Cara Mudah Memulai Software Akuntansi pada Perusahaan Dagang Yang Sudah Lama Berjalan
Peran akuntansi pada saat ini tidak dapat dipisahkan dengan peran akuntansi pada perusahaan guna memberikan informasi keuangan yang akurat, memonitor serta mengendalikan biaya yang dikeluarkan. Karena itu konsep akuntansi juga diperlukan sebagai pertanggungjawaban atas kegiatan operasional perusahaan secara internal dan eksternal, mengingat aktivitas perusahaan terkait erat dengan uang.
Di era modern saat ini dimana perkembangan teknologi melaju dengan pesat, maka turut mempengaruhi kebutuhan perusahaan akan informasi keuangan yang dapat disajikan dengan cepat pula. Untuk itu hadirnya software akuntansi akan mempermudah kinerja akuntan dalam mengelola laporan keuangan secara personal dan menyajikan informasi yang akurat.
Implementasi Software Akuntansi pada Perusahaan Dagang
Implementasi software akuntansi pada perusahaan dagang yang baru berdiri lebih mudah dijalankan dibandingkan dengan perusahaan yang sudah lama berjalan namun belum memiliki sistem yang terkomputerisasi, dan kemudian pada akhirnya memutuskan untuk menggunakan sistem komputerisasi. Pada umumnya, saat implementasi awal dilakukan beberapa tahapan seperti:
- Membuat data perusahaan
- Menentukan periode pembukuan
- Menentukan standar akuntansi
- Membuat data master di software akuntansi
- Menetapkan saldo awal
- Data transaksi
- Membuat laporan.
Bagi perusahaan yang baru dan menerapkan sistem yang terkomputerisasi, maka cukup mengikuti 7 tahapan diatas yang tidak membutuhkan waktu yang lama. Lalu bagaimana dengan perusahaan yang sudah lama berdiri kemudian ingin menerapkan sistem akuntansi yang terkomputerisasi?
Cara Menerapkan Software Akuntansi pada Perusahaan Perdagangan Yang Sudah Lama Berjalan
Dibutuhkan waktu yang cukup lama jika sebuah perusahaan hendak melakukan implementasi ini, terlebih pada saat pembuatan saldo awal akun karena harus melakukan penelusuran satu per satu. Anda harus terlebih dahulu melakukan tutup buku akhir periode tahun berjalan, melakukan stok opname, rekonsiliasi kas, membuat jurnal penyesuaian, jurnal pembalik, dan menghitung laba. Setelah itu Anda menuangkannya dalam saldo awal akun, saldo awal persdiaan, saldo awal piutang dan saldo awal hutang.
Selain mempersiapkan data-data yang dibutuhkan untuk diinput ke dalam software akuntansi, yang tidak kalah pentingnya adalah :
1. Mempersiapkan SDM yang terampil. Jika sebelumnya pencatatan dilakukan secara manual, maka pada saat hendak dilakukan implementasi sistem, personel yang terkait harus memiliki skill yang memadai. Pemahaman terhadap operasional sistem dan pengetahuan dasar yang terkait dengan software/hardware akan banyak membantu personel terkait dalam melakukan pekerjaannya.
2. Persiapan perangkat hardware dan software. Agar dapat menjalankan sistem tersebut, maka dibutuhkan piranti kerja baik berupa hardware atau software, instalasi software dan jaringan. Memilih software yang user friendly, seperti Zahir Accounting akan sangat membantu Anda dalam melakukan input transaksi. Software yang user friendly memungkinkan usernya untuk dapat mempelajarinya dengan cepat.
3. Melakukan uji coba. Pada tahap ini Anda dan personel yang terkait dapat melakukan uji coba program berdasarkan dari pelatihan yang didapat dari software provider. Dari hasil uji coba ini maka Anda dapat mengevaluasi pada bagian mana saja yang harus diperbaiki.
4. Evaluasi hasil. Pada bagian ini Anda dapat meninjau kembali berbagai aspek yang terkait dengan implementasi program. Seperti konsitensi pelaksanaan prosedur, perlu penambahan fitur atau tidak, personel mana yang lebih capable dalam menjalankan tugasnya dan sebagainya.
Penerapan sistem akuntansi yang terkomputerisasi pada perusahaan yang sudah lama berjalan, memang membutuhkan waktu yang lebih panjang, rumit, dan memiliki kompleksitas tersendiri. Namun hal-hal tersebut hendaknya dijadikan pelajaran yang dapat memperbaiki atau meningkatkan kredibilitas perusahaan.
