Progress Board Sarana Untuk Menjaga Produktivitas Anda

Setiap individu, baik yang berprofesi sebagai pekerja atau pengusaha pasti menginginkan kesuksesan dalam dirinya. Untuk mencapai kesuksesan ini diperlukan kerja keras serta menjaga ritme aktivitas agar tetap produktif.

Fakta yang terjadi, produktivitas seseorang tidak dapat berjalan dengan maksimal. Terlebih di era digital saat ini yang memanjakan pengguna internet dengan berbagi fasilitas seperti chatting, update info atau status di medsos, bahkan game online, menjadikan produktivitas seseorang menurun.

Namun, bagaimanapun kita harus bisa meninggalkan kegiatan yang tidak berhubungan dengan aktivitas dan berusaha untuk menjaga produktivitas agar pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan seperti yang direncanakan. Salah satu cara agar produktivitas tetap terjaga dan kita dapat memantau progress kegiatan adalah dengan menggunakan Progress Board. Ide penggunaan progress board ini berasal dari beberapa metode yang biasa digunakan untuk mengukur produktivitas seperti kanban.

Sekilas mengenai penggunaan papan kanban, papan ini terdiri dari beberapa catatan yang menunjukkan poin aktivitas. Menggunakannya dengan memindahkan poin aktivitas ke dalam beberapa kolom yang berbeda dimana masing-masing memiliki status “akan dikerjakan”, “sedang dikerjakan”, dan “selesai dikerjakan.” Adapun ilustrasi papan kanban sebagai berikut:

Sumber gambar: https://ketiljensen.wordpress.com

Sebagian orang menganggap kelemahan papan kanban terlalu kompleks sehingga tidak praktis. Sedangkan progress board mengadopsi beberapa bentuk dari papan kanban diatas dengan menambahkan aspek prioritas pekerjaan sehingga dapat digunakan dengan praktis dan efektif.

Membuat Progress Board

Cara membuat progress board dapat dilakukan dengan membuat tiga kolom yang masing-masing difungsikan untuk:

Kolom 1 : Aktivitas dan status.
Kolom ini berisi daftar kegiatan atau aktivitas beserta statusnya (belum dikerjakan, sedang dikerjakan, atau selesai). Tuliskan setiap pekerjaan tersebut dalam warna yang berbeda (atau menggunakan kertas post-it dengan warna yang berlainan).

Kolom 2: Prioritas dan sasaran
Pada kolom ini Anda harus menentukan prioritas pekerjaan, mana yang sangat penting dan mana yang bisa ditunda penyelesaiannya, meskipun dapat diselesaikan pada hari yang sama. Bagi menjadi tiga bagian untuk menentukan skala prioritas. Letakkan aktivitas yang sangat penting di bagian teratas, kemudian untuk bagian yang bisa ditunda diletakkan di bagian paling bawah. Cantumkan juga apa yang menjadi sasaran atau tujuan dari setiap aktivitas tersebut agar Anda selalu termotivasi.

Kolom 3: Pekerjaan besar dan detil pekerjaan pribadi
Kolom ketiga ini memberikan tempat bagi Anda untuk mencatat pekerjaan besar yang penting untuk diselesaikan, serta pekerjaan pribadi yang tidak bisa ditunda. Meletakkan pekerjaan pribadi pada kolom ini akan memotivasi Anda dalam mengerjakan tugas-tugas lainnya, dimana setelah tugas pokok terselesaikan, maka Anda dapat menggunakan waktu untuk melakukan pekerjaan pribadi Anda. Misalnya, setelah menyelesaikan suatu project besar, Anda akan mengikuti lomba lari , maka Anda dapat mencantumkan rencana latihan pada kolom tersebut.

Sumber gambar: https://wovox.com/

Anda dapat membuat progress board dengan kertas, styrofoam, atau papan. Tuliskan daftar pekerjaan dengan kertas yang mudah ditempel dan dilepas. Sedangkan layout yang disarankan adalah meletakkan poin aktivitas yang paling penting di bagian kiri atas. Kemudian di bagian tengah – kanan untuk tugas berikutnya, beserta sasarannya.

Dalam menggunakan progress board ini, Anda tentunya membutuhkan waktu agar terbiasa menggunakannya. Pada prinsipnya progress board ini merupakan media yang dapat Anda gunakan untuk mendongkrak produktivitas Anda, yang mau tidak mau akan memaksa Anda untuk mereview gambaran besar kegiatan yang Anda kerjakan, serta melakukan evaluasi terhadap apa yang sudah dikerjakan. Yang terpenting adalah kemauan Anda untuk tetap konsisten dalam mematuhi sistem produktivitas seperti yang Anda tentukan sendiri.