Pengertian SOP Perusahaan, Tujuan, Manfaat & Contoh Prosedur Kerja
Daftar Isi
- 1 Pengertian SOP Perusahaan, Tujuan, Manfaat & Contoh Prosedur Kerja
- 1.1 Pengertian SOP / Standar Operasional Prosedur
- 1.2 Tujuan SOP Perusahaan
- 1.3 Fungsi SOP dalam Organisasi
- 1.4 Manfaat SOP
- 1.5 Langkah Cara Pembuatan SOP
- 1.5.1 1. Pembentukan Tim Khusus Pembuatan SOP
- 1.5.2 2. Tentukan Sasaran Penerapan SOP
- 1.5.3 3. Penentuan Waktu dan Tempat Penerapan SOP
- 1.5.4 4. Mendokumentasikan Kegiatan Operasional
- 1.5.5 5. Menyusun Alur Kerja, Instruksi Kerja & Formulir Pendukung
- 1.5.6 6. Tukar Pendapat Sesama Tim dengan Acuan SOP
- 1.5.7 7. Evaluasi dan Perbaikan (Jika Ada Rekonstruksi)
- 1.5.8 8. Verifikasi dari Sosialisasi kepada Karyawan
- 1.5.9 9. Pemantauan & Analisis Kerja
- 1.6 Tips Membuat SOP
- 1.7 Contoh SOP Perusahaan
- 1.8 Kesimpulan
Terkadang, sebuah perusahaan mengalami hal sulit saat cakupan skala usahanya semakin besar. Situasi seperti ini akan menuntut standar yang tepat agar setiap karyawan tetap memiliki tugas dan tanggung jawab yang terstandar dengan begitu, setiap karyawan tidak saling melempar tanggunng jawab yang bisa mempengaruhi perusahaan. Salah satu hal yang perlu memiliki standar adalah operasional perusahaan.
SOP adalah sebuah sistem kerja yang sangat efektif dalam pengorganisasisan perusahaan atau bisnis dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan menyusun SOP yang baik, maka perusahaan bisa dengan mudah memperbaiki langkah yang sudah diambil dalam kegiatan perusahaan hingga memperbarui keputusan dengan tuntutan perubahan yang dialami oleh bisnis. Maka dari itu, tak heran jika SOP sangat penting untuk dimiliki sebuah bisnis untuk bisa mendukung dan mewujudkan tujuan atau target bisnis.
Agar Anda lebih memahami tentang SOP, maka ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui, seperti pengertian, tujuan, manfaat, cara membuat dan memperbarui SOP, hingga contoh SOP yang bisa Anda aplikasikan pada sebuah bisnis. Semua pembahasan tentang SOP bisa Anda simak secara lengkap dibawah ini.
Pengertian SOP / Standar Operasional Prosedur
SOP adalah kepanjangan dari Standar Operasional Prosedur. Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah sebuah dokumen berisikan instruksi tertulis yang menentukan bagaimana bisnis Anda harus dijalankan sesuai dengan prosedur yang benar. SOP juga memiliki tujuan yakni untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien. SOP adalah panduan perusahaan atau organisasi yang dipakai untuk menjalankan tugas yang ada dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Pada dasarnya SOP memiliki beberapa fungsi dan memiliki banyak manfaat, salah satunya agar menjelaskan lebih terperinci atau menerangkan standar-standar yang berlaku mengenai aktivitas pekerjaan yang akan dilakukan secara berulang. Dengan keberadaan SOP, maka diharapkan:
- Penyusunan SOP bisa membuat proses penyelenggaraan administrasi perkantoran menjadi lebih terarah
- Standar kinerja menjadi efektif dan efisien
- Mempermudah koordinasi dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan perusahaan
Maka, bisa disimpulan secara sederhana, SOP merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang memaparkan tentang langkah proses kerja atau cara melaksanakan kegiatan rutin perusahaan.
Tujuan SOP Perusahaan
Tujuan dari pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Untuk lebih jelas tujuan dari prosedur operasi standar ini, yuk kita simak ulasannya dibawah ini:
1. Memberikan Pedoman, Petunjuk, atau Arahan
SOP dijadikan sebagai sumber pedoman utama bagi sebuah lembaga, instansi atau perusahaan dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang. Umumnya, SOP berisikan tahapan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi peran karyawan masing-masing. Tujuan pembuatan SOP adalah untuk memberikan pedoman yang terarah dab baku untuk setiap orang yang terlibat pada bagian tertentu. Maka, SOP membantu pihak-pihak yang terkait untuk mengetahui tugasnya dan lebih fokus dalam menjalankan tugas yang telah diatur dalam SOP.
2. Menciptakan Tekad Kuat dan Semangat Kerja yang Tinggi
Salah satu tujuan SOP ini tentu dapat dirasakan dengan jelas dan berdampak bagi pihak-pihak yang terkait agar memiliki keinginan yang tinggi dalam menyelesaikan tugas-tugas yang ada, sehingga hal ini pun juga dapat menghasilkan kinerja hasil yang baik juga. Tanpa adanya SOP, maka karyawan bisa saja kebingungan dan mengakibatkan rasa tidak bersemangat dalam bekerja karena kurangnya arahan dalam bekerja.
3. Memperkecil Resiko Kegagalan dan Kebangkrutan
Tujuan ini juga didukung oleh tujuan yang telah disinggung sebelumnya. Ketika pedoman atau arahan yang baik dimiliki oleh suatu instansi atau perusahaan maka akan menghasilkan kinerja hasil yang baik, sehingga terjadinya risiko-risiko buruk pada suatu perusahaan atau instansi tersebut dapat diminimalisir. Maka, dari pembuatan SOP ini diharapkan setiap pihak yang terlibat dalam bisnis atau perusahaan bisa mengikuti dan paham atas apa yang ia lakukan. Hal ini bisa memperkecil resiko kebangkrutan dan kesalahan.
4. Mempermudah Adaptasi
Salah satu tujuan SOP adalah untuk memudahkan adaptasi kerja. Maka, dengan adanya prosedural sesuai tata kerja ini maka setiap karyawan yang masuk akan tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawabnya. Selain memudahkan proses adaptasi karyawan baru, keberadaan sop juga mampu mempermudahkan proses adaptasi karyawan yang berpindah bagian dalam satu ruang lingkup perusahaan.
5. Membantu Perusahaan untuk Mencapai Tujuan
Dengan adanya SOP, maka karyawan bisa terbantukan untuk mencapai target yang ditetapkan oelh perusahaan. Hal ini sangat dimungkinkan karena panduan kerja yang tertera pada SOP sudah bisa melalui penyusunan yang memperhatikan setiap langkah efektif dan efisien. Pembuatan sop juga memerlukan orang yang mampu memperhatikan aspek efektifitas yang mampu membantu perusahaan dalam mencapai tujuan.
Fungsi SOP dalam Organisasi
Setelah pelaku bisnis mengetahui tujuan dari SOP di atas, maka diharapkan mampu untuk membentuk SOP yang baik sehingga lebih siap dan fokus dalam menjalankan bisnis. Tetapi selain lain beberapa tujuan penting di atas, SOP ternyata juga memiliki fungsi yang tidak kalah penting dalam sebuah organisasi. Berikut adalah fungsi SOP dalam organisasi:
1. Memperkecil kesalahan
Kesalahan pada suatu bisnis memang menjadi hal yang wajar, tapi tidak lantas kesalahan-kesalahan yang ada atau akan terjadi menjadi tidak begitu penting. Karena hal tersebut dapat memicu dampak yang lebih besar sehingga harus tetap diperhatikan. Akan tetapi, dengan adanya SOP dalam suatu perusahaan dan perusahaan tersebut dapat menerapkannya dengan baik hal ini sudah tidak menjadi persoalan yang besar lagi bagi pelaku bisnis. Hal tersebut dikarenakan SOP dapat memperkecil terjadinya kesalahan dalam berbisnis karena seluruh kegiatan sudah diatur dengan jelas sesuai dengan prosedur atau aturan yang ada.
2. Menjadi Alat Penilaian Kerja
Standar Operasional Prosedur memberikan fungsi bagi bisnis berupa acuan atau tolak ukur untuk seluruh pelaku bisnis dalam menilai kinerja yang telah dilakukan. Hal ini terkait apakah sudah sesuai dengan aturan yang ada atau belum. Jika belum sesuai maka alangkah baiknya pelaku bisnis segera melakukan evaluasi dan perbaikan terkait kinerjanya agar fungsi dan tujuan dari SOP ini dapat dirasakan sebagaimana mestinya oleh perusahaan. Akan tetapi jika sudah selesai dan menghasilkan kinerja yang cukup bagus maka sebagai pelaku bisnis tidak boleh merasa cukup. Pelaku bisnis yang memberlakukan SOP juga harus terus meningkatkan kinerjanya mengingat persaingan bisnis semakin hari semakin meningkat dan memberikan performa terbaiknya.
3. Pedoman Kerja
Seperti yang sudah kita ketahui, bahwa SOP dibuat untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan. Dengan adanya SOP karyawan akan lebih tahu apa saja yang harus dikerjakan dan hal apa yang harus dihindari dalam pekerjaan. Oleh sebab itu SOP harus dibuat dengan jelas agar tujuan organisasi atau perusahaan lebih mudah untuk tercapai. Bisa dibayangkan jika perusahaan tidak memiliki SOP maka karyawan bisa menjadi bingung atas prosedur pelaksanaan bisnis perusahaan.
4. Menjadi Sebuah Dasar hukum
Salah satu fungsi dari SOP adalah menjadi dasar hukum yang berlaku. Dimana, SOP juga akan mengatur hak dan kewajiban semua pihak yang berada pada perusahaan tersebut. Jika ada pihak-pihak yang melakaukan pelanggaran dalam SOP yang sudah dibuat, maka akan mendapatkan hukuman sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Informasi Hambatan Kerja
Standar Operasional Prosedur tidak hanya berisi prosedur yang berlaku saja, tetapi juga soal kemungkinan-kemungkinan yang terjadi saat SOP berjalan. Contohnya adalah seperti hambatan dan kendala yang bisa saja terjadi pada karyawan.
6. Pengontrolan Disiplin Kerja
Secara keseluruhan, SOP berisikan tentang sejumlah aturan yang dibuat untuk dipatuhi oleh seluruh anggota perusahaan atau organisasi. Dengan diberlakukannya sanksi, secara tidak langsung membuat karyawan menjadi lebih disiplin dalam menjalankan tugas yang diberikan.
Manfaat SOP
Pembuatan SOP tersebut menjadi aturan pada sebuah perusahaan sehingga dalam pembuatannya membutuhkan waktu, tenaga, riset, dan lainnya untuk mendukung analisis setiap masalah yang terjadi agar menghasilkan SOP yang baik. Tidak hanya itu, walaupun sebuah fungsi dan alat penilaian kinerja dari SOP sudah selesai dibuat dan dipraktikkan, maka penting untuk kita menelusuri dan meninjau lebih lanjut hasil dari SOP. Berikut ini ada beberapa manfaat utama pembuatan SOP, yaitu:
1. Efisiensi
Mengapa Anda harus membuat SOP di perusahaan atau organisasi? SOP juga memiliki manfaat untuk meningkatkan efisiensi, seperti membuat sumber daya manusia yang efisien, dapat memprediksi keadaan, dan dapat mengukur kinerja. Ketika karyawan Anda menyelesaikan pekerjaan yang sesuai prosedur berulang kali, Anda bisa meningkatkan prosesnya. Dengan memiliki SOP yang baik, waktu yang terbuang akan lebih sedikit, rencana bisnis bisa lebih cepat terealisasi dan optimal.
2. Standarisasi
Standard Operasional Prosedur atau SOP juga memastikan bahwa prosedur juga harus memenuhi standar dan bersifat konsistensi. Tugas yang diberikan wajib selalu dilakukan dengan cara yang sama. Pekerjaan yang dilakukan dengan cara yang sama, membuat proses pekerjaan menjadi efisien, dapat meningkatkan konsistensi, dan memungkinkan dapat membuat keputusan bisnis.
3. Akuntabilitas
Akuntabilitas adalah sebuah pertanggungjawaban atas hasil perolehan dari melakukan aktivitas tertentu. Menurut data penelitian, bahwa sebanyak 30-50% karyawan rata-rata menghindari tanggung jawab dan kurangnya akuntabilitas. Hal tersebut membuktikan bahwa SOP sangat membantu untuk meningkatkan tanggung jawab dan akuntabilitas sebuah perusahaan. Manfaat dari SOP ini sangatlah penting untuk didapat oleh perusahaan agar sebuah bisnis bisa lebih maju.
4. Keamanan
Kesehatan dan keselamatan kerja karyawan adalah masalah yang penting dan Anda dapat tangani dengan SOP. Seorang pembuat SOP mungkin perlu menjabarkan cara mematikan alat berbahaya dalam perusahaan dengan aman, menggunakan alat pelindung guna mencegah kecelakaan saat bekerja. Secara tidak langsung, ketika perusahaan Anda menjabarkan hal tersebut, maka manfaat yang didapatka adalah Anda akan terselamatkan dari denda, hukuman, dan tuntutan.
Langkah Cara Pembuatan SOP
Seperti yang kita ketahui, SOP adalah urutan dari langkha-langkah dalam pelaksanaan pekerjaan, lokasi pekerjaan dilakukan / area kerja, cara melakukan sebuah pekerjaan, dll. Maka, saat membuat SOP harus memiliki pengetahuan yang dalam dan harus dilakukan oleh orang yang ahli dari berbagai divisi. SOP dan formatnya bisa dibuat oleh pemilik perusahaan atau bagian yang mengatur kerja karyawan. Namun, SOP bisa berubah sewaktu-waktu tergantung dari situasi dan kondisi perusahaan karena sebuah bisnis juga bersifat dinamis. SebagaI pedoman kerja yang harus ditaati, maka aturan SOP hendaknya dibuat dengan langkah yang tepat. Lalu, bagaimana cara membuat SOP? Mari kita ikuti langkah-langkah berikut ini;
1. Pembentukan Tim Khusus Pembuatan SOP
Pembuatan SOP diawali dengan membuat tim khusus yang merancang sop sesuai dengan fungsi dan alat operasional yang ada. Tim khusus ini termasuk tim perancang diaman terdiri dari tim yang memiliki kompetensi dari setiap divisi departmen pada sebuah perusahaan, contohnya tim support, tim manager marketing, tim manager sales, dll. Setelah Anda membentuk tim , maka selanjutnya sop dibuat dengan tulisan yang berisi tugas dan tanggung jawab masing-masing keryawan untuk memetakan deskripsi pekerjaannya.
2. Tentukan Sasaran Penerapan SOP
Anda harus menentukan siapa sasaran pembuatan SOP, apakah divisi di perusahaan yang memang membutuhkan SOP atau tidak. Umumnya, SOP juga berfungsi bagi karyawan yang bekerja harus sesuai standar seperti restoran dimana manfaat yang didapatkan adalah kualitas yang baik bagi restoran dan mampu mendatangkan keuntungan berupa profit atau citra baik.
3. Penentuan Waktu dan Tempat Penerapan SOP
Langkah selanjutnya sebelum pelaksanaan SOP adalah perhatikan sop ditulis waktu pelaksanaan setelah persetujuan atau verifikasi atas contoh SOP yang sudah dibuat termasuk tempat yang sesuai yaitu divisi perusahaan masing-masing.
4. Mendokumentasikan Kegiatan Operasional
Sebuah tim yang menyusun SOP selanjutnya perlu mendokumentasikannya melalui SOP tentang apa saja aktivitas operasional yang dilakukan. Pencatatan ini perlu dibuat secara terperinci dan jelas, seperti contoh setiap karyawan harus memastikan kebersihan dan kerapian saat hendak menyapa pelanggan di restoran.
5. Menyusun Alur Kerja, Instruksi Kerja & Formulir Pendukung
Agar karyawan semakin mudah dalam memahami sistem kerja pada unit kerja, maka sebaiknya SOP dibuat dengan menggunakan flowchart dan informasi yang detail. Instruksi kerja merupakan penjelasan terperinci atas alur kerja, dimana formulir pendukung dipakai sebagai arsip yang bisa menjadi bukti nyata dari kegiatan operasional. Maka, SOP bisa menciptakan ukuran standar kinerja yang jelas.
6. Tukar Pendapat Sesama Tim dengan Acuan SOP
Dalam pembuatan SOP Anda juga bisa emita pendapat rekan kerja yang mengamati kinerja tim lainnya dan bisa jadi masukan yang positif. Selain meminta pendapat tim, Anda juga bisa meminta bantuan kepada karyawan yang melaksanakan ha itu untuk memberikan masukan dan saran baik atas tindakan yang kurang. Maka, SOP bertindak juga sebagai bahan evaluasi bagi perusahaan.
7. Evaluasi dan Perbaikan (Jika Ada Rekonstruksi)
Setelah SOP berjalan berdasarkan tujuan perusahaan, maka karywan juga bisa mengajukan SOP pada setiap divisi untuk mengetahui keberhasilannya. Dengan adanya evaluasi rutin, maka Anda bisa segera melakukan pergantian SOP saat menemukan poin dirasa sudah kurang relevan. Selain itu, selanjutnya, Anda bisa mendapatkan hasil kerja yang paling efektif dari evaluasi yang sudah dilakukan tersebut.
8. Verifikasi dari Sosialisasi kepada Karyawan
Setelah proses uji coba SOP dinyatakan tidak ada masalah dalam pelaksanaannya, maka selanjutnya manajer Quality Managemeny Representative berhak untuk melakukan verifikasi dan memberikan persetujuan atas SOP tersebut. Maka, ingat untuk membuat sosialisasi SOP yang bisa melakukan rapat dan melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa implementasi telah siap.
9. Pemantauan & Analisis Kerja
Setelah SOP sudah diimplementasikan, maka beberapa bulan setelahnya Anda bisa melakukan pemantauan untuk menilai apakah ada kendala atau tidak, selain itu pemantauan ini juga bisa membantu Anda melihat kriteria tepat, tidak efektis, dsb.
Tips Membuat SOP
Setelah Anda mengetahui langkah membuat SOP, maka selanjutnya Anda bisa memperhatiakn tips membuat SOP yang baik. Seperti yang kita ketahui sebelumnya salah satu manfaat SOP adalah untuk membuat perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan. Maka, dalam sebuah bisnis, SOP perlu dibuat secara detail dan tepat. Berikut tips membuat SOP agar lebih efektif dan benar.
1. Tentukan Orang yang Tepat
Pilihlah orang yang memiliki ketrampilan menulis karena SOP adalah aturan tertulis yang cukup teknis. Pada beberapa kasusu, SOP dibuat oleh pihak eksternal yang memiliki keahlian dalam merumuskan standar kinerja tertentu.
2. Buat Visual yang Menarik
Didalam SOP berisi banyak panduan pedoan bagi setiap pihak yang terlibat dalam sebuah perusahaan. Hal ini tentu akan memunculkan masalah jika format teks dan tulisan pada panduan tidak tersedia visual yang menarik. Mudah dimengerti dan dipahami dari sop merupakan salah satu ciri dari pembuatan yang tepat. Tulisan yang dilengkapi dengan gambar bisa membuat orang lebih tertarik untuk membacanya hingga akhir dan lebih memahami lewat ilustrasi yang memvisualkan kata-kata.
3. Gaya Penulisan
Gaya penulisan sop harus melihat siapa target yang Anda tuju. Kesalahan yang sering terjadi saat membuat SOP adalah dibuat dengan tulisan dan gaya bahasa yang kurang sesuai dengan target. Meskipun sop memiliki tujuan yang sama bagi semua divisi, namun pemahaman orang bisa saja berbeda. Maka, untuk menghindari hal ini, sebaiknya setiap perwakilan divisi ikut serta dalam proses pembuatannya.
4. Perhatikan Proses Kerja di Lapangan
Setiap pembuatn SOP perlu memperhatikan siapa yang akan menggunakan dan bagaiman penerapan SOP. Anda juga harus memastikan siapa saja yang akan menggunakannya dan bagaimanan pelaksanaan di lapangan. Dengan begitu, tidak akan ada masalah yang bisa saja timbul dari pembuatan SOP ini.
5. Lakukan Pengujian
Sebelum SOP diberlakukan, sebaiknya lakukan pengujuan dalam beberpa waktu. Hal ini bermanfaat untuk menilai apakah aturan yang baru ini sudah sesuai dengan harapan yang menuju target perusahaan. Pengujian SOP ini juga bisa menilai bagaimana respon karyawan dan pihak terkait lainnya.
6. Pastikan Setiap Aturan Memiliki Alasan
Didalam setiap aturan pasti akan memunculkan pertanyaan, apakah aturan ini ada manfaatnya? Maka, dalam pembuatan SOP perlu diberikan juga alasan terkait peraturan tersebut. Sebaiknya hindari membuat SOP hanya untuk menguntungkan satu pihak saja.
7. Pastikan Semua Pihak Setuju
Pelaksanaan SOP adalah tanggung jawab bersama, maka sangat penting untuk memastikan bahwa semua pihak terlibat dan setuju atas aturan tersebut. Persetujuan ini nantinya akan menghindari konflik yang bisa saja muncul dikemudian hari.
8. Selalu Tinjau SOP yang Telah Dibuat
Peraturan yang berlaku saat ini merupakan sebuah perbaikan dari aturan yang berlaku sebellumnya. Hal ini juga menegaskan bahwa aturan yang ada bisa mengalami perubahan dikemudian hari. Hal ini bisa saja disebabkan oleh berbagai faktor internal maupun eksternal.
Contoh SOP Perusahaan
Jika Anda masih bingung tentang cara membuat SOP yang tepat, maka dibawah ini terdapat contoh SOP perusahaan yang bisa memberikan gambaran bagi Anda apa itu SOP dan bagaimana bentuknya. Berikut ini ada contoh SOP sederhana yang diterapkan oleh usaha kecil:
Contoh SOP di perusahaan PT. Maju Sukses Makmur
1. Tujuan dibuatnya SOP
- Menyediakan layanan jasa pembuatan madu herbal
- Mengadakan layanan berupa pembuatan produk madu herbal dan support digital marketing secara profesional dan terpercaya
- Menyediakan lapangan pekerjaan
- Menyiapkan layanan pembuatan marketing kit
- Memberikan solusi yang kreatif untuk bisnis start up
2. Prosedur Bekerja sesuai SOP
- Pukul 8.30 seluruh karyawan harus sudah sampai di kantor dan absen melalui sistem,
- Pukul 12.00 semua karyawan diperbolehkan untuk beristirahat sampai selesai,
- Pukul 13.00 semua karyawan harus kembali melanjutkan pekerjaannya,
- Pukul 16.30 karyawan diperbolehkan untuk meninggalkan kantor, dan pulang ke rumah masing-masing.
Kesimpulan
Dari tujuan dan fungsi di atas dapat dirasakan oleh perusahaan jika perusahaan tersebut mampu membuat dan menerapkan SOP dengan baik. Untuk membuat SOP pelaku bisnis dapat memulainya dari melakukan kerja sama dengan rekan bisnis, menentukan sasaran, memberikan penjelasan SOP yang baik, penyusunan alur kerja sesuai bidangnya dan melakukan implementasi serta evaluasi. Setelah itu, hal yang perlu juga diperhatikan adalah sikap konsisten dalam melaksanakan SOP. Di mana SOP dibuat untuk dijalankan bagaimanapun kondisinya agar perusahaan tersebut dapat meraih pencapaian target yang maksimal. Bagi Anda yang membutuhkan alat atau perangkat software untuk mendukung kinerja perusahaan, tidak ada salahnya untuk mencoba software akuntansi dari Zahir yang tentu memiliki banyak manfaat untuk mendukung kesuksesan bisnis Anda.