Performance Management System Adalah Cara Tingkatkan Kinerja Karyawan

Sistem Manajemen Kinerja atau lebih dikenal dengan istilah Performance Management System (PMS) adalah salah satu cara yang digunakan oleh perusahaan untuk mengidentifikasi, mengukur, dan mengembangkan kinerja karyawan. Sistem ini memainkan peran penting dalam mencapai tujuan strategis dan operasional perusahaan.

Dalam artikel ini, kita akan mengenal lebih jauh tentang apa itu Performance Management System, bagaimana cara menerapkannya, dan mengapa sistem ini penting dalam memenuhi tujuan perusahaan.

Apa Itu Performance Management System?

Performance Management System adalah proses sistematis yang digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawan dan tim.

Sistem ini melibatkan berbagai tahap, mulai dari penetapan tujuan, pengukuran kinerja, evaluasi, hingga pemberian penghargaan.

Tujuan utama dari Performance Management System adalah untuk memastikan bahwa karyawan dan tim bekerja seefektif dan seefisien mungkin dalam mencapai tujuan perusahaan.

Performance Management System bukan hanya tentang penilaian kinerja atau performa karyawan, tetapi juga tentang bagaimana cara meningkatkan kinerja tersebut.

Dengan kata lain, Performance Management System adalah tentang bagaimana cara membuat karyawan dan tim menjadi lebih baik dalam melakukan pekerjaannya.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Performance Management System?

Perusahaan membutuhkan Performance Management System untuk berbagai alasan.

1. Menetapkan Tujuan Perusahaan Secara Terukur

Pertama, sistem ini membantu perusahaan dalam menetapkan tujuan dan sasaran strategis yang jelas dan terukur. Dengan tujuan yang jelas, karyawan dan tim akan tahu apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang harus mereka capai.

2. Mengelola SDM Secara Efektif

Kedua, Performance Management System membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dengan lebih efektif. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengidentifikasi karyawan yang berkinerja baik dan yang perlu ditingkatkan kinerjanya.

Hal ini penting untuk memastikan bahwa semua karyawan bekerja dengan optimal dan memberikan kontribusi terbaik mereka untuk perusahaan.

3. Memberikan Feedback Bagi Karyawan Untuk Meningkatkan Kinerja

Ketiga, Performance Management System juga membantu perusahaan dalam memberikan feedback yang konstruktif kepada karyawan.

Feedback ini penting untuk membantu karyawan memahami kekuatan dan kelemahan mereka, serta apa yang bisa mereka lakukan untuk meningkatkan kinerja mereka.

5 Elemen Performance Management System

Ada beberapa elemen penting dalam Performance Management System yang perlu diperhatikan oleh perusahaan. Elemen-elemen ini meliputi:

1. Penetapan Tujuan: Ini adalah tahap awal di mana perusahaan menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas dan terukur untuk karyawan dan tim. Tujuan ini harus sesuai dengan tujuan strategis perusahaan dan harus SMART.
2. Pengukuran Kinerja: Ini adalah proses di mana perusahaan mengukur kinerja karyawan dan tim berdasarkan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Pengukuran ini dapat melibatkan penggunaan berbagai metode dan alat, seperti penilaian kinerja, survei, dan wawancara.
3. Evaluasi Kinerja: Ini adalah proses di mana perusahaan mengevaluasi kinerja karyawan dan tim. Evaluasi ini penting untuk memahami sejauh mana karyawan dan tim telah mencapai tujuan mereka dan apa yang bisa mereka lakukan untuk meningkatkan kinerja mereka.
4. Pemberian Penghargaan: Ini adalah tahap di mana perusahaan memberikan penghargaan atau insentif kepada karyawan yang telah mencapai atau melebihi target mereka. Penghargaan ini bisa berupa bonus, promosi, atau bentuk penghargaan lainnya yang dapat meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan.
5. Komunikasi dan Koordinasi: Komunikasi dan koordinasi yang baik adalah kunci sukses dalam implementasi Performance Management System. Perusahaan harus berkomunikasi dengan jelas tentang tujuan dan sasaran yang harus dicapai, serta memberikan feedback yang konstruktif kepada karyawan untuk membantu mereka meningkatkan kinerja mereka.

Tahap Penerapan Performance Management System

a. Membuat Rencana

Langkah pertama adalah membuat rencana. Anda bersama tim harus menentukan tujuan yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, and Timely) atau dalam bahasa Indonesia yaitu Spesifik, Dapat diukur, Dapat dicapai, Realistis, dan Tepat waktu.

b. Melakukan Tugas

Langkah kedua adalah melakukan tugas sebaik mungkin. Anda dan para karyawan perlu bekerja keras untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

c. Monitoring

Langkah ketiga adalah memantau kinerja tim Anda secara berkala. Sebagai atasan, Anda perlu untuk segera memberikan umpan balik (feedback) atau melakukan koreksi jika ada masalah atau hambatan yang muncul. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa karyawan tetap fokus dan termotivasi untuk mencapai tujuan.

d. Melakukan Review Kinerja

Terakhir, Anda perlu melakukan peninjauan atas kinerja tim dan karyawan Anda di akhir periode. Review ini mencakup penilaian terhadap pencapaian karyawan serta penilaian terhadap keterampilan, kompetensi, dan kontribusi keseluruhan.

Tujuannya adalah untuk mengakui prestasi, mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan, dan merencanakan tujuan dan  pengembangan untuk periode berikutnya.

Jenis-jenis Performance Management System atau Sistem Manajemen Kinerja

Ada beberapa jenis performance management system yang biasa digunakan oleh perusahaan, antara lain performance appraisal, objectives and key results (OKR), dan performance management software.

Masing-masing memiliki cara kerja dan tujuan yang berbeda, namun semuanya bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan dan memenuhi tujuan perusahaan.

1. Performance Appraisal

Performance appraisal adalah proses evaluasi kinerja karyawan yang dilakukan secara berkala oleh atasan langsung. Proses ini melibatkan diskusi formal tentang performa, pencapaian, milestone, dan area yang perlu ditingkatkan. Tujuan dari performance appraisal adalah untuk memberikan motivasi dan bimbingan dalam meningkatkan performa kerja.

Berikut adalah beberapa jenis sistem penilaian kinerja:

• General Appraisal

Dalam penilaian umum, ada komunikasi terus menerus antara karyawan dan supervisor mereka sepanjang tahun, dan di akhir periode penilaian, supervisor memberikan umpan balik tentang performa karyawan dan menetapkan tujuan baru.

• 360-Degree Appraisal

Dengan metode ini, umpan balik dan penilaian berasal dari supervisor langsung, rekan kerja, dan manajer lainnya, dengan fokus pada kekuatan dan kelemahan karyawan.

• Technological Performance Appraisal

Penilaian ini mengevaluasi keahlian teknis dan kemampuan karyawan. Selama periode penilaian, fokusnya adalah pada keahlian teknis, keterampilan, dan kompetensi karyawan.

• Employee Self-Assessment

Dengan metode ini, karyawan mengevaluasi performa mereka sendiri dengan membandingkan penilaian mereka dengan yang diberikan oleh atasan langsung mereka. Biasanya ada diskusi antara karyawan dan supervisor mereka, dengan setiap diskusi berakhir dengan penetapan tujuan baru.

• Project Evaluation Review

Metode ini melibatkan evaluasi dan umpan balik langsung untuk setiap proyek yang selesai. Ini membuat setiap anggota tim tetap terlibat dan berkomitmen.

2. Objectives and Key Results (OKR)

OKR adalah kerangka kerja yang digunakan untuk menciptakan, berkomunikasi, dan memantau tujuan dan hasil. OKR memastikan bahwa tim mengetahui tujuan organisasi dan berkomitmen untuk bekerja sama dalam mewujudkannya.

3. Performance Management Software

Performance management software adalah metode modern dalam memantau dan mengevaluasi performa karyawan. Software ini memungkinkan pelacakan, analisis, dan evaluasi performa dan produktivitas yang efektif.

Contoh Performance Management System di Perusahaan

Berikut adalah beberapa contoh perusahaan yang telah menerapkan performance management system:

• Netflix

Contoh pertama adalah Netflix, platform streaming teratas yang saat ini menggunakan metode 360 Degree Appraisal untuk menilai performa karyawan mereka.

• Google

Sementara itu, Google menggunakan sistem OKR (Objectives and Key Results) untuk menetapkan dan mengukur tujuan perusahaan.

• Delloite

Ada pula Deloitte yang  menggunakan sistem yang disebut Performance Snapshot, di mana mereka melakukan evaluasi kinerja perusahaan dan karyawan empat kali dalam setahun.

• Panasonic

Perusahaan Panasonic juga menggunakan OKRs untuk memfasilitasi penetapan tujuan di antara karyawan dan memotivasi mereka untuk mencapai tujuan mereka, yang dapat meningkatkan performa perusahaan dalam prosesnya.

Pentingnya Performance Management System dalam Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Performance Management System memainkan peran penting dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Sistem ini membantu HRD dalam mengelola karyawan, mengevaluasi kinerja mereka, dan memberikan feedback yang konstruktif. Dengan demikian, Performance Management System dapat membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia mereka.

Zahir HR: Solusi Optimalkan dalam Pengelolaan Karyawan

Dalam pengelolaan karyawan, Zahir HR menawarkan solusi HRIS terbaik yang mencakup aplikasi Payroll dan Absensi yang cepat dan terintegrasi. Dengan Zahir HR, proses pengelolaan karyawan dapat dipercepat hingga 93%.

Zahir HR memungkinkan perusahaan untuk melakukan proses pengerjaan dalam kurang dari satu hari, melakukan rekap PPh 21 secara otomatis, memantau kehadiran karyawan secara real-time, mempermudah pengajuan cuti, dan terintegrasi dengan Zahir Accounting.

Dengan demikian, tak heran jika Zahir HR dapat menjadi solusi optimal dalam implementasi Performance Management System di perusahaan Anda.

Dengan mengintegrasikan Performance Management System dan Zahir HR, perusahaanmu dapat mengelola karyawan dengan lebih efisien dan efektif, sekaligus meningkatkan kinerja karyawan.

Coba Zahir HR GRATIS, Sekarang Juga!

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan performance management system (PMS) dalam perusahaan?

Performance Management System adalah proses sistematis yang digunakan oleh perusahaan untuk mengidentifikasi, mengukur, dan mengembangkan kinerja karyawan dan tim.

2. Bagaimana melakukan performance management process?

Proses manajemen kinerja melibatkan beberapa tahap, termasuk perencanaan (menetapkan tujuan dan sasaran), pengelolaan kinerja (monitoring dan memberikan feedback), penilaian kinerja, dan pemberian penghargaan atau insentif.

3. Apa itu performance management staff?

Performance management staff adalah proses manajemen kinerja yang ditujukan khusus untuk staf atau karyawan. Proses ini melibatkan penetapan tujuan, pengukuran kinerja, evaluasi, dan pemberian penghargaan untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas staf.