh departemen pembelian atau procurement setelah PR disetujui dan disetorkan ke departemen keuangan. PO adalah bentuk kesepakatan antara perusahaan dan pemasok, dan menjadi dasar pembayaran atas barang atau jasa yang diterima.

Beberapa indikator yang membedakan kedua dokumen tersebut antara lain:

1. Jenis Dokumen

Purchase Orders merupakan dokumen resmi dan legal yang mengikat antara pembeli dan penjual, menegaskan kesepakatan mengenai pembelian barang atau jasa.

Sebaliknya, Purchase Requisition adalah dokumen internal yang diajukan oleh karyawan atau departemen dalam perusahaan untuk meminta persetujuan sebelum proses pembelian dimulai.

2. Penerima

Purchase Orders dikirimkan kepada pemasok atau penjual sebagai bentuk perjanjian pembelian barang atau jasa.

Sementara itu, Purchase Requisition diajukan kepada bagian pengadaan atau manajemen perusahaan untuk mendapatkan persetujuan sebelum melanjutkan ke langkah pembuatan PO.

3. Tujuan

Tujuan Purchase Orders adalah untuk mengonfirmasi pesanan dan menciptakan perjanjian antara pembeli dan penjual yang mencakup detail transaksi, seperti jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.

Purchase Requisition bertujuan untuk mendapatkan persetujuan dan memastikan kebutuhan pembelian yang diminta sesuai dengan kebijakan dan anggaran perusahaan.

4. Isi

Purchase Orders berisi detail spesifik mengenai pesanan, seperti jumlah, harga, syarat pembayaran, dan tanggal pengiriman, yang mencerminkan kesepakatan antara pembeli dan penjual.

Purchase Requisition mencakup informasi seperti deskripsi barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah, alasan pembelian, dan anggaran yang dialokasikan, yang digunakan untuk evaluasi dan persetujuan oleh otoritas yang berwenang.

5. Tanggung Jawab

Bagian pengadaan atau manajemen yang mengeluarkan Purchase Orders bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua informasi yang ada dalam PO akurat dan mencerminkan kesepakatan yang disepakati dengan pemasok.

Berbeda halnya dengan PR, karyawan atau departemen yang mengajukan Purchase Requisition bertanggung jawab untuk menyediakan informasi yang akurat dan memastikan bahwa pembelian yang diminta diperlukan dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Secara sederhana, perbedaan utama antara Purchase Requisition dan Purchase Order adalah bahwa PR adalah permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen atau bagian perusahaan.

Sedangkan PO adalah dokumen resmi yang dikeluarkan setelah PR disetujui dan menjadi dasar pembayaran atas barang atau jasa yang diterima dari pemasok.

Kedua dokumen ini sangat penting dalam mengendalikan anggaran perusahaan dan memastikan bahwa semua pembelian dilakukan dengan prosedur yang benar.

Langkah-langkah dalam Proses Pembuatan PO

Proses pembuatan Purchase Order (PO) adalah salah satu tahapan penting dalam proses pengadaan barang atau jasa. Tahapan ini dimulai dengan adanya purchase requisition dari departemen yang membutuhkan barang atau jasa. Purchase requisition kemudian disetujui oleh purchasing department untuk dilanjutkan ke proses pembuatan PO.

Berikut adalah langkah-langkah dalam pembuatan purchase order:

1. Identifikasi kebutuhan barang atau jasa

Pembuatan purchase orders dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang akan dipesan. Pemesan perlu menentukan jumlah pesanan, jenis, dan spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan.

2. Pilih supplier

Ketika kebutuhan barang atau jasa telah ditentukan, pemesan perlu memilih supplier yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Pemilihan supplier dapat berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, dan reputasi.

3. Buat purchase order

Langkah selanjutnya adalah membuat purchase order. PO harus memuat informasi yang lengkap dan jelas mengenai barang atau jasa yang dipesan, termasuk jumlah, harga, dan spesifikasi.

4. Kirim purchase order

Setelah purchase orders dibuat, pemesan perlu mengirimkannya ke supplier. Dokumen ini dapat dikirim melalui email, pos, atau fax, tergantung pada kesepakatan antara pemesan dan supplier.

5. Konfirmasi penerimaan purchase order

Terakhir, pemesan perlu memastikan bahwa supplier telah menerima dan memahami isi dokumen tersebut. Konfirmasi dapat dilakukan melalui telepon atau email.

Proses pembuatan PO harus dilakukan secara efisien dan akurat untuk menghindari kesalahan dan keterlambatan dalam pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan.

Komponen dan Informasi di Dalam Purchase Order

Pembuatan PO harus mencakup komponen-komponen penting agar pesanan yang diterima oleh supplier dapat dilakukan dengan tepat dan efisien. Berikut adalah komponen-komponen penting dalam pembuatan PO:

1. Nomor PO

Berfungsi sebagai identifikasi unik untuk setiap pesanan, memudahkan pelacakan transaksi.

2. Tanggal PO

Menyatakan kapan PO dibuat, digunakan untuk mengukur batas waktu pengiriman.

3. Informasi Supplier

Termasuk nama dan alamat lengkap perusahaan pemasok.

3. Detail Pemesan

Meliputi nama dan alamat lengkap dari pihak yang melakukan pemesanan.

4. Spesifikasi Barang atau Jasa

Menyediakan informasi lengkap, seperti spesifikasi teknis, kuantitas, dan satuan ukuran.

5. Kuantitas Barang atau Jasa

Harus ditentukan dengan jelas dalam PO.

6. Harga Barang atau Jasa

Harus dijelaskan dalam PO, bisa berupa harga satuan atau total.

8. Cara Pembayaran

Menjelaskan metode yang harus dilakukan untuk membayar barang yang dipesan secara rinci, termasuk mekanisme, tanggal jatuh tempo, dan rekening bank yang akan digunakan.

9. Batas Waktu Pengiriman

Harus diatur kapan tenggat waktu mengirim barang yang tertuang jelas dalam PO dan disesuaikan dengan kebutuhan pemesan.

Dengan memperhatikan komponen-komponen penting dalam pembuatan PO, pemesan dapat memastikan bahwa pesanan yang diterima oleh supplier dilakukan dengan tepat dan efisien. Bagian pengadaan atau pembelian dapat memantau dan mengelola permintaan pembelian dengan lebih efektif dan efisien, dan supplier dapat memenuhi permintaan pembelian dengan lebih tepat waktu dan akurat.

Format dan Contoh Purchase Order

Contoh purchase order dapat membantu Anda memudahkan proses pembelian barang atau jasa. Berikut ini beberapa contoh purchase order:

Contoh Purchase Order – Standar

Contoh Purchase Order – Umum

Pembuatan Purchase Order (PO) Semakin Mudah dengan Zahir Online

Ingin membuat Purchase Order (PO) dengan mudah, cepat, dan efisien? Zahir Online adalah solusi yang Anda butuhkan! Dapatkan kemudahan dalam mengelola proses pembelian dan tingkatkan produktivitas bisnis Anda dengan bantuan Zahir Online.

1. Kenapa Memilih Zahir Online?

Zahir Online adalah software akuntansi yang membantu Anda mengelola proses pembelian secara efisien. Dengan fitur yang lengkap dan mudah digunakan, Zahir Online membantu Anda menghemat waktu dan energi dalam membuat Purchase Orders.

2. Fitur Unggulan Zahir Online

• Pembuatan PO dengan Mudah: Buat Purchase Orders dengan cepat dan mudah, lengkapi detail transaksi, dan kirimkan langsung ke pemasok.
• Pengelolaan PR: Terintegrasi dengan Purchase Requisition, Zahir Online memudahkan Anda dalam mengevaluasi dan menyetujui permintaan pembelian.
• Pelacakan Status PO: Pantau status PO dengan mudah, mulai dari pengiriman hingga penerimaan barang atau jasa.
• Laporan Pembelian: Dapatkan laporan pembelian secara real-time untuk analisis dan pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Zahir Online dapat terintegrasi dengan sistem lain, seperti sistem inventori, faktur, dan pembayaran.

3. Dukungan dan Pelayanan Terbaik

Kami menyediakan dukungan dan pelayanan terbaik untuk memastikan Anda mendapatkan pengalaman yang maksimal dalam menggunakan Zahir Online. Dari bantuan teknis hingga pelatihan, tim kami siap membantu Anda kapan saja.

Tunggu apa lagi? Tingkatkan efisiensi proses pembelian Anda dengan Zahir Online! Daftarkan bisnis Anda sekarang dan nikmati manfaat luar biasa dari solusi terbaik kami. Kunjungi Zahir Online untuk informasi lebih lanjut dan mulai uji coba gratis hari ini!