145 views

Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP)

Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP)

Bagi Anda yang bekerja di sebuah perusahaan, pasti sudah sering mendengar istilah SOP. SOP atau Standar Operating Procedure adalah kumpulan peraturan yang dibuat untuk mempermudah tugas yang dikerjakan. Dibidang pemerintahan, SOP dapat memudahkan pegawainya untuk dapat bekerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya di instansi masing-masing.

Namun, dalam bidang usaha industri atau sebuah perusahaan, SOP dipakai agar setiap karyawan, pimpinan dan kepala bagian mengetahui arah dan tujuan yang akan dicapai. Dengan menyusun SOP yang baik, maka akan membuahkan hasil yang baik juga.

Dalam praktiknya, SOP dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan hanyalah sekedar peraturan dalam dokumen yang tidak bisa dijalankan sebagaimana harusnya. Maka dari itu, penting sekali untuk tahu contoh standar operasional prosedur yang tepat.

Cara Tepat Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP)

Prosedur operasional standar/ Standard Operating Procedure (SOP) digunakan oleh suatu organisasi untuk memberi jejak arsip dan keseragaman tindakan operasionalnya. Penyusuan SOP berbeda setiap organisasi. Dalam praktiknya tidak semua SOP yang dibuat dapat diterapkan dalam kegiatan operasional, bahkan parahnya SOP hanya sekadar dokumen yang diletakkan di rak atau lemari karena ia tidak dapat difungsikan sebagaimana mestinya. Oleh karena itulah, perlu cara tepat menyusun standar operasional prosedur (SOP).

2 Fungsi Dasar Standar Operasional Prosedur (SOP)

Fungsi dasari dari SOP menjadi fungsi yang sangat penting, hal itu digambarkan sebagai berikut:

  1. Sebagai Rujukan Knoledgebase bagi Kegiatan Operasional yang Selalu di-update

Tindakan seperti alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari gudang atau logistic, hingga pelayanan pelanggan maka semua akan tertata dengan terstruktur baik dengan merujuk pada knowledgebase. Standard Operational Prosedure sebaiknya harus selalu diperbarui jika ada alur kerja yang berubah sewaktu-waktu, sehingga ada pembaruan yang didasari oleh keputusan auditor jaminan mutu.

  1. Sebagai Arsip Pelacakan Kegiatan Operasional, Penilaian dan Perbaikan

SOP bisa menjadi bukti nyata bagi alur pekerjaan yang membutuhkan arsip karepa contoh standar operasional prosedur biasanya memiliki formulir kerja seperti berita acara presentasi produk oleh para staf marketing, bukti pengiriman, berita acara kunjungan, dll. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara eksternal maupun internal sebagai bahan penilaian hingga perbaikan untuk penyempurnaan yang harus dilakukan.

Contoh Standar Operasional Prosedur

SOP tidak bisa dirumuskan hanya oleh segelintir orang terlebih lagi jika mereka tidak memahami sistem kerja dari sebuah perusahaan tersebut. Namun, setidaknya, dibutuhkan tim khusus yang sangat kompeten agar SOP bisa dirancang sesuai dengan keadaan nyata dari perusahaan tersebut. Berikut cara pembuatan contoh standar operasional prosedur yang bisa dijadikan acuan:

  • Pembentukan Tim Khusus Pembuatan SOP

Tim ini terdiri dari tenaga kompeten dari setiap divisi atau department sebuah perusahan, misalnya manajer support, manajer marketing, dll. Bahkan, jika dibutuhkan, Anda bisa melibatkan konsultan jaminan mutu untuk mendapatkan informasi atau sekedar masukan yang tepat.

  • Pembagian Tugas Tim

Tenaga yang sudah dibentuk diwajibkan memiliki tugas dan juga tanggung jawab masing-masing untuk memetakan deskripsi pekerjaannya.

  • Penentuan Sasaran Penerapan SOP

Sasaran Standar Operasional Prosedur yakni divisi atau department di perusahaan yang memang baik atau perlu menggunakan standar operasional prosedur (SOP).

  • Penentuan Waktu dan Tempat Penerapan SOP

Anda bisa memperkirakan waktu pelaksanannya setelah persetujuan atau verifikasi atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang cocok yakni divisi masing-masing.

  • Mendokumentasikan Jenis Kegiatan Operasional ditiap Divisi

Setelah tim memetakan alur kerja di tiap department yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk detail dan penjelasannya.

  • Menyusun Alur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir Pendukung

Contoh standar operasional prosedur berupa bagan alur atau flow chart dan beserta penjelaasannya. Instruksi kerja ialah penjelasan detail dari alur kerja. Formulir pendukung dipakai sebagai arsip yang akan menjadi bukti nyata dari kegiatan operasional.

  • Tukar Pendapat Sesama Tim

Dengan menukar pendapat atau sharing antar sesama tim maka bisa menjadi masukan yang baik untuk pembuatan contoh standar operasional prosedur.

  • Libatkan Pelaku Pelaksana SOP

Tindakan ini sangat dibutuhkan agar pelaksana SOP bisa memberikan masukan atas temuan yang dirasa kurang.

  • Evaluasi dan Perbaikan Jika Ada Rekonstruksi atau Uji Coba

Anda bisa lakukan pengujuan SOP disetiap divisi untuk mengetahui keefketifannya.

  • Verifikasi dari Pihak Quality Management Representative

Setelah melakukan ujicoba dinyatakan tidak ada masalah didalam pelaksanaannya, maka manajer Quality Managemnent Representative perusahaan berhak memverifikasi dan memberikan persetujuan.

  • Umumkan atau Sosialisasikan kepada Setiap Pelaksan SOP

Anda bisa membuat sosialisasi SOP dengan dilakukannya rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa ketika implementasi memang sudah sangat siap.

  • Pemantauan dan Analisis

Dibeberapa bulan kedepan hingga setahun, maka Anda bisa melakukan pemantauan yang harus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala atau tidak, selain itu untuk melihat kriteria yang tepat, tidak efektif, dll.

Semoga sekilas tentang pembuatan contoh standar operasional prosedur (SOP) diatas bisa memberikan bayangan alur kerja yang seperti apa yang harus dirancang.

Facebook Comments
Bagikan :
Saya ingin mencoba software ZAHIR ACCOUNTING 6   ➨Request Demo
More in Tips & Trik
Close