cara membuat PO atau purchase order

Purchase Order merupakan komponen yang bisa dibilang cukup penting dalam sebuah bisnis. Purchase Order ini nantinya dapat dijadikan sebagai bukti pembelian yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak konsumen.

Beberapa orang mungkin belum memahami apa itu Purchase Order dan apa contohnya. Jadi, berikut penjelasanya.

Pengertian Purchase Order

Purchase Order (PO) adalah catatan sebuah dokumen dalam bisnis yang berisikan sebuah permintaan atas kebutuhan stok barang yang akan dikirim dari pihak pembeli kepada pemasok (penjual).

Dari jenis barang, kuantitas, harga serta nomor dari PO itu sendiri semua akan terlihat dalam isi dokumen PO tersebut. 

Di dalam PO terdapat spesifik pesanan yang akan dikirim, jadi akan semakin banyak pula rincian pesanan yang tercantum di dalamnya. Karnanya akan menjadikan kegiatan pemesanan menjadi semakin efektif.

Sering kali para penjual pesanan pembelian dengan menggunakan kontrak yang mengikat secara hukum. 

Hal ini dilakukan bukan tanpa tujuan, para penjual dan pembeli ingin menghindari risiko yang lebih besar yang ada dalam transaksi tersebut.

Fungsi PO

Bagi sebagian orang memesan barang melalui pemasok dengan menggunakan PO mungkin mudah, mereka sudah sering melakukannya dan terbiasa, tetapi sebagian besar orang akan membuat pesanan pembelian tidak mencengangkan yang dibayangkan. 

Karna dalam pembuatan PO banyak hal yang harus diperhatikan agar terhindar dari kejahatan serta dapat menyediakan bahan yang sesuai dengan harga yang diinginkan.

Oleh karenanya, Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika membuat pesanan pembelian.

  1. Sebagai pembeli, jangan lupa untuk mencari tahu dan mengetahui identitas perusahaan dengan detail dan jelas ketika memesan pembelian.
  2. Sertakan detail dari apa saja yang akan dipesan, mulai dari merk, nama barang, jumlah dan informasi lainnya.
  3. Sertakan produsen atau pemasok yang nantinya dipilih sebagai media tempat iklan produk yang ditawarkan.
  4. Sertakan informasi mengenai seperti apa bentuk, jumlah pesanan dengan detail, jika dibutuhkan untuk membuat saja daftar dalam tabel agar memudahkan dalam pengecekannya.
  5. Bagaimana cara pengiriman, kapan waktu pengiriman, hingga metode pembayarannya.
  6. Nomor dari pesanan pembelian, komponen ini tidak perlu penting agar penelusuran dapat lebih mudah bila terjadi suatu masalah.

Contoh PO

Biasanya pesanan pembelian biasanya memiliki beberapa komponen seperti berikut ini:

  1. Nama produk atau barang yang akan dipesan
  2. Kuantitas dari setiap produk atau barang yang dipesan
  3. Harga dari setiap produk atau barang yang dipesan
  4. Harga yang dicantumkan sesuai jumlah per unit serta berdasarkan kuantitas yang dipesan
  5. Pajak yang sudah tertera
  6. Nomor pesanan pembelian
  7. Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
  8. Kolom otorisasi

Cara Membuat Purchase Order

Untuk membuat Purchase order, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan diantaranya:

  1. Cantumkan dengan jelas identitas perusahaan Anda.
  2. Memungkinkan seluruh keperluan yang mencangkup nama barang, merk barang, jumlah yang diinginkan serta informasi lain yang dianggap perlu. Untuk lebih mudah buatlah tabel.
  3. Sertakan siapa pemasok atau penjual untuk nantinya menjadi sasaran dari Purchase Order
  4. Cantumkan nomor Purchase order agar memudahkan dalam pelaksanaan penelusuran bila nanti terjadi masalah
  5. Sertakan waktu pembuatan Purchase Order
  6. Bila ada sertakan syarat dan ketentuan yang berlaku.

Sebenarnya kurang lebih seperti itu hal yang perlu Anda lakukan ketika ingin membuat Purchase Order. 

Untuk pembuatannya sendiri dapat Anda lakukan menggunakan cara manual dengan kertas dan cara yang paling baru Anda bisa membuat PO dengan menggunakan software khusus, salah satunya Zahir Accounting.

Kesimpulan

Dari waktu ke waktu seiring perkembangan zaman serta teknologi, masyarakat dipermudah dalam pelaksanaan transaksi termasuk pembuatan PO yang memiliki manfaat lebih. Salah satunya PO dapat dimanfaatkan sebagai jaminan dalam pengajuan pinjaman modal usaha.