Sebelum menggunakan sistem ERP, memahami konsep dasar ERP menjadi hal yang penting bagi para pebisnis yang ingin menggunakannya. Secara umum ERP menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis untuk mengurangi proses atau pekerjaan manual. Dengan kata lain, sistem ERP menyederhanakan alur kerja dalam sebuah bisnis.
Sistem ERP biasanya memiliki dashboard yang dapat diakses dengan informasi data yang real time. Data yang muncul di dashboard tersebut berasal dari berbagai sektor atau departemen bisnis untuk memudahkan pengukuran produktivitas dan profit perusahaan. Tanpa software ERP, data perusahaan hanya berada di masing – masing departemen dan sulit untuk diakses dari berbagai tempat oleh pihak lain yang berkepentingan. Dengan adanya ERP, data dari berbagai departemen dapat dibagikan dengan mudah.
Jika sudah mengetahui konsep dasar ERP dan manfaat sistem ini untuk bisnis, para pengusaha tentu akan berusaha menggunakan sistem ini untuk meningkatkan efisiensi di perusahaan mereka. Namun para pebisnis wajib mengetahui faktor-faktor yang harus dipertimbangkan sebelum menggunakan sistem tersebut. Berikut ini adalah faktor-faktornya
Kebutuhan Bisnis
Setiap perusahaan tentu memiliki kebutuhan masing-masing yang belum tentu sama dengan perusahaan lainnya. Tantangan yang dialami oleh suatu perusahaan mungkin saja berbeda dengan perusahaan lain. Aplikasi ERP yang baik seharusnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap bisnis. Pastikan pemilik bisnis memahami tantangan yang dihadapi oleh bisnis dan apa solusi yang diharapkan dari ERP. Jangan sungkan untuk mengutarakan semua kebutuhan usaha secara detail pada penyedia sistem ERP untuk mendapatkan sistem ERP dengan spek dan fitur yang sesuai kebutuhan.
Pengalaman Vendor
Kumpulkan informasi secara detail tentang vendor ERP termasuk pengalaman dalam menyediakan solusi ERP. Cari tahu klien yang bekerjasama dengan perusahaan tersebut, industri mereka, dan berapa lama vendor tersebut sudah beroperasi. Cari review klien mengenai manfaat yang diperoleh sejak menggunakan sistem ERP dari vendor tersebut.
Dukungan Dari Vendor
Jika berbicara mengenai vendor ERP, kenali apa saja dukungan yang akan diberikan. Dukungan adalah elemen yang penting untuk setiap tahap proyek. Dukungan tersebut terdiri dari analisis kebutuhan, rencana kerja, implementasi, pelatihan, konfigurasi, pendampingan, dan pasca implementasi. Pilihlah vendor yang mudah dihubungi ketika sistem ERP mengalami masalah atau saat ingin bertanya mengenai cara kerja sistem ERP.
Kemudahan Integrasi
Konsep dasar ERP yang baik seharusnya dapat memberikan kemudahan bagi para penggunanya untuk mengintegrasikan dan menyesuaikannya. Mungkin Anda belum memerlukan banyak penyesuaian dan integrasi untuk saat ini. Namun kebutuhan bisnis dapat berubah sewaktu-waktu. Di masa depan, Anda bisa saja ingin menambahkan modul atau bahkan menguranginya. Saat bisnis semakin berkembang, kebutuhan bisnis akan semakin kompleks. Untuk itu, pastikan ERP yang dipilih mudah disesuaikan dengan tipe bisnis yang dijalankan.
