Fitur Apa Saja Yang Wajib Dimiliki oleh Software Sekolah Terbaik
Software sekolah terbaik dilihat dari selengkap apa fitur yang dimiliki. Pasalnya software sekolah terbaik sudah seharusnya mengakomodasi keperluan kegiatan operasional sekolah khususnya yang berkaitan dengan pencatatan keuangan menggunakan sistem. Dengan adanya fitur lengkap, bukan tidak mungkin bahwa pencatatan keuangan dapat diterapkan dengan tepat dan efisien untuk menunjang kelancaran administrasi sekolah.
Sebelum kita memulai membahas fitur-fitur yang digunakan, ada baiknya kita membahas terlebih dahulu apa definisi dari software sekolah terbaik. Software sekolah terbaik merupakan peranti lunak yang dibuat sedemikian rupa untuk mendukung pencatatan keuangan sekolah seperti mengelola iuran murid, inventarisasi harta tetap sekolah, belanja sekolah, pencatatan daftar murid, dsb dengan fitur-fitur yang dapat mengakomodasi keperluan sekolah. Itu semua diterapkan dalam satu software terpadu. Agar semua pihak dapat mengelola keuangan sekolah secara bersama-sama tentunya diperlukan teknologi jaringan komputer yang disebut sebagai LAN.
Setelah kita mengetahui apa definisi dan fungsinya, sekarang kita selusuri seperti apa software sekolah terbaik. Software sekolah terbaik yaitu software yang bisa memenuhi seluruh yang diperlukan sekolah untuk mendukung kegiatan administrasinya. Adapun fitur-fitur yang sepatutnya ada antara lain:
-
Kemampuan mencatat pangkalan data murid dan pegawai sekolah
Pangkalan data murid menjadi hal dasar yang wajib ada di setiap software sekolah terbaik. Tanpa adanya kemampuan software dalam mencatat database murid hingga ke perincian alamat dan kontak, berarti ini menjadi kendala yang signifikan. Oleh karena itu, pencatatan database nama dan alamat sangat penting dimiliki. -
Kemampuan mencatat inventaris dan penyusutan
Sekolah tentunya memiliki banyak inventaris dari meja dan kursi, papan tulis, perangkat pengajaran, pendingin ruangan, hingga bangunan sekolah itu sendiri. Agar pihak sekolah bisa mendaftarkan seluruh inventaris atau harta tetapnya itu, diperlukanlah ciri fasilitas pencatatan harta tetap dan penyusutannya. Software sekolah terbaik harus dapat mencatat itu semua sekaligus menyajikan proses penyusutan tiap bulan dengan langkah yang mudah dan cepat. Jika sekolah sudah dapat mengelola harta tetap dan penyusutannya, sekolah pun dapat membuat laporan mana-mana saja aset yang perlu diperbaharui. -
Kemampuan mencatat transaksi dan pengelolaan utang piutang
Pencatatan transaksi ibarat urat nadinya software sekolah terbaik. Fitur ini adalah fitur yang paling esensial bagi sekolah di mana sekolah harus membuat transaksi sehari-hari seperti kegiatan operasional, penagihan iuran sekolah, dsb. Software sekolah terbaik harus mampu mencatat utang piutang dan notifikasinya dalam bentuk pengingat. Pengingat dapat disajikan dalam bentuk tabel, grafik, maupun kalender sehingga tidak ada sedikitpun transaksi yang terlewat untuk ditindaklanjuti. -
Kemampuan mengelompokkan transaksi berdasarkan jenis kegiatan sekolah
Sekolah tentunya memiliki berbagai kegiatan baik itu kegiatan belajar mengajar maupun kegiatan di luar pengajaran seperti ekstrakurikuler, pentas seni, dan acara-acara lainnya. Dengan adanya jenis kegiatan yang beragam ini, sekolah harus bisa mengklasifikasikan transaksi dan laporan keuangan berdasarkan kegiatannya masing-masing sehingga sekolah dapat melihat penerimaan, belanja, dan posisi keuangan untuk setiap kegiatan atau aktivitas. -
Kemampuan mencetak faktur/ invois/ tagihan
Faktur/ invois menjadi hal yang sangat perlu ada di setiap software sekolah sebab ia menjadi berkas bukti transaksi dan penagihan yang akan digunakan untuk proses audit ke depannya. -
Kemampuan menghasilkan laporan keuangan dengan cepat
Tanpa laporan keuangan, transaksi yang pernah dicatat tidak akan ada gunanya karena laporan keuangan merupakan komponen terakhir yang diperlukan untuk menilai sejauh mana tingkat kesehatan kinerja keuangan dan posisi keuangan sekolah, misalnya saja berapa nilai penerimaan sekolah, berapa jumlah belanja sekolah, berapa banyak tagihan iuran sekolah kepada murid-murid yang masih menunggak, dsb. Laporan keuangan selain digunakan untuk keperluan internal sekolah, juga dapat digunakan untuk pihak eksternal seperti yayasan sekolah itu sendiri atau bahkan pihak pemerintah daerah dan negara setempat. Apabila software sekolah ini mampu menghasilkan laporan keuangan dengan cepat, bukan tidak mungkin lagi pengambilan keputusan strategis cepat pula dilakukan. -
Kemampuan dalam menghasilkan laporan jejak audit
Hal esensial yang tidak kalah pentingnya dari sebuah software sekolah terbaik adalah kemampuan software dalam mengidentifikasi segala tindakan perubahan atas transaksi yang telah tersimpan oleh penggunanya. Dengan demikian pencatat laporan keuangan tidak akan bisa dengan sembarangan menyunting ataupun menghapus transaksi bahkan mencatat transaksi fiktif karena semua tindakan tersebut tercatat secara jelas di dalam laporan jejak audit.
Ketujuh-tujuh ciri-ciri atau fitur di atas haruslah ada di dalam software sekolah terbaik. Lantas, software sekolah terbaik mana yang dapat memenuhi semua fitur tersebut? Zahir Accounting sebagai software manajemen bisnis terbaik yang telah hadir selama lebih daripada 20 tahun sudah tentu dapat mendukung itu semua. Adapun sekolah-sekolah termasuk lembaga pendidikan lainnya baik formal maupun nonformal sangat sesuai menggunakan Zahir Accounting. Cari tahu selengkapnya Zahir Accounting khusus sekolah di tautan ini.
Oleh : Firman Ilkha Putra – PT Zahir Internasional
