Memilih Software ERP Indonesia Yang Tepat

Pada artikel ini, diharapkan pembaca bisa mendapatkan informasi yang bermanfaat ketika akan menggunakan software ERP Indonesia. Lalu, bagaimankah caranya memilih software ERP Indonesia yang tepat? Sebelum menjawab pertanyaan ini, ada baiknya penulis memberikan penjelasan singkat mengenai software ERP itu sendiri. ERP atau Enterprise Resource Planning System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Sejarah mencatat bahwa ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain. Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
Modul Financial & Akuntansi: General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling
Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Manfaat ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya software ERP bagi perusahaan:

Integrasi data keuangan: untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi: menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
Standarisasi Data dan Informasi: menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Tips Memilih Software ERP Indonesia

Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih software ERP Indonesia yang sesuai bagi perusahaan :

Knowledge & Experience: knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup.
Selection Methodology: ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yang sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
Business Strategy Analysis: bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers? Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai? Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai? Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan? Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki? Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut? Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
People Analysis: bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP? Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang akan menggunakannya? Bagaimana komitmen dari tim implementasi? Apa yang diharapkan para calon user thd ERP? Adakah ERP champion yang menghubungkan top management dengan tim? Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan?
Infrastructur Analysis: bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)? Seberapa besar budget untuk infrastruktur? Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
Analisa Software: apakah software tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan? Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari? Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia? Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?

Dapat disimpulkan bahwa kita harus memilih suatu software ERP Indonesia yang sesuai dengan kebutuhan kantor Anda masing-masing sehingga software ERP dapat sesuai dan bisa di implementasikan dengan baik pada perusahaan. Selain telah hadir beberapa produsen software ERP Indonesia, telah hadir juga perusahaan software yang memiliki fungsi dan teknologi yang setara dengan software ERP itu sendiri.