Pengertian Software ERP

Pengertian ERP Secara singkat, ERP merupakan Enterprise Resource Planning yang dapat diartikan sebagai seperangkat software yang sangat memberikan banyak manfaat untuk bisnis, salah satunya adalah dalam mengelola dan mengintegrasikan aktivitas operasional bisnis. Software ini mampu memfasilitasi bisnis dengan informasi laporan keuangan yang real time, sehingga sangat membantu juga memudahkan Anda dalam mengambil sebuah keputusan yang tepat.

Awalnya Software ERP ini hanya dikenal di perusahaan yang skalanya cukup besar saja. Namun, Seiring berkembang pesatnya dunia digital membuat ERP ini juga dapat menyasar kalangan UKM dan juga semakin luas fungsinya untuk kepentingan bisnis mulai dari pengadaan, pengelolaan laporan keuangan, proyek,produksi,SDM dan semua sistem yang bergerak dalam bisnis.

Sejarah Software ERP

Jika dilihat dari sejarah, ERP sudah ada sejak tahun 1990. Namun konsep pertamanya ada di tahun 1960. Pada saat itu hanya digunakan untuk kontrol di sektor manufaktur dan manajemen inventaris saja. Saat tahun 1970, software ERP ini berubah menjadi MRP (Material Requirements Planning) yang berfungsi sebagai penjadwalan proses produksi.

Selanjutnya pada tahun 1980, MRP berkembang lagi mencakup lebih banyak proses manufaktur, dan mengubah namanya menjadi MRP-II. Tahun 1990-an, ERP mengalami banyak perkembangan tidak hanya sebagai manajemen inventaris saja tetapi sudah menjalar ke fungsi-fungsi backoffice, seperti mengelola laporan keuangan, manajemen proyek, permesinan, hingga ke SDM. Dan di tahun ini jugalah, software ERP ini mulai digunakan.

Baca Juga: Memahami ERP Itu Apa dan Tips Memilih Modul yang Sesuai

Kelebihan Software ERP

Tentu, semakin berkembangnya dunia teknologi semakin berkembang pula kelebihan dari software ERP ini, berikut beberapa kelebihan software ERP ini:

  • Melakukan perencangan perekayasaan
  • Integrasi data area fungsional atau bidang yang berbeda-beda dapat memastikan komunikasi yang lebih baik dan efisien.
  • Akuntansi untuk semua tugas termasuk mengidentifikasi pemasukan, laba perusahaan, hingga ke biaya yang dikeluarkan.
  • Memudahkan proses identifikasi pemesanan dari proses penerimaan hingga fulfillment.
  • Sistem yang pas untuk mengidentifikasi sesuai antara pemesanan, pembelanjaan, pembiayaan hingga ke pengelolaan inventory.

Kekurangan Software ERP

Meski banyak sekali kelebihan yang software ERP ini, namun ada juga kelemahan dari sistem ini. Tentu hanya sedikit dibanding kelebihan yang diberikan oleh sistem ERP ini, Biasanya yang menjadi kendala para pengusaha untuk menerapkan software ERP ini adalah karena harganya yang terbilang cukup mahal. Namun, sebenarnya jika dilihat dari segudang kelebihan dan manfaat yang ditawarkan oleh sistem ERP ini tentu rasanya seimbang dengan harga yang dibanderol.

Kegunaan Software ERP untuk Bisnis

Tentu, ketika Anda ingin memilih suatu sistem Anda pasti akan mencari tahu terlebih dahulu apa yang bisa di berikan dari sistem tersebut? Berikut adalah kegunaan atau manfaat yang software ERP berikan untuk Anda.

Mengoptimalkan Efisiensi

Software ERP mampu membuat berbagai aktivitas di bisnis Anda jadi semakin efisien. Segala aktivitas kantor seperti pembagian tugas ke karyawan, pengelolaan inventaris, sampai ke pengelolaan laporan keuangan semua bisa dapat dilakukan secara otomatis, sehingga tidak banyak memakan waktu untuk melakukan aktivitas bisnis yang begitu kompleks.

Pengelolaan secara otomatis yang software ERP lakukan membuat Anda jauh lebih memiliki banyak waktu untuk mengejar goals pada bisnis Anda. Anda bisa fokus dalam menyusun strategi marketing dan sebagainya. Software ERP juga mampu menyediakan akses data yang cepat bagi petinggi-petinggi perusahaan. Sehingga, Anda akan jauh lebih mudah memantau perkembangan yang terjadi di bisnis Anda, seluruh data yang Anda butuhkan software ERP tampilkan secara real time.

Menghemat Biaya Operasional

Dengan segala kecanggihan yang software ERP berikan mampu mengubah segala bentuk aktivitas manual menjadi otomatis. Tentu sangat menghemat biaya operasional bisnis Anda. Sebab, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tenaga kerja yang banyak karena software ERP mampu menyelesaikan pekerjaan manual menjadi otomatis.

Selain itu, seperti yang sudah dibahas di awal, jika dilihat dari segudang manfaat atau kegunaan yang software ERP tawarkan, tentu sistem ERP ini akan sangat menghemat biaya operasional Anda karena mampu meminimalisasi terjadinya kendala yang justru merugikan.

Membantu dalam Mengambil Keputusan Bisnis yang Tepat

Dalam mengambil keputusan tentu Anda tidak bisa asal, Anda harus melihat data yang akurat untuk bisa menentukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil dengan tidak melihat data yang akurat akan sangat berpengaruh kepada langkah bisnis Anda ke depannya. Software ERP adalah solusinya, menyajikan laporan yang real time, akurat, serta sangat lengkap sehingga akan sangat membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat.

Menjaga dan Meningkatkan Kolaborasi

Dalam bisnis kolaborsi antar departemen atau cabang memang sangat diperhatikan. Software ERP mampu membantu Anda dalam mengelola antar departemen atau cabang. Dengan data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP, satu departemen dapat mengakses data dari departemen atau cabang yang lain, sehingga akan semakin meminimalisasi terjadinya miss komunikasi antar departemen.

Meningkatkan Keamanan Data

Pada sistem ERP seluruh data disimpan dalam sistem terpusat yang sudah dijamin keamanannya. Admin yang memegang tanggung jawab dalam mengelola data perusahaan bisa memberikan akses terbatas kepada karyawan. Dan para manager atau petinggi pun berhak menentukan hak akses untuk admin dan karyawannya sehingga tidak akan terjadi kebocoran data, data-data penting bisa di-setting hanya dapat diakses oleh manager.

Dan akan dengan mudah jika ingin menghentikan atau memutus hak akses untuk karyawan apabila ada pergantian karyawan. Sehingga, dapat memberikan akses baru kepada karyawan pengganti. Software ERP ini juga dapat memantau aktivitas apa saja yang dilakukan oleh pengguna, sehingga Anda tidak perlu khawatir jika terjadi kecurangan.

Baca Juga: Aplikasi ERP adalah Solusi Bisnis, Apa Saja Fitur yang Tersedia?

Lalu, Untuk Siapa Software ERP Ini?

Jika di awal kemunculannya software ERP ini hanya digunakan untuk usaha manufaktur saja, sekarang dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat, juga kebutuhan bisnis yang terus berkembang membuat ERP ini sangat dibutuhkan untuk berbagai macam sektor bisnis, mulai dari perusahaan jasa, ritel, grosir, food and beverage, kesehatan, bahkan pendidikan.

Tidak hanya itu saja, ERP ini juga mampu mengelola pemerintahan. Karena software ERP ini mampu mengelola segala bentuk aktivitas yang terjadi di sebuah industri usaha apa pun hingga membuat ERP ini sangat dibutuhkan di segala sektor bisnis.

Waktu yang Tepat untuk Anda Menggunakan Software ERP

Kebanyakan dari pengusaha yang masih melakukan pekerjaan manual adalah bingung menentukan sebenarnya bisnisnya sudah memerlukan sistem ERP atau masih bisa dikerjakan secara manual? Ada waktu yang tepat untuk Anda menentukan menggunakan software ERP ini, Jika Anda sudah mengalami hal ini, ini adalah waktunya Anda beralih. Kapan saja waktunya?

  • Jika staf Anda sudah menghabiskan banyak waktu untuk mengerjakan banyak tugas yang sebenarnya bisa dilakukan secara otomatis, tidak harus manual. Seperti membuat laporan keuangan, pada tugas ini tentu staf Anda sangat memerlukan banyak waktu jika harus dikerjakan secara manual sebab staf Anda harus benar-benar teliti dalam menyusun laporan keuangan. Dengan software ERP, laporan keuangan sudah tersaji secara otomatis dan real time, serta sangat akurat datanya. Sehingga staff Anda bisa fokus pada tugas yang lain.
  • Ketika Anda sudah memiliki lebih dari satu departemen atau anak perusahaan (cabang) , Anda akan jauh lebih mudah dalam mengontrol dan mengelola lebih dari satu departemen lewat satu sistem saja.
  • Pada saat Anda sudah mulai kesulitan dalam mengelola inventory.
  • Ketika Anda ingin bekerja sama dengan vendor atau customer di mana pun dari berbagai wilayah.
  • Jika Anda tidak punya data yang akurat untuk dijadikan acuan dalam mengambil keputusan.
  • Tidak ada peningkatan dari bisnis Anda, sehingga bisnis seperti berjalan ditempat saja.

Itulah beberapa waktu yang mungkin jika Anda sudah merasakannya, maka Anda bisa langsung memutuskan untuk menggunakan software ERP sebagai solusinya.

Baca Juga: Contoh Aplikasi ERP yang Banyak Digunakan dalam Perusahaan

Tips Memilih Software ERP yang Tepat

Setelah Anda sudah mengetahui pengertian ERP, kegunaannya untuk bisnis, kelebihan serta kekurangannya, untuk siapa doftware ERP, sampai kepada waktu yang tepat untuk Anda menggunakan software ERP. Ada beberapa tips yang harus Anda perhatikan sebelum Anda akhirnya memutuskan menggunakan sistem ERP.

Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis Anda

Setiap bisnis tentu memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Sebelum memilih untuk menggunakan software ERP Anda harus kenali dengan jelas terlebih dahulu kendala apa saja yang Anda alami, tantangan apa saja yang harus Anda hadapi sehingga Anda bisa menjelaskan dengan baik kepada vendor ERP agar Anda dapat mendapatkan solusi tepat dari software ERP. Agar sang vendor pun juga dapat memberikan fitur-fitur yang memang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Pastikan Vendor yang Berpengalaman juga Terpercaya

Sebelum Anda menggunakan software ERP, pastikan Anda mencari vendor ERP yang sudah berpengalaman dan juga terpercaya. Mulai dari siapa saja kliennya? Solusi apa saja yang ditawarkan, itu semua dapat Anda lihat dari portofolio perusahaan penyedia ERP.

Mudah Diakses

Di kecanggihan dunia digital seperti sekarang ini, banyak pengusaha yang butuh sistem / software ERP yang mudah diakses di mana pun. Tidak hanya tersedia dalam versi desktop saja tetapi dapat diakses melalui smartphone, sehingga sangat memudahkan Anda dalam melihat bagaimana kondisi bisnis Anda secara real time.

Unlimited User License

Pastikan Anda memilih Vendor ERP yang menyediakan unlimited user license, hal ini agar Anda jauh lebih mengehemat biaya, karena bisa banyak pengguna tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

Mudah Di-customize

Seiring dengan pertumbuhan bisnis yang terus meningkat, pasti akan meningkat juga kebutuhan bisnis Anda, Anda harus pastikan bahwa ERP ini mudah dikustomisasi (customization) sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Di tengah maraknya perkembangan bisnis yang begitu pesat, juga kemajuan teknologi yang tidak dapat dihindari memaksa Anda untuk juga maju ke depan agar bisnis Anda tidak tertinggal. Anda harus cermat dalam mengamati setiap yang terjadi di bisnis Anda agar Anda tahu langkah apa yang harus Anda ambil untuk menjaga pertumbuhan bisnis Anda.

Software ERP hadir sebagai solusi untuk Anda dalam mengelola aktivitas-aktivitas operasional menjadi semakin mudah dan efisien. Semua sektor bisnis sudah bisa menggunakan ERP, baik bisnis skala kecil maupun besar.

Anda telah mengetahui dengan lengkap tentang ERP, jika Anda ingin berkonsultasi mengenai kendala bisnis, silakan sampaikan secara langsung kepada kami. Di zahiraccounting.com, tim expert kami siap membantu Anda.

Sedikit informasi tentang tim expert Zahir, tim expert kami sudah sangat berpengalaman di bidangnya, juga memiliki loyalitas dan jam terbang yang tinggi sehingga Anda tidak perlu khawatir tim kami akan menginformasikan dengan lengkap bagaimana ERP ini mampu bekerja untuk pertumbuhan bisnis Anda. Anda dapat mengakses layanan ERP yang Zahir sediakan di sini.