Cara Menaikan Produktivitas Kerja

Cara Menaikan Produktivitas kerja | Scale up your productivity

Daftar Isi :
Pembuka ( pada menit ke 0.00-7.52)
Apa saja si Mitos Tentang Produktivitas? (pada menit ke 7.52- 14.48)
Kunci Produktivitas (pada menit ke 14.48-44.22)
Apa Saja Yang Perlu Dilatih Agar Menjadi Produktif? (pada menit ke 44.22-58.28)
Tanya Jawab. (pada menit ke 58.28-1.22.27)
Closing Statment (pada menit ke 1.22.27-1.27.48)

Bismillahirrahmanirrahim, Assalamualaikum wr wb.

     Selamat siang untuk teman-teman yang sudah join menonton acara ini. InsyaaAllah hari ini kita balik lagi, dengan satu series yang InsyaaAllah tidak kalah menarik, akan membahas tentang productivity ini adalah momentum paling tepat, kenapa? Kemarin mungkin ketika diawal work from home, ada liat meme-meme yang mengatakan “buat kamu kaum rebahan! ini waktu nya kamu berkontribusi untuk Indonesia dengan cara full rebahan dirumah” Ini sangat menarik, ini menandakan bahwa ketika work form home kita berfikir bahwa productivity kita bisa jadi menurun, bisa jadi ini jadi challange.

Bahkan, untuk saya sendiri sebagai CEO, ketika tiba-tiba kita harus work from home. Ketika begitu banyak staff yang 80-90% melaksanakan work from home. Pertanyaan yang ada dibenak saya adalah “Bagaimana ketika supervisi itu dilakukan secara non fisikal atau jarak jauh bisa tetap memberikan tingkat productivity yang sangat tinggi. “ Lalu, yang ingin saya sampaikan adalah bahwa kenapa ada begitu banyak orang yang melakukan aktivitas, bekerja, berbisnis tetapi hanya sekian persen.

Mungkin hanya 1 persen saja yang bisa sukses, atau hanya mencapai pencapaian diatas rata-rata. Kenapa seperti itu? Ada begitu banyak risetnya. Dan salah satu riset yang selalu saya ingat adalah kebanyakan dari mereka orang orang sukses ini adalah mereka bisa fokus dengan prioritas. ini sangat sederhana, seperti nya jika ada prioritas semua orang bisa fokus , tetapi ternyata sangat sulit sekali kita bisa punya prioritas, prioritas yang tepat. Sehingga, kita bisa menciptakan productivty kita dengan baik.

Hari Ini kita kedatangan pembicara Yang insyaAllah ini ahlinya, teman-teman akan merasa on fair setelah mendengar cerita nya mas Darmawan Aji. Beliau memang spesialis yang akan bicara mengenai bagaimana kita bisa mempush productivity kita. InsyaaAllah ini adalah orang yang tepat dan mudah-mudahan sharing hari ini benar-benar bisa bermanfaat untuk semuanya.

Sebelum kita mulai, teiring dengan do’a saya dan semua keluarga besar untuk semua audience, mudah-mudahan kita bisa terlindung dari wabah covid-19 ini, dan jika ada anggota keluarga yang terpapar covid-19 mudah-mudahan Allah beri kekuatan, kesabaran, dan bisa kembali sehat. Dan, semoga kita semua bisa kembali ke aktivitas seperti sedia kala. Ada atau tidak ada nya covid-19 ini semoga productivty kita akan selalu lebih baik. Karena kita akan mendapat pencerahan dari Mas Darmawan Aji.

Sebelum kita mulai sesinya, ada satu pertanyaan saya untuk memulai perbincangan hari ini. Kenyataannya bahwa ada begitu banyak orang merasa, dia bekerja keras. Ada begitu banyak orang berpendidikan tinggi, ada begitu banyak orang di berkompetisi dalam satu space yang sama. Pertanyaannnya adalah, “Kenapa hanya ada sedikit orang yang bisa sukses? dan kenapa hanya sedikit orang yang pencapaiannya bisa sampai diatas rata-rata? “

Iya, ini pertanyaan yang begitu menarik. Salah satu yang cukup menarik itu risetnya Morten Hansen. Jadi, Morten Hansen ini melakukan riset ke karyawan yang extraordinary yang salah satunya itu kemampuan dia menentukan fokus. Jadi, fokus pada hal yang sedikit. Bukan fokus pada hal yang banyak tetapi tidak maksimal, tetapi lebih baik fokus pada hal yang sedikit tetapi hasilnya maksimal.

Faktornya banyak, tetapi ternyata itu menjadi salah satu yang paling penting. Saya pribadi penggemar Apple dan saya juga penggemar Steve Jobs dan saya banyak belajar dari sisi peribadi maupun konporet dari Steve Jobs dan orang-orang internal Apple. Dan, Apple sendiri merupakan perusahaan yang sukses menurut saya. Bagaimana mereka bisa berhasil mencapai sesuatu yang extraordinary dengan fokus.

Dan yang saya terkejut beberapa bulan yang lalu saya melihat video dari designer produk Apple disitu dikatakan “ Fokus itu adalah ketika kamu bangun tidur, kamu punya energi yang luar biasa, punya ide yang luar biasa hebat. tetapi tidak kamu kerjakan karna kamu harus menyelasaikan apa yang sudah kamu mulai “ Ini menurut saya begitu dahsyat. Karena, kebanyakan dari kita, bangun dari tidur memiliki ide yang luar biasa sehingga pekerjaan yang kemarin menjadi tidak selesai. Begitu terus dan akhirnya justru malah tidak memiliki pencapaian apa-apa.

Apa Saja Si Mitos Tentang Produktivitas?

InsyaAllah pembahasan hari ini kita akan bagi menjadi 3 bagian, yaitu :

• Mitos seputar produktivitas, ini perlu kita tau karena kadang-kadang kita membayangkan orang yang produktif itu tidak sesuai dengan kenyataan, yang kita bayangkan itu hanya mitosnya.
•  Kunci Produktivitas
•  Langkah-langkah produktivitas

Kita mulai dari yang pertama dari Mitos, kenapa kita perlu mengenal mitos seputar produktivitas. Karena kita sering membayangkan orang yang produktif itu dengan orang yang benar – benar produktif berbeda. Apa saja mitosnya?

1. Sibuk sama dengan produktif. Jadi, kita menganggap orang yang sibuk artinya orang yang produktif banget. Padahal, sibuk tidak setara dengan produktifitas. Banyak orang yang saking tidak taunya ingin melakukan apa akhirnya ia menyibukan diri. Artinya, ia tidak produktif. Ia hanya mengisi waktu dengan aktivitas yang kita tidak tau, apakah itu benar-benar bermanfaat atau tidak.
2. Kita menganggap orang yang produktif itu orang yang kaku. Apa yang dimaksud dengan orang yang kaku? Orang yang kaku adalah orang yang setiap menitnya sudah diisi dengan agenda. Ini sebenarnya hampir mirip dengan yang pertama. Hanya yang pertama orang yang menyibukan diri sementara yang keuda ini dia memang merencakan sesuatu dia membuat agenda dan dia mengisi menit permenit agenda dengan kegiatan, sehingga kelihatannya orang yang produktif adalah orang yang kaku banget. Bahkan kita cenderung membayangkan bahwa orang yang produktif itu tidak happy. Karena, hidup terlalu kaku dan terencana. Padahal, orang yang produktif tidak mesti seperti itu. Jadi, memang ada orang-orang produktif yang perencanaannya tidak sekaku itu. artinya orang yang produktif belum tentu orang yang kaku. dan orang yang kaku atau terencana banget belum tentu banget dia orang yang produktif.
3. Kita sering menganggap bahwa setiap gaya produktivitas setiap orang pasti sama. Misalnya, setiap orang yang produktif pasti mempunyai perencanaan harian. Nyata nya tidak juga, ada orang produktif yang rencananya dengan perencaan pekanan atau sebaliknya, orang produktif itu orang yang punya visi 5-10 tahun kedepan dengan jelas. Tetapi, ada juga juga orang yang produktif dengan cara yang berbeda, misalnya orang yang hanya fokus target 1 tahun kedepan atau ke 6 bulan ke depan. jadi gaya orang produktif itu berbeda-beda. Ada yang orang produktif itu memang dengan kerja begitu keras, disisi lain ada orang yang kerja keras banget tetapi tidak produktif. Sehingga, kita sebenarnya tidak memiliki patokan bahwa orang yang produktif itu harus begini harus begitu. Setiap orang, dilahirkan dengan sifat bawaan yang berbeda. Sehingga, gaya produktivitasnya pun akan berbeda-beda.Tetapi sebelum kita membahas lebih detail mengenai gaya produktivitas tentu kita perlu paham terlebih dahulu, tentang kunci-kuncinya terlebih dahulu. Karena jika kita bicara gaya itu selalu mengikuti skill dasar, yang akan kita cover di webinar ini adalah pemahaman dasar nya terlebih dahulu. Kita tidak akan membahas gaya terlebih dahulu. Karena jika kita lansgung lompat ke gaya khawatirnya nanti kita hanya bergaya saja produktif padahal aslinya tidak produktif.

Kunci Produktivitas

     Kita akan membahas tentang kuncinya sekarang, kuncinya produktif itu apa sih? Apa sih yang perlu kita perhatikan supaya kita bisa produktif didalam kehidupan kita? Sederhananya, terkait waktu. Kalau orang barat mengatakan” waktu adalah uang”. Yaitu betul karna waktu dan uang sama sama berharga. Tetapi, ada yang membedakan antara waktu dengan uang. Waktu bisa jauh lebih berharga dari pada uang. Kenapa? Karena uang kita bisa hemat misal hari ini saya punya uang 1jt, dan saya tidak punya bayangan untuk 1 minggu kedepan dapat penghasilan berapa. Maka saya bisa berhemat misalnya sehari saya hanya menggunakan 100rb dari uang saya , kemudian saya simpan 900rb untuk besok, kemudian seterusnya.

Sementara waktu, kita tidak bisa memberlakukan waktu seperti itu. Kenapa? karna setiap hari kita dikasih jatah waktu 24jam. Jika aktifitas hari ini memerlukan waktu 10 jam, apakah kita bisa menyimpan 14 jam sisanya? tidak bisa seperti itu. Karena, waktu berbeda dengan uang . Waktu dan uang sama-sama terbatas tetapi tidak bisa di perlakukan sama. Kalau uang kita bisa lakukan penghematan. Kita bisa simpan, atau melakukan investasi yang kemudian uang kita akan berkembang. Sedangkan, untuk waktu tidak bisa seperti itu.

Waktu sangat terbatas, mau tidak mau 1 hari 24 jam harus di habiskan. Mau kita punya aktivitas atau tidak sisanya tidak akan bisa kita simpan, tidak bisa kita tabung untuk besok. Jadi, waktu jauh-jauh lebih berharga, dan lebih penting dari pada uang. Maka, ketika kita mempercayai prinsip ini adakalanya kita perlu mengeluarkan sedikit uang supaya kita punya waktu yang berlebih. Maksudnya bagaimana? Semisal kita seorang pemimpin, dan pekerjaan kita begitu banyak kita pasti perlu tim, kita harus mau mengeluarkan uang. Supaya apa? Supaya pekerjaan kita bisa di legalisikan. Sehingga, kita punya sedikit ruang tambahan. Maka, untuk menjadi produktif kuncinya ada 3 yang perlu kita kelola dengan baik.

• kelola waktu
  Kalau kita tidak mampu mengelola waktu kita dengan baik. Maka, kita akan kesulitan untuk menjadi orang yang produktif. Bagaimana kita mengelola waktu? Tidak semua orang pandai mengelola waktu dengan baik. Kunci dari mengelola waktu adalah mengelola aktivitas. Karena, waktu akan tetap sama 24 jam, yang penting adalah mengelola aktivitas.
• Mengelola aktivitas.
  Bagaimana caranya? Yang paling pertama kita perlu mengidentifikasi tidak semua aktivitas yang kita lakukan itu adalah aktivitas yang bernilai. Sebagian dari aktivitas-aktivitas kita adalah yang sebenarnya tidak begitu penting, tidak begitu berharga sebenarnya. Jadi, kita harus membedakan mana aktivitas yang bernilai tinggi mana aktivitas yang bernilai rendah.latihannya sederhana, coba teman teman siapkan kertas list semua aktivitas yang teman teman lakukan.Setelah itu kemudian coba berikan skor pada setiap aktivitas. Kalau kita melakukan ini nanti kita akan menemukan pola, namanya pola pareto, 80/20 kita akan menemukan ternyata hanya 20% dari aktivitas kita yang berdampak pada 80% hasil yang kita dapatkan dalam bisnis kita. Hukum pareto ini memang terkenal, aplikasinya yang terkadang sangat menantang. Kita perlu memetakan aktivitas kita, agar tau mana aktivitas yang memiliki dampak besar mana aktivitas yang memiliki dampak kecil pada bisnis.Sehingga kita bisa memproritaskan, ada juga aktivitas yang jika kita kerjakan kita jadi enjoy banget dan ternyata hasilnya enjoy banget. Tetapi, ada aktivitas lain yang tidak enjoy dan hasilnya pas-pasan. Ini penting banget kita harus melakukan aktivitas yang enjoy ketika melakukannya dan membawa dampak besar kepada bisnis. Tidak semua yang tidak bisa kita lakukan itu adalah kelemahan kita.Bisa jadi, apa yang tidak bisa kita lakukan dengan baik itu menjadi ruang bertumbuh. Ciri-cirinya apa? Kita enjoy tetapi memang hasilnya belum maksimal. Jadi, jika ada aktivitas yang kita enjoy melakukannya tetapi hasilnya belum maksimal jangan pernah berhenti melakukannya. Justru, kita harus terus berlatih, supaya hasilnya nanti maksimal.
• Mengelola energi atau mengelola atensi.
  Kita sudah tau aktivitas yang high value apa, lalu kita sdah meluangkan waktu untuk melakukannya, tetapi fisik kita sudah merasa lelah dan cape, bisa atau tidak kita produktif? Dalam banyak kasus tentu tidak bisa. Bagaimana kita bisa berkarya dengan kondisi seperti itu .Sehingga, produktivitas itu selalu mengkombinasikan 3 hal ini. Antara high value activity, waktu yang tepat, dan energi. Artinya, meskipun kita melakukan aktivitas-aktivitas yang kita enjoy dan maksimal hasilnya kita tetap masih punya batasan energi,Kalau kita belajar.Ada yang namanya siklus ultradian. Siklus ultradian merupakan siklus alamiah ritme energi manusia. Energi siklus manusia itu adalakanya semangat, mood nya bagus, fikirannya jernih. Adakalanya diposisi turun. Tetapi ada pola nya, pola nya adalah kita bisa berada di puncak energi kita dalam durasi 90 menit. Lewat dari 90 menit pasti energi kita drop kebawah. Jika, kita sudah melakukan aktivitas selama 90 menit kita butuh jeda mungkin sekitar 15 menit untuk mengembalikan energi kita kembali. Karena, setelah kita jeda, energi kita akan kembali naik. Tetapi jika kita paksakan kita akan bekerja dengan energi yang sangat rendah, fokus yang sangat rendah dan akhirnya tidak bisa produktif dengan maksimal.Baca Juga : Manfaat Social Media Untuk Bisnis

Apa Saja Yang Perlu Dilatih Agar Menjadi Produktif?

Apa yang bisa dilatih untuk menjadi produktif?

• Identifikasi, kita perlu identifikasi aktivitas mana yang memang high value didalam pekerjaan kita yang berdampak besar pada tim atau bisnis kita.
• Petakan, dari aktivitas-aktivitas yang high value ini kita enjoy melakukannya dan maksimal hasilnya. coba kita pilah kembali.
• Blog waktu, kita buat blog waktu dari aktivitas-aktivitas kita yang berbasic high value. Misalnya, kita sangat menikmati perencanaan. Jadi, kita buat blog waktu khusus untuk membuat perencanaan. Coba fikirkan, ada aktivitas yang kita tidak enjoy dan tidak maksimal hasilnya.
  Maka untuk aktivitas-aktivitas yang seperti ini kita perlu siasati, dengan cara mencari partner yang bisa kita libatkan untuk menutupi kelemahan kita disitu atau bisa pakai sistem yang bisa mengimplementasikan yang jika digunakan bisa menutupi kelemahan kita.
  Contoh misalnya, kalau kita memang orang yang malas mencatat keuangan secara manual , kenapa tidak pakai Zahir saja. Kan tidak semua pebisnis ini senang mengurusi laporan keuangan terlebih masih menggunakan buku besar yang benar-benar besar dicatat secara manual kemudian membuat laporan keuangannya. Kalau kita tidak punya pengetahuannya kenapa tidak pakai sistem saja? Itu pointnya.
  Karena, sering kali kita tidak punya keahlian, tidak enjoy dan memaksakan diri sehingga hasilmya tidak maksimal.Untuk aktivitas yang low value kita bisa otomasi, outsourcing atau delegasi. Jadi memang ada aktivitas yang low value tetapi masih diperlukan oleh perusahaan. Jadi memang harus masih dikerjakan, jadi antara di otomatisasi,outsourcing atau delegasi ke pihak lain. Jangan sampai kita menghabiskan waktu kita sebenernya aktivitas tersebut dilihat dari kacamata bisnis sebenarnya low value. Jeda, tentukan ritme kerja kita. Tentukan berapa waktu yang kita gunakan untuk bekerja, kita temukan pola nya kemudian bekerja lah secara terfokus di durasi tersebut setelah itu lakukan jeda. Kita bisa menggunakan timer untuk memudahkan kita mengatur jeda.

Sesi Tanya Jawab

Bagaimana mengidentifikasi aktivitas, jika kita seorang pegawai dengan rutinitas yang sama ditambah dengan i delegasian dari para senior ?

Sebenarnya tidak ada jawaban yang pasti dari ini, saya hanya memberikan sedikit saran. Kamu akan menyerahkan karirmu ke boss mu atau tidak? Jika iya silahkan ikuti apa kata bossmu. Tetapi, jika kamu ingin mendesain karir mu sendiri dan nanti akhirnya kamu menemukan karir yang kamu impikan, maka kamu harus berani berkata tidak untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya tambahan. Sebagai seorang pegawai kita perlu refleksi apa yang membuat saya tidak bisa tergantikan.

Saya sebagai owner sebuah usaha, masih total football nih dalam action plan perusahaan. Apakah ini boleh dalam tata kelola perusahaan? Apa yang harus diperbaiki?

Kalau kita baru merintis perusahaan kita melakukan kegiatan dari a-z ini merupakan seuatu yang normal, justru ini adalah kesempatan kita untuk memetakan mana yang high value dan mana yang low value, mana yang kita enjoy dan mana yang tidak enjoy. Kemudian jika kita sudah punya listnya, kita akan bisa membuat pengelompokan. Dan akhirnya kita bisa menciptakan list jobdesk yang nantinya bisa kita gunakan untuk merekrut karyawan. Jadi, manfaatkan fase kita saat ini untuk melist setiap aktivitas, sehingga nanti nya jika bisnis kita sudah berkembang, kita bisa recrut karyawan.

Challange tebesar ketika menjadi Coach seorang CEO itu apa dan hasil nya apa?

Semakin tinggi posisinya, challange nya adalah bersifat perilaku. Ada buku yang menarik, judulnya “What made you get here, it won’t get you there “ Buku tentang para eksekutif. Para eksekutif cenderung melakukan berulang-ulang keberhasilan dimasa lalu. Apa yang dia lakukan saat merintis bisnis nya sampai dititik sekarang itu ia ulang-ulang padahal ia sudah sampai di lain titik. Sehingga, hasilnya stuck dan tidak bisa naik lagi.

Kita tidak bisa melakukan suatu perubahan apabila kita masih mengulang-ulang aktivitas di masa lalu. Case lainnya itu tentang kejelasan, sering sekali teman teman yang sudah di posisi puncak itu ia kehilangan fashion dengan bisnisnya. Ini saking bosennya mungkin ya, sudah menjalankan bisnis bertahun-tahun jadi ketika sampai dipuncak ia kehilangan minning sehingga performa nya disitu- situ saja. Kemudian tentang tim, jadi ketika bisnisnya sudah besar kesulitan untuk mengatur timnya.

Ada case yang menarik, ada seorang manager investasi dengan tim sedikit tetapi targetnya mencapai triliunan. Ada kegundahan yang di alami, karena ada pemikiran dia untuk migrasi ke digital. Sementara sistemnya pada saat itu tahun 2018 itu masih banyak yang manual. Hasilnya seperti apa? target trillunan nya tercapai dan bahkan idenya dia untuk going digital itu diterima oleh korporasi. Sehingga digital ini tidak hanya untuk sales tetapi untuk semua perusahaan. Ini salah satu yang cukup menarik, karna saya mencoach bukan hanya pemimpinnya tetapi juga timnya.

Baca Juga : Cara Menaikan Omset Penjualan di Era New Normal

Closing Statment

     Sebelum kita tutup, yang terakhir. jangan berfikir untuk mengimplementasikan semuanya, mulai dari sedikit mana yang bisa kita improve. tetapi kita lakukan improve setiap hari. 1 % improvement setiap hari itu setara dengan 370% di akhir tahun. Artinya kita akan 37% bahkan 38% lebih baik dari hari ini.

Semoga dari materi hari ini , kita setelah ini bisa mengerti bahwa produktivitas ini sebenarnya adalah sesuatu yang bisa di klik insyaaAllah kalau kita yakin dan disiplin semoga langkah-langkah tadi bisa meningkatkan produktivitas kita.

Dari sini dapat disimpulkan bahwa sukses itu berpola dan gagal pun juga berpola kalau kita merasa gini-gini saja artinya memang kita melakukan hal yang itu-itu saja. Yang sukses, artinya ada pola dan perilaku yang dilakukan secara tepat sehingga bisa menjadi produktif. Tetapi jika yang gagal merasa hidupnya masih seperti itu, semua goalsnya tidak bisa dkejar jangan-jangan memang kita masih menggunakan pola yang sama.

Sebagai catatan, ada satu cerita yang mungkin bisa ditangkap intinya. Bagaimana gajah yang diikat tali? simple nya ini adalah cerita ada sebuah anak-anak muda yang lewat disebuah daerah dan melihat seekor gajah yang besar lalu kakinya diikat dengan tali yang terhubung ke pohon.

Kemudian pemuda ini bertanya, “ gajah ini kenapa ya diikat? dan gajahnya tidak bergerak?” Padahal jika kita fikir menggunakan logika apa bila kita mengikat kaki gajah ke pohon apa yang akan terjadi? Tenaga nya gajah kan luar biasa besar. Lalu kemudian dia bertanya lagi “ pak kenapa apa gajah ini tidak cukup kuat untuk melepaskan talinya?” Lalu yang berjaga menjawab “ ketika dia masih kecil, kakinya sudah diikat dengan tali yang sama jadi ketika kecil dia berusaha bergerak tetapi tidak kuat, sehingga muncul kepercyaan bahwa tali ini membuat dia tidak berdaya dan itu terus sampai gajah ini besar” Artinya, kalau kita mau berubah untuk meningkatkan produktvitas kita, segala sesuatu perubahan tentunya tidak mudah yang paling penting adalah potong terlebih dahulu apa yang mengikat kita, lepas kepercayaan yang lama dan bangun dengan kepercayaan yang baru.

Terima kasih semua yang sudah menyaksikan webinar ini, terimakasih sudah menyediakan webinar yang bermanfaat ini. Untuk semua tolong subscribe di channel Youtube zahir dan follow instagram Zahir di @zahiraccounting. Karena, secara reguler akan terus melakukan webinar dengan topik yang berbeda, dengan pembicara yang hebat-hebat. ini merupakan komitmen , untuk semua audience kita tumbuh bersama sama dengan semua konten yang kita share.