Dalam artikel ini kita akan membahas tentang persediaan atau inventory, yaitu Stock Opname. Nah, di sini kita akan mempelajari pengertian dari stock opname hingga contoh laporan stock opname.
Ingin tahu ulasan lebih detailnya? Mari kita mulai pembahasannya.
Apa Itu Stock Opname?
Daftar Isi
Stock opname adalah kegiatan penghitungan persediaan barang dagang yang ada di gudang dimana dalam kegiatan tersebut akan mencocokkan nilai persedian yang tersedia secara fisik yang ada di gudang dengan nilai buku persediaan yang ada di laporan.
Tujuan Stock Opname
Tujuan dilakukannya stock opname adalah untuk mengetahui secara pasti dan akurat mengenai persediaan yang ada di dalam catatan pembukuan dan yang ada di gudang apakah benar-benar sama nilainya atau malah ada selisih kelebihan atau kekurangan persediaan barang dagang.
Jika ditemukan selisih setelah di lakukan stock opname maka tindakan selanjutnya akan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan tersebut.
Apabila ditemukan selisih lebih antara jumlah persediaan atau nilai kas persediaan, maka perusahaan harus melakukan pengecekan ulang untuk mengetahui apakah terdapat kemungkinan transaksi yang belum dicatat atau terjadi kesalahan saat melakukan pencatatan.
Namun, jika yang ditemukan adalah selisih kurang biasanya ada dua kemungkinan, yaitu membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan tersebut dan kemudian akan dibebankan pada perusahaan.
Tetapi, jika peraturan perusahaan mewajibkan petugas di bagian persediaan untuk mengganti kekurangan dari persediaan tersebut, maka jurnal penyesuaian tidak perlu dibuat kecuali harga pokok persediaan berbeda dari harga penggantian.
Tetapi hal itu berbeda jika yang dilakukan stock opname adalah perusahaan manufaktur.
Hal tersebut biasanya dilakukan untuk mengetahui:
- Persediaan bahan baku
- Bahan penolong
- Barang setengah jadi
- Barang jadi
Fungsi dan Manfaat Stock Opname
Setelah mengetahui pengertian dan tujuan dari dilakukannya stock opname, maka Anda sudah memiliki bayangan mengenai fungsi dan manfaat dari stock opname ini.
Untuk lebih jelasnya, berikut fungsi dan manfaat dari kegiatan stock opname, yaitu:
- Mengetahui apakah barang yang tersedia digudang sama dengan catatan pembukuan yang ada dilaporan.
- Dapat meminimalisir terjadinya penyimpangan atas persedian.
- Dapat segera melakukan tindak lanjut apabila ada barang yang hilang atau rusak (tidak layak untuk dijual).
- Mengetahui persediaan tahun lalu dan tahun sekarang sehingga dapat menganalisa perkembangan perusahaan.
- Mengetahui arus masuk dan keluar persediaan barang.
- Mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya.
Jenis-jenis Stock Opname
Ada tiga jenis stock opname yang bisa diterapkan dalam bisnis Anda tergantung jenis dan skala bisnis yang dijalankan, berikut ulasannya:
1. Periodic Stock Verification
Stock opname jenis ini biasanya dilakukan setiap satu quarter.
Hitungan mudahnya per 3 bulan satu kali, atau bisa juga per 6 bulan satu kali alias satu tahun hanya dua kali perhitungan saja.
Anda bisa menjadwalkan waktu khusus untuk melakukan stock opname misalnya selama dua hari berturut-turut.
Biasanya metode ini diterapkan pada perusahaan yang menjual barang-barang berharga atau usaha mikro yang hanya memiliki sedikit stok barang.
Jumlah produk secara fisik akan dihitung dan dicatat dengan kondisi barang apakah mengalami cacat atau tidak.
2. Annual Stock Opname
Stock opname jenis ini sangat cocok dilakukan menjelang dibuatnya laporan keuangan tahunan.
Pengecekan stok harus dilakukan untuk memberikan kesimpulan sekaligus menyambut periode baru penjualan.
Stock opname jenis ini biasanya hanya dilakukan satu kali dalam satu tahun.
Bisnis yang cocok menggunakan perhitungan ini adalah bisnis yang menjual barang dengan umur panjang dan tidak mudah rusak.
3. Daily Stocktaking
Perhitungan jenis ini dilakukan setiap hari untuk memastikan bahwa jumlah barang di lapangan sama dengan laporan atau data yang ada.
Metode ini biasanya dipakai oleh pebisnis minimarket.
Biasanya, stock opaname jenis ini juga dilakukan dua kali satu hari per pagi dan malam saat opening dan closing toko demi meminimalisasi adanya perbedaan data.
Kapan Kegiatan Stock Opname Dilakukan?
Stock opname biasanya dilakukan setiap akhir periode yaitu setiap akhir tahun, triwulan (tiga bulan), kuartal (4 bulan), bahkan setiap akhir bulan, tergantung dari kebijakan perusahaan.
Tetapi bagi perusahaan yang memiliki sistem pengendalian intern lebih tertata biasanya kegiatan ini dilkukan setiap tiga atau empat bulan.
Kegiatan ini cukup menyita waktu karena petugas yang melakukan kegiatan stock opname akan benar-benar memeriksa secara langsung keadaan serta kondisi persediaan barang dagang perusahaan.
Maka dari itu perusahaan harus mengatur waktu secara efisien ketika ingin melakukan stock opname.
Namun dalam hal ini perhitungan perusahaan sudah semakin dimudahkan dengan teknologi, yaitu menggunakan bar code.
Sebagian besar perusahaan menggunakan bar code karena diyakini dapat dengan mudah dan akurat membantu perusahaan untuk mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan barang.
Prosedur atau Langkah-langkah Melakukan Stock Opname
Untuk melakukan stock opname dengan benar, Anda harus mengetahui bagaimana prosedur atau urutan langkah-langkah dalam menjalankanya.
Dengan mengetahui prosedur ini, dapat mengurangi kesalahan dan pekerjaan stock opname bisnis Anda bisa lebih cepat.
Berikut adalah langkah-langkah stock opname, yaitu:
- Pertama yang harus kita lakukan adalah persiapan stock opname yaitu dengan menghentikan seluruh pergerakan barang, seperti pemberitahuan kepada supplier supaya tidak mengirimkan barang dan pemberitahuan kepada costumer sehingga tidak ada transaksi atau pergerakan barang. Disarankan stock opname lebih baik dilakukan saat libur panjang karena pada waktu tersebut tidak ada kegiatan apa pun. Tapi hal ini tidak direkomendasikan untuk perusahaan yang skala pergerakan barangnya besar.
- Pembagian lokasi stock opname,jika memiliki lebih dari satu penyimpanan barang atau jumlah barang sangat banyak maka stock opname harus dilakukan oleh beberapa orang.
- Sebelum pelaksanaan stock opname pastikan semua dokumen yang dibutuhkan telah terkumpul.
- Lakukan perhitungan fisik dengan cermat dan teliti sehingga tidak terjadi kesalahan.
- Setelah melakukan pehitungan fisik yaitu membandingkan data stock opname antara sistem pencatatan dalam pembukuan dengan persediaan yang tersedia.
- Membuat laporan stock opname.
- Dan yang terakhir adalah melaporkan hasil stock opname.
Cara dan Contoh Membuat Laporan Stock Opname Excel
Berikut contoh laporan stock opname, lengkap dengan contoh format laporan stock opname yang dibuat menggunakan Excel, juga rumus yang digunakan untuk menghitung stock opname.
Dari sekian banyaknya penjelasan di atas, mungkin Anda sudah memiliki bayangan seperti apa laporan stock opname itu.
Jangan khawatir di sini kami juga sudah menyiapkan contoh laporan stock opname menggunakan Excel beserta penjelasannya.
Untuk membuat laporan seperti ini ada baiknya dilakukan secara komputerisasi untuk mempermudah pekerjaan dan mengurangi terjadinya kesalahan dalam pencatatan.
Dalam artikel ini digunakan software pengelola angka yaitu Microsoft Excel.
Pasti Anda bertanya-tanya bagaimana cara membuatnya dan apa saja yang harus diinput terlebih dahulu.
Baiklah untuk detail cara dan tahapannya akan dijelaskan secara urut di bawah ini:
Setelah dilakukan kegiatan stock opname dan semua data sudah terkumpul maka langkah selanjutnya adalah menginput hasil data kedalam komputer menggunakan software Microsoft Excel.
- Nyalakan komputer dan langsung saja klik 2 kali atau tekan enter pada icon microsoft excel.
- Setelah Excel terbuka maka langkah pertama adalah membuat format laporan seperti gambar di bawah, isikan NAMA PERUSAHAAN, NAMA LAPORAN dan PERIODE LAPORAN. Kemudian buatlah kolom dan isikan format data seperti di gambar mulai dari NO, KODE BARANG hingga terakhir KETERANGAN.
- Input data persedian mulai dari No sampai Harga Jual secara manual seperti contoh di gambar.
- Input data persediaan awal masukkan rumus (=G10*E10) pada kolom NILAI dan rumus [=SUM(H10:H14)] pada kolom, untuk angka jumlah di tulis secara manual.
- Input data penjualan untuk kolom JML ditulis manual dan pada kolom NILAI Masukkan rumus (=I10*F10), untuk kolom total caranya sama dengan yang di atas.
- Input data barang masuk caranya sama dengan no 3.
- Input data persediaan akhir yang nantinya akan di jadikan data untuk mencocokkan nilai buku persediaan dengan nilai fisik persediaan yang ada digudang (Nilai sesungguhnya ), untuk semua rumus jumlah caranya sama dengan no 3 menggunakan formula (sum).
- Input data persediaan yang tersedia digudang (Nilai Fisik), angka JML ditulis manual sesuai dengan jumlah barang yang ada digudang.
- Setelah semua data telah terimput maka selanjutnya adalah pencocokan data yaitu dengan mencocokkan Nilai buku persediaan dengan Nilai fisik digudang. Apabila hasil dari selisih menunjukkan minus (-) maka disebut selisih kurang dan sebaliknya apabila menunjukkan hasil (+) maka disebut selisih lebih, Ada beberapa faktor terjadinya selisih kurang/lebih bisa jadi barang hilang atau rusak. Perhatikan gambar dibawah.
- Setelah melakukan pencocokan dan ditemukan selisih lebih/kurang maka dikolom keterangan ditulis keterangan berdasarkan keadaan barang tersebut, jika minus (-)/selisih kurang dikarenakan barang tersebut rusak maka pada kolom keterangan ditulis rusak begitupun dengan selisih lebih yang kemungkinan di karenakan kesalahan pencatatan maka di kolom keterangan di tulis salah catat. Perhatikan gambar yang diblok merah.
Setelah semuanya selesai maka hasilnya akan seperti di bawah ini:
Aplikasi Stock Opname
Tool atau alat bantu untuk melakuakn stock opname bisa dengan menggunakan Microsoft Excel. Untuk detailnya sudah dijelaskan di atas.
Namun, penggunaan Excel belum tentu ramah untuk semua orang, karena ada beberapa detail penggunakan rumus atau fungsi perhitungan yang butuh dihafalkan.
Dan selain itu yang menjadi permasalahan dari menggunakan Excel adalah prosesnya yang terbilang cukup lama.
Sehingga ketika Anda butuh laporan yang cepat, hal ini akan menjadi kendala.
Untuk Anda yang menginginkan laporan stock opname yang cepat dan bebas error, sudah saatnya Anda beralih ke aplikasi komputer untuk membantu pekerjaan stock opname perusahaan Anda.
Aplikasi yang telah terbukti dapat memudahkan pekerjaan stock opname bisnis Anda adalah Zahir Accounting.
Dengan software akuntansi Zahir, Anda akan merasakan kemudahan dalam membuat laporan stock opname perusahaan Anda.
Proses perhitungannya berjalan otomatis, sehingga pekerjaan Anda lebih cepat dan bebas error.
Selain itu, Zahir juga sudah menyediakan tutorial untuk membantu Anda melakukan stock opname.
Kesimpulan
Stock opname merupakan aktivitas penting di bisnis Anda untuk menentukan apakah barang yang masuk dan keluar sudah sesuai.
Dengan melakukan pekerjaan ini, perusahaan memperoleh banyak keuntungan, seperti apakah pengelolaan bagian gudang sudah berjalan baik dan apakah data keuangan sudah benar.
Untuk melakukan stock opname, Anda dapat menggunakan Microsoft Excel.
Untuk memudahkan Anda dalam mempelajari stock opname ini, tulisan ini juga sudah menjelaskan bagaimana cara memanfaatkan Excel beserta detail pembuatannya dan rumus perhitungannya.
Selain itu, terdapat pula contoh stock laporan stock opname, sehingga dapat mempercepat pemahaman Anda dalam membuatnya.
Untuk Anda, yang ingin pekerjaan stock opname berjalan lebih efisien, Anda bisa menggunakan aplikasi stock opname, seperti Zahir Accounting.
Dengan Zahir, pekerjaan stock opname di bisnis Anda dapat berjalan lebih cepat dan akurat.
