84 views

Inilah 5 Dampak Negatif jika Anda Mengabaikan Password dalam Software Akuntansi

mengabaikan password

Inilah 5 Dampak Negatif jika Anda Mengabaikan Password dalam Software Akuntansi

 

Sebelum hadirnya software khusus untuk akuntansi, laporan keuangan dilakukan dengan cara manual melalui kertas kerja. Mengerjakan laporan keuangan secara manual ini tentu saja tidak efisien dari segi waktu, sementara data keuangan yang harus dimasukkan tidaklah sedikit. Banyaknya data yang harus dianalisa dan dihitung serta adanya tuntutan dari pihak manajemen untuk segera mendapatkan laporan keuangan untuk kepentingan strategis perusahaan, seringkali menjadi penyebab terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Solusi terbaik untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan menggunakan  software akuntansi yang akan mempermudah dalam pembuatan laporan keuangan. Aktivitas membuat buku besar, jurnal, neraca hingga menghasilkan berbagai laporan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Sehingga manajemen dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Adapun benefit yang didapatkan dari penggunaan software akuntansi ini adalah:

  • efektivitas waktu dalam mengerjakan laporan keuangan
  • meminimalkan resiko kesalahan perhitungan yang dapat merugikan perusahaan
  • jika terjadi kesalahan dalam perhitungan, maka dapat segera diperbaiki dan tidak perlu mengulang lagi dari awal
  • hanya dengan input transaksi, maka secara otomatis akan dilakukan penjurnalan
  • berbagai laporan otomatis akan terbentuk
  • laporan keuangan disajikan secara real time.

Mengingat pentingnya sebuah laporan keuangan, maka sudah seharusnya bagian atau personel terkait harus melindungi data-data keuangan perusahaan. Melindungi data penting perusahaan, terlebih yang terkait dengan laporan keuangan yang tersimpan dalam software akuntansi dapat dilakukan dengan memberikan password.

Bahayanya Mengabaikan Password

Password merupakan bentuk data otentikasi rahasia yang digunakan untuk mengontrol akses ke dalam sebuah sumber informasi yang diketahui oleh pengguna. Karena penggunaan password yang krusial, maka password seharusnya dirahasiakan dari mereka yang tidak memiliki wewenang untuk mengakses. Namun, tidak semua personel menyadari pentingnya password dalam software akuntansi mereka, sehingga peluang untuk terjadi hal yang negatif terbuka lebar. Adapun dampak negatif jika Anda mengabaikan password dalam software akuntansi adalah:

1. Data dapat disalahgunakan

Data perusahaan yang bersifat rahasia diubah di bagian-bagian tertentu sehingga banyak terjadi perubahan. Pihak yang tidak bertanggung jawab menggunakan data tersebut untuk kepentingan tertentu yang tidak ada kaitannya dengan perusahaan.

2. Rahasia perusahaan dapat dibajak

Umumnya, pihak yang membutuhkan laporan keuangan meliputi pihak internal perusahaan yang terdiri dari pemilik perusahaan, manager atau pimpinan perusahaan, karyawan, serta pihak eksternal yang meliputi investor, pemberi pinjaman, pemasok, pelanggan, pemerintah, dan masyarakat. Data yang seharusnya hanya untuk pihak tertentu tersebut dapat bocor ke pihak lain, seperti kompetitor yang dapat menggunakannya sebagai sarana untuk menentukan strategi menghadapi persaingan bisnis

3. Penyalahgunaan kewenangan

Wewenang yang diberikan pada personel yang ditunjuk untuk melakukan tugasnya merupakan kekuasaan pribadi.  Hal inilah yang menimbulkan personel yang berada pada posisi penting merasa memiliki hak untuk menggunakan wewenangnya secara bebas.

4. Pencurian data

Data-data keuangan yang penting jika tidak dilindungi secara optimal maka rentan akan pencurian atau kehilangan data. Pencurian atau kehilangan data tentunya akan merugikan perusahaan.

5. Laporan yang dihasilkan tidak valid

Adanya kecurangan dalam pembuatan laporan keuangan atau penyalahgunaan data akan mengakibatkan laporan yang dihasilkan tidak valid. Terlebih lagi jika laporan tersebut digunakan untuk pihak eksternal, seperti perbankan atau pajak. Laporan yang tidak valid tentunya akan menurunkan kredibilitas perusahaan.

Selain dampak buruk dari mengabaikan password diatas, keteledoran atau kecerobohan personel yang terkait juga membuka peluang terjadinya hal-hal negatif pada data keuangan perusahaan. Kesalahan yang jamak dilakukan oleh personel sehingga dapat membahayakan keamanan data seperti:

1. Mencatat password pada secarik kertas. Seringkali terjadi personel menulis password di selembar kertas post-it dan kemudian menempelkannya di monitor. Personel tersebut enggan mengingat password dan mencatatnya serta meletakkannya dimana semua orang dapat melihatnya.

2. Pemilihan password yang kurang tepat. Seseorang cenderung menggunakan nama orang terdekat atau tanggal lahir untuk digunakan sebagai password yang mudah ditebak. Password yang buruk  akan mudah dibajak.

3. Meninggalkan komputer yang masih aktif. Banyak ditemui personel meninggalkan komputer dalam keadaan aktif dan tanpa proteksi sama sekali. Hal ini memungkinkan orang lain datang dan mengakses data yang ada.

Tips Membuat Password

Lalu bagaimana membuat password untuk melindungi data-data keuangan yang bersifat confidential tersebut?

1. Setidaknya terdiri dari 6-8 karakter dengan kombinasi abjad, angka, atau simbol

2. Tidak menggunakan nama atau tanggal lahir, lebih baik password tidak memiliki makna

3. Tidak terdiri dari urutan angka atau abjad, seperti 1234, abcd

4. Up-date atau mengganti password secara periodik.

5. Tidak menggunakan username sebagai password

6. Jangan meletakkan password di tempat yang dapat diakses umum

7. Buatlah password yang mudah Anda ingat, tapi sulit ditebak

8. Tidak memberitahukan password pada orang lain
9. Jika diperlukan, Anda dapat menggunakan program tambahan untuk keamanan komputer

Nah, mengingat dampak negatif yang bisa ditimbulkan jika mengabaikan password serta kesalahan yang sering dilakukan oleh personel terkait, maka sudah saatnya kita mendisiplinkan diri dalam melakukan proteksi data perusahaan.

Facebook Comments
Bagikan :
Saya ingin mencoba software ZAHIR ACCOUNTING 6   ➨Request Demo
More in Akuntansi
Close