Stock opname itu penting dilakukan karena mempengaruhi laporan laba rugi perusahaan.
Meskipun aktivitas ini penting, stock opname tidaklah dilakukan secara full time atau terus menerus, melainkan dilakukan secara periodik.
Proses stock opname dilakukan oleh pihak-pihak tertentu yang memiliki tanggung jawab dan wewenang yang jelas sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Tanggung jawab dapat dilimpahkan kepada para eksekutif produksi atau kepada suatu komisi, tetapi controller biasanya dibebani dengan tanggung jawab penuh atas persediaan, termasuk laporan akhir manajemen.
Lantas, siapakah sebenarnya yang memiliki tanggung jawab penuh dalam proses stock opname ini?
Mari temukan jawabannya.
Apa Itu Stock Opname?
Daftar Isi
Stock opname merupakan kegiatan perhitungan persediaan barang secara fisik yang masih tersimpan di dalam gudang atau toko yang kemudian dipasarkan.
Kegiatan tersebut meliputi menghitung jumlah barang, pemeriksaan barang secara langsung, melakukan penataan yang lebih memudahkan operasional bisnis.
Kegiatan ini dilakukan tergantung dengan kebijakan perusahaan: ada yang melakukan setiap akhir bulan, tiga atau empat bulan, bahkan ada yang melakukannya setiap akhir tahun.
Namun, sejumlah perusahaan yang menerapkan sistem pengendalian atau lebih tertata biasanya melakukan stock opname sebanyak 3 sampai 4 bulan sekali.
Dalam melakukan stock opname membutuhkan aplikasi perhitungan stock dan Anda juga membutuhkan tim perhitungan dan tim input.
Dengan adanya teknologi canggih saat ini, setiap produk diberikan barcode agar dapat membantu proses perhitungan lebih cepat dan efisien.
Selain itu, ketika produk diberikan barcode dapat meminimalkan kesalahan pencatatan perhitungan.
Siapa yang Bertanggung Jawab Melakukan Stock Opname?
Untuk mengetahui siapa saja yang terlibat dalam tugas stock opname dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Di samping fungsi-fungsi yang tertera pada bagian ini, pada perusahaan-perusahaan yang lebih besar dapat meliputi suatu komisi penasihat, yang terdiri dari fungsi-fungsi, seperti pengendalian bahan, pengelolaan data pergudangan, pengendalian produksi dan akuntansi biaya.
Berbagai tanggung jawab spesifikasi yang ditujukan pada bagan tersebut dapat dituliskan sebagai berikut.
1. Controller
Bertanggung jawab untuk perencanaan dan pelaksanaan penuh dari program persediaan fisik.
2. Koordinator
Bertugas mengusahakan dan menjamin adanya koordinasi sepenuhnya dari semua kegiatan persediaan dengan semua kepala fungsional.
3. Training supervisor
Bertanggung jawab mengawasi setiap orang yang berhubungan dengan opname fisik persediaan, termasuk mereka yang menyiapkan area-area dan yang mengatur susunan persediaan, penyusunan suatu program latihan.
Selain itu, training supervisor juga bertugas melakukan pengaturan seleksi pegawai-pegawai yang tepat untuk berpartisipasi dalam program.
4. Counting supervisor (Pengawasan perhitungan)
Bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan penghitungan secara wajar semua bahan yang akan diinventarisir dan memastikan bahwa kartu-kartu persediaan telah disiapkan dengan wajar.
5. Checking supervisor (Pengawasan pengecekan)
Bertanggung jawab untuk menghitung kembali dan melakukan verifikasi mengenai kecermatan perhitungan dan memastikan bahwa semua unsur persediaan telah dihitung.
6. Control supervisor
Bertanggung jawab untuk peredaran dan kontrol dari semua kartu dan etiket persediaan, analisis varian atau perbedaan, dan penyiapan serta pendistribusian laporan.
Tujuan Utama Melakukan Stock Opname
Kegiatan stock opname memiliki tujuan utama, yaitu untuk mengetahui secara pasti dan benar mengenai pencatatan dalam administrasi dan pembukuan keuangan bisnis.
Tidak jarang juga beberapa bisnis yang menerapkan kegiatan stock opname hingga dua kali dalam sehari, ketika mulai jam operasional dan jam operasional berakhir.
Ketika melakukan stock opname ditemukan jumlah tidak sesuai, maka proses bisnis akan terganggu.
Misalnya, karyawan harus mengeluarkan produk sesuai dengan pesanan dari konsumen. Berdasarkan laporan pencatatan, barang yang dipesan tersebut masih tersedia.
Namun nyatanya, stok barang tersebut sudah tidak ada di gudang.
Kondisi ini tentu mengganggu kelancaran transaksi dan laporan keuangan perusahaan.
Oleh karena itu, dengan mengetahui jumlah barang yang real time dapat membantu pelaku usaha untuk memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk memenuhi persediaan dalam gudang.
Sekaligus hal ini membantu dalam mengetahui apa saja barang yang stoknya kurang dan lebih.
Adanya perbedaan jumlah pencatatan dengan jumlah stok di gudang disebabkan oleh beberapa hal, seperti ada transaksi yang belum tercatat atau adanya kesalahan dalam pencatatan.
Untuk mengatasi hal seperti ini, jelas solusinya melakukan audit atau stock opname.
Singkatnya tujuan melakukan stock opname adalah sebagai berikut:
- Mencegah terjadinya kerugian perusahaan karena adanya kelalaian dalam perhitungan
- Mengetahui jumlah persediaan barang yang sebenarnya
- Mengatur mutasi barang dari masuk dan keluar perusahaan
- Pengendalian inventory internal
Kapan Seharusnya Stock Opname Dilakukan?
Setiap pelaku usaha atau perusahaan memiliki periode perhitungan stock opname masing-masing.
Mengapa terjadi hal yang demikian?
Karena setiap usaha memiliki perlakuan yang berbeda-beda tergantung juga dari skala usaha dan juga kebijakan yang dimiliki oleh perusahaan untuk menjalankan operasional bisnisnya.
Untuk usaha berskala kecil, kegiatan stock opname dapat dilakukan lebih cepat. Bisa dalam kurun waktu sehari. Jadi, untuk bisnis seperti ini memungkinkan untuk melakukan kegiatan stock opname setiap harinya.
Untuk perusahaan dengan skala menengah dan besar, mereka tidak dapat melakukan kegiatan stock opname dalam kurun waktu sehari.
Perusahaan-perusahaan ini, umumnya kegiatan stock opname dilakukan kurun waktu mingguan, bulanan, hingga ada yang tahunan sesuai dengan kebijakan operasional yang diberlakukan oleh perusahaan.
Setiap waktu stock opname memiliki konsekuensi masing-masing, yang terpenting adalah kegiatan stock opname dilakukan secara teratur di waktu dan periode yang sudah ditentukan.
Semakin sering kegiatan stock opname dilakukan, maka semakin mudah pihak keuangan melakukan penyesuaian dalam selisih.
Lakukanlah stock opname sedini dan sesering mungkin, agar meminimalkan terjadinya selisih dalam jumlah yang besar. Adapun jika muncul masalah, maka dapat diselesaikan dengan lebih cepat.
Manfaat Penting Melakukan Stock Opname
Berikut ini ada beberapa manfaat dari kegiatan stock opname yang harus Anda ketahui sebagai pelaku usaha, di antaranya:
- Meminimalisir terjadinya penyimpangan barang, baik itu terjadi kekurangan atau kelebihan barang
- Dapat menyelesaikan masalah lebih cepat, seperti kehilangan barang atau kekurangan barang
- Dapat mengetahui perkembangan perusahaan dari hasil analisis tahun-tahun sebelumnya
- Mengetahui dengan pasti tentang arus masuk dan keluar barang
- Membantu untuk mengetahui keadaan barang di gudang secara pasti
- Mengetahui keakuratan data hasil pencatatan dengan keadaan yang sebenarnya
- Dapat menghitung Harga Pokok Penjualan
- Membantu identifikasi ketika ada kecurangan atau kelalaian yang terjadi di perusahaan
- Membantu dalam pengambilan keputusan perusahaan
- Menjadi pembanding antara tahun sebelumnya dengan perusahaan sejenis
Cara Tepat Melakukan Stock Opname
Setidaknya ada tiga langkah yang harus dilakukan dalam proses stock opname, yaitu:
1. Tahap Awal
Biasanya tahapan awal stock opname dilakukan jauh hari, setidaknya satu minggu sebelum stock opname.
Apa saja yang dilakukan pada tahap awal?
- Memberikan instruksi kepada bagian gudang untuk menyiapkan segala keperluan seperti stiker untuk memberikan tanda stock yang sudah dihitung.
- Memberikan instruksi agar stock produk ditata sesuai dengan kode produk atau jenis barang, sehingga dapat membantu meminimalisir terjadinya kerancuan terhadap lokasi barang saat melakukan stock opname.
- Pihak gudang melengkapi stock dengan barcode yang sesuai dengan kebijakan yang sudah disepakati. Jika barang dilengkapi dengan code akan memudahkan dalam proses stock opname.
- Sebaiknya pihak gudang menyiapkan sticker yang bertuliskan “Tidak Dihitung” untuk barang-barang yang sekiranya tidak perlu dihitung agar meminimalisir kekeliruan.
Ketika melakukan stock opname, terdapat beberapa barang yang tidak perlu dihitung, antara lain:
- Stock yang masuk selama proses kegiatan stock opname atau masuk setelah tanggal cut off.
- Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau biasa disebut dengan konsinyasi.
- Stock barang yang sudah rusak dan tidak dapat diretur. Sebaiknya stock barang yang seperti ini ditempatkan terpisah di gudang.
2. Tahap Persiapan
Tahapan ini dilakukan ketika sudah mendekati hari kegiatan stock opname, berikut ini ada hal-hal yang harus dipersiapkan, antara lain:
- Mengumpulkan seluruh tim yang berkaitan untuk melakukan briefing mengenai pembagian tanggung jawab masing-masing dalam proses stock opname.
- Berkoordinasi dengan pihak gudang untuk melengkapi inputan terkait dengan mutasi barang sampai dengan jam operasional terakhir sebelum besok hari dilakukan stock opname.
- Berikan instruksi kepada pihak gudang untuk menghentikan proses mutasi barang setelah jam operasional berakhir hingga proses stock opname selesai.
3. Tahapan Stock Opname
Nah, pada tahap ini merupakan hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan ketika stock opname adalah:
- Memastikan kembali semua transaksi yang berkaitan dengan stock sudah ter-input
- Print semua stock dari program sebagai pedoman dan dibagikan kepada accounting masing-masing tim
- Stock opname mulai dilakukan dan barang yang sudah dihitung diberi sticker atau label yang sudah disediakan. Hal ini untuk menghindari perhitungan ganda
- Setiap lembar stock yang sudah terisi dengan lengkap diserahkan pada bagian input untuk disalin ke Excel terlebih dahulu
- Melakukan pengecekan ulang ketika terjadi selisih
- Hasil akhir diserahkan pada bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program
Kesimpulan
Agar perhitungan stock opname dapat berjalan dengan baik, efektif, dan efisien sebaiknya perusahaan menggunakan sistem perhitungan yang akurat dan mumpuni.
Hal ini untuk mendukung perusahaan agar memastikan tidak terjadi kesalahan selama proses pencatatan.
Salah satu aplikasi yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan stock opname adalah menggunakan Zahir Accounting.
Zahir memberikan aplikasi khusus yang akan memudahkan dan mempercepat proses stock opname.
Dengan aplikasi ini, Anda dapat menikmati kemudahan dalam proses kegiatan operasional bisnis, termasuk perhitungan stock opname.
Hubungi Zahir sekarang.
