Dalam operasional perusahaan, seringkali kita temukan peralatan-peralatan kecil yang sifatnya habis pakai yang digunakan sebagai alat bantu yang memang dibutuhkan untuk menunjang kelancaran pekerjaan. Alat alat kecil ini nilainya kadang tidak materiil, dan kadang-kadang ada yang umurnya bisa lebih dari satu tahun. Biasanya kita menyebut peralatan-peralatan kecil ini sebagai perlengkapan (supplies).
Ada 2 tipe perlengkapan yang ada dalam perusahaan, yaitu:
- Perlengkapan Pabrik (Factory Supplies)
Persediaan ini meliputi barang pemeliharaan, perlengkapan kebersihan, dan barang-barang yang dianggap terkait dengan proses produksi. Barang-barang tersebut dibebankan pada saat dipakai. Sehingga perusahaan haruslah mencatat pemakaian perlengkapan ini dan biasanya juga melakukan penghitungan secara fisik atas perlengkapan yang ada di tempat penyimpanan, agar di ketahui saldo akhirnya yang nantinya masuk ke dalam akun asset perusahaan. Ada juga sebagian perusahaan yang mencatat pemakaian perlengkapan ini sebagai biaya overhead pabrik yang akan di alokasikan ke dalam HPP tiap unit yang diproduksi.
- Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Persediaan ini meliputi barang-barang seperti kertas, tinta printer, clipper, stapler, alat tulis, dll. Biasanya nilainya tidak materiil atau nilainya rendah sehingga bisa dibebankan pada saat pembeliannya. Untuk perusahaan berskala besa metode ini tidak dianjurkan karena tidak mencerminkan posisi nilai akuntansi sesungguhnya. Sebaiknya perusahaan tetap menggunakan metode akrual, yaitu menghitung nilai pemakaian perlengkapan kantor ini, dengan cara menjumlah nilai saldo awal ditambah nilai pembelian lalu dikurangi dengan sisa stok secara fisik (setelah dilakukan stok opname). Pemakaian inilah yang kemudian dijadikan beban pemakaian perlengkapan pada periode yang bersangkutan.
Karaketristik Perlengkapan
Jenis perlengkapan sangat beragam dan apabila kita sebutkan mungkin akan menghasilkan daftar yang panjang, bahkan tidak jarang ada yang sulit kita namakan. Namun begitu kita dapat mengenali karakternya, yaitu antara lain:
- Fungsi
Perlengkapan tidak bisa menghasilkan barang/jasa secara langsung, melainkan memerlukan mesin/equipment lain, karena memang fungsinya hanya sebagai alat penunjang operasional.
- Nilai
Perlengkapan kebanyakan nilainya tidak material.
- Umur Ekonomis
Perlengkapan umumnya berumur ekonomis lebih dari satu tahun buku.
Hal ini kadang membuat kita ragu untuk menerapkan perlakuan akuntansinya. Melihat nilai unitnya yang relatif tidak material, rasanya perlengkapan tepat dan lebih mudah jika dikelompokkan ke dalam biaya, itulah sebabnya mengapa banyak pihak (orang/perusahaan) memperlakukan pembelian perlengkapan ke dalam biaya. Namun metode ini membuat penilaian akuntansinya tidak terlalu tepat, sebab metode ini mengabaikan umur ekonomisnya.
Jika dikelompokkan ke dalam aktiva tetap (fixed asset), lalu bagaimana cara membebankannya, mengingat nilainya yang relative kecil ?. Jika dibebankan bertahap dengan cara menyusutkannya, jelas merupakan pekerjaan yang rumit. Bisa dibayangkan ratusan atau bahkan ribuan items (untuk perusahaan-perusahaan besar) harus dihitung penyusutannya satu persatu. Akan sangat merepotkan tentunya.
Bagaimana cara tepat memperlakukannya ?
Ada dua pendekatan yang dapat kita lakukan, yaitu:
- Melihat Umur Ekonomisnya (The Economical Life Time)
Pertama-tama, pertimbangkanlah umur ekonomisnya, jika umurnya jelas-jelas kurang dari satu tahun buku, maka tidak ada keraguan lagi untuk mengelompokkan dan memperlakukannya sebagai biaya (dibebankan diperiode yang sama). Jika memiliki umur ekonomis lebih dari satu tahun buku, maka alat ini berpotensi untuk di kelompokkan ke dalam asset (Tools & Equipment), akan tetapi masih perlu pertimbangan yang kedua. - Melihat Nilai Gabungannya (The Bulk Value)
Pertimbangan kedua, jika alat tersebut digabungkan dengan alat lain (yang umurnya lebih dari satu tahun buku juga) nilai gabungannya menjadi material, maka tidak diragukan lagi alat tersebut dapat kita kelompokkan ke dalam Asset (Peralatan & Perlengkapannya/Tools & Equipment). Untuk perusahaan yang baru beroperasi, mungkin memang belum ada banyak peralatan, maka yang dijadikan pertimbangan adalah potensi penggunaan peralatan di masa yang akan datang, karena sangat mungkin saat ini peralatannya masih sedikit, sehingga jika digabungkan pun nilainya tidak akan material, akan tetapi di masa yang akan datang alat-alat kecil tersebut akan signifikan nilai gabungannya.
Membebankan Perlengkapan Gabungan
Seperti telah disampaikan di atas bahwa; membebankan perlengkapan secara gabungan dengan cara menyusutkannya satu persatu menggunakan metode penyusutan garis lurus maupun saldo menurun, tidaklah efektif.
Pembebanan peralatan gabungan dilakukan menjelang penutupan buku, dengan cara melakukan penghitungan fisik (physical count) atas peralatan gabungan tersebut.
Total pembelian peralatan tersebut merupakan saldo awal, sedangkan hasil penghitungan fisik merupakan saldo akhir dari peralatan tersebut. Dengan demikian, maka peralatan yang terpakai dapat ditentukan nilainya, contoh:
Tanggal 1 April 2015
Stapler = 10 pcs @ Rp 20.000,- Total = Rp 200.000,-
Pembelian Selama April = 5 pcs @ Rp 20.000,- Total = Rp 100.000,-
Jumlah Total = Rp 300.000
Sisa Fisik 30 April 2015 = 7 pcs @ Rp 20.000,- Total = Rp 140.000,-
Total Pemakaian stapler = 8 pcs @ Rp 20.000,- Total = Rp 160.000,-
Berdasarkan perincian di atas, maka jurnal pembebanan atas penggunaan perlengkapan yaitu sebagai berikut :
[Debit]. Penyusutan Peralatan & Perlengakapan Rp 160.000,-
[Kredit]. Akum. Penyusutan Peralatan & Perlengakapan Rp 160.000,-
