Saat ini banyak orang memulai bisnis dan menjalankan bisnis dengan proses pencatatan secara manual, namun ketika bisnis sudah berkembang dan bahkan besar mereka mengalami kendala dalam proses pencatatan penjualan, ketika baru mulai bisnis mungkin traksaksi penjualan masih bisa di atasi dengan pencatatan manual, namun jika sudah bisnis sudah besar dan transaksi penjualan cukup banyak, maka dengan bantuan teknologi terutama aplikasi untuk pencatatan penjualan atau aplikasi penjualan dapat mempermudah proses pencatatan serta kontrol terhadap bisnis
Pencatatan penjualan yang dilakukan oleh aplikasi. Hal ini bukan semata-mata karena ingin mengikuti trend zaman, melainkan untuk efektivitas dan efisiensi bisnis itu sendiri. Dengan proses penjualan yang efektif dan efisien, akan meningkatkan laba dari suatu perusahaan. Tidak hanya sekedar laba dari segi finansial, namun juga akan memberikan keuntungan dari segi waktu, tenaga, pikiran, dan tanggung jawab. Ketiga faktor keuntungan tadi akan kembali menghasilkan lagi keuntungan secara finansial.
Berikut ini perbandingan antara pencatatan penjualan yang diterapkan manual dengan pencatatan menggunakan aplikasi :
- Pencatatan secara manual akan memerlukan buku atau kertas catatan untuk pencatatan transaksi, sedangkan jika menggunakan aplikasi penjualan pencatatan hanya cukup di input melalui komputer.
- Pencatatan secara manual setiap ada penjualan pencatatan dilakukan secara manual, sedangkan jika secara otomatis, penginputan data menggunakan form khsusus. (terkomputerisasi).
- Pencatatan secara manual perhitungan dilakukan manual atau menggunakan kalkulator, sedangkan jika menggunakan aplikasi penjualan, sistem perhitungan dilakukan secara otomatis
- Pencatatan secara manual rentan akan terjadinya kesalahan perhitungan, sedangkan jika menggunakan aplikasi penjualan, kesalahan hitung sangat sedikit terjadi bahkan dapat tidak terjadi.
- Pencatatan secara manual akan memperlambat pelayanan penjualan kepada pelanggan, sedangkan jika menggunakan aplikasi penjualan, akan menghemat waktu proses pelayanan penjualan.
- Pencatatan secara manual perlu pemeriksaan berkali-kali atau ketelitian yang lebih untuk menghasilkan laporan penjualan, sedangkan jika menggunakan aplikasi penjualan, laporan penjualan dapat selesai dengan cepat karena ketelitian cukup pada saat melakukan input.
- Pencatatan secara manual kerahasiaan data penjualan kurang terjamin atau aman, sedangkan jika menggunakan aplikasi penjualan, semua kerahasiaan data penjualan tersimpan dengan aman dalam database karena menggunakan password.
- Pencatatan secara manual akan menghambat untuk menetapkan keputusan bisnis, karena waktu yang cukup lama dalam menghasilkan laporan penjualan, sedangkan jika menggunakan aplikasi penjualan, akan mempercepat dalam menetapkan keputusan bisnis, karena laporan dapat selesai dengan cepat.
Proses penjualan yang efektif dan efisien dapat tercapai jika penjualan dilakukan menggunakan aplikasi penjualan. Karena memudahkan dalam mendata barang-barang yang akan di jual atau jumlah stock yang tersedia dengan akurat sehingga memudahkan manajemen untuk mengetahui apakah barang yang dipesan oleh pelanggan tersedia.
Transaksi yang di input menggunakan aplikasi penjualan prosesnya sangat cepat sehingga mudah dalam menentukan waktu pembelian. Dengan menggunakan ini, barang – barang yang tersedia atau stock barang dapat dilihat dengan cepat dan akurat, jika stock sudah menipis maka pihak manajemen akan segera melakukan pembelian.
Dengan menggunakan aplikasi penjualan proses menjadi otomatis karena dengan hanya sekali input maka aplikasi ini dapat menghasilkan output lebih dari satu, jika tidak menggunakan aplikasi penjualan, maka bukan hanya mencatat penjualan secara manual saja, namun hal yang terkait penjualan pun harus di catat secara manual seperti kartu stock untuk membuat stocknya update, lalu kartu piutang jika memang penjualannya non tunai, selanjutnya buku kas atau bank jika penjualan tersebut tunai dan sampai harus membuat laporan keuangan seperti neraca serta laporan laba rugi, maka dengan ini proses pencatatan secara manual menjadi inefisiensi, belum lagi mengenai akurasi dan kecepatan proses pengerjaan, jadi jika menggunakan aplikasi penjualan proses yang lebih dari satu tadi bisa di rampingkan dengan hanya satu kali input penjualan namun output yang terkait dengan proses penjualan lebih dari satu sehingga terciptanya efektif dan efisien serta akurasi data
Apabila sudah terbiasa dengan menggunakan aplikasi penjualan maka kinerja dari administrasi penjualan lebih cepat dibandingkan dengan manual. Jika pegawai administrasi penjualan sudah terbiasa menggunakan aplikasi penjualan maka kinerja akan proses penjualan akan meningkat karena tidak memerlukan waktu yang lama dibandingkan harus melakukan pencatatan secara manual.
Jadi, sebuah software penjualan sangat penting bagi perusahaan karena dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses penjualan yang akan mempengaruhi besarnya laba yang akan diraih oleh perusahaan. Penggunaan aplikasi penjualan akan mempercepat pembuatan laporan dan keakuratan perhitungan dari data yang terdapat di laporan. Juga akan membantu cepatnya pengambilan keputusan yang dilakukan manajemen. Dan juga akan mempercepat proses penjualan yang dapat menjadi nilai tambah di mata konsumen dari suatu perusahaan.
Oleh: Rian Julian
