Langkah-langkah Perencanaan Produksi yang Tepat, Ini Tahapannya

Perencanaan produksi atau production planning merupakan salah satu hal yang penting dalam manajemen perusahaan. Dengan melakukan perencanaan yang tepat pada proses produksi maka dapat menimbulkan efisiensi yang tinggi dan mampu meningkatkan pendapatan perusahaan.

Sebaliknya jika perusahaan kurang mampu melakukan perencanaan produksi dengan baik maka akan menimbulkan suatu keterlambatan supply dan biaya yang harus dikeluarkan menjadi tinggi.

Perencanaan produksi pada dasarnya berkaitan dengan kapasitas produksi, sumber daya yang tersedia mulai dari hal material, peralatan pendukung, dan lain sebagainya.

Di mana dalam melakukan production planning sebaiknya dilakukan berdasarkan hasil analisa dari permintaan konsumen terhadap produk yang dipasarkan.

Hal itu menghindari terjadinya kesenjangan antara produk yang diminta di pasar dengan produk yang diproduksi oleh perusahaan, sehingga perlu melakukan tindakan untuk mensinkronisasi antara perencanaan produksi dengan rencana penjualan yang berdasarkan marketing forecast.

Dari marketing forecast tersebut maka dapat dilakukan proses perhitungan kebutuhan bahan, kapasitas produksi yang dibutuhkan, dan hal pendukung lainnya yang diperlukan dalam production planning agar kualitasnya terjamin dan tepat.

Pengertian Perencanaan Produksi Menurut Para Ahli

Di awal tulisan, sekelias Anda sudah mengetahui mengenai apa itu perencanaan produksi serta peran pentingnya.

Nah, ternyata perencanaan produksi itu sendiri memiliki pengertian yang cukup luas. Hal ini terbukti dari beragamnya definisi yang dikemukakan oleh para ahli.

Adapun pengertian perencanaan produksi menurut para ahli adalah sebagai berikut:

Arti Perencanaan Produksi Menurut Agus Ahyari

Perencanaan produksi adalah proses merencakan sebuah produk berdasarkan apa serta berapa jumlah produk yang akan diproduksi.

Arti Perencanaan Produksi Menurut Nasution

Perencanaan produksi adalah tindakan perencanaan yang cepat untuk membuat keputusan dan kebijakan terkait permintaan produk, yang disesuaikan dengan sumber daya perusahaan.

Tujuan Perencanaan Produksi

Tujuan dari perencanaan produksi adalah untuk menentukan arah awal dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan di masa mendatang, apa yang harus dilakukan, seberapa banyak melakukannya, dan kapan harus melakukannya.

Karena perencanaan ini berkaitan dengan masa mendatang, maka perencanaan disusun atas dasar perkiraan yang dibuat berdasarkan data masa lalu dengan menggunakan beberapa asumsi.

Perlu adanya perencanaan produksi dalam suatu perusahaan yaitu:

1. Sebagai langkah awal untuk menentukan aktivitas produksi yaitu sebagai referensi perencanaan yang lebih rinci dari rencana agregat menjadi item dalam jadwal induk produksi.
2. Sebagai masukan rencana sumber daya sehingga perencanaan sumber daya dapat dikembangkan untuk mendukung perencanaan produksi.
3. Meredam (stabilisasi) produksi dan tenaga kerja terhadap fluktuasi permintaan.

Fungsi Perencanaan Produksi

Fungsi dasar yang harus dipenuhi oleh aktivitas perencanaan dan pengendalian produksi adalah untuk:

1. Meramalkan permintaan produk.
2. Menetapkan jumlah dan saat pemesanan bahan baku secara ekonomis dan terpadu.
3. Menetapkan keseimbangan antara tingkat kebutuhan produksi, teknik pemenuhan pesanan, serta memonitor tingkat persediaan produk jadi setiap saat, membandingkannya dengan rencana persediaan dan melakukan revisi atas rencana produksi pada saat yang ditentukan.
4. Membuat jadwal produksi, penugasan, pembebanan mesin dan tenaga kerja yang terperinci sesuai dengan ketersediaan kapasitas dan fluktuasi permintaan pada suatu periode.

Langkah-Langkah Perencanaan Produksi yang Tepat

Lalu bagaimana cara melakukan perencanaan produksi yang tepat? Berikut adalah uraian terkait hal tersebut.

1. Melakukan routing

Dalam production planning, hal yang pertama dilakukan adalah dengan melakukan routing. Routing sendiri merupakan proses penentuan jalur atau rute pekerjaan dan urutan operasi.

Di dalam proses routing terdapat beberapa hal yang diperhatikan seperti kuantitas, kualitas produk, sumber daya manusia, mesin, bahan, jenis, jumlah dan urutan operasi manufaktur, tempat produksi, dan lain sebagainya.

Di mana dapat dikatakan pada proses routing ini adalah proses untuk menentukan apa, berapa banyak, bagaimana, dan di mana untuk menghasilkan suatu produk.

Proses routing dipengaruhi oleh faktor sumber daya manusia yang ada dalam suatu bisnis untuk mengenali kebutuhan, keinginan dan harapan konsumen.

Selain itu, dengan melakukan routing dapat memberikan metode yang sangat sistematis untuk mengubah bahan mentah menjadi barang jadi.

Hal ini dapat membuat proses perencanaan produksi menjadi tepat dan efisien karena sumber daya yang ada dapat digunakan secara optimal.

2. Melakukan penjadwalan

Melakukan penjadwalan adalah langkah kedua dalam perencanaan produksi. Penjadwalan ini berkaitan dengan berbagai hal seperti:

• Memperbaiki jumlah pekerjaan yang harus dilakukan
• Mengatur operasi manufaktur yang berbeda dalam urutan prioritas
• Fiksasi proses mulai dan selesai, tanggal dan waktu, untuk setiap operasi

Sehingga dengan melakukan penjadwalan dapat membantu untuk memanfaatkan secara optimal waktu dalam menjalankan bisnis yang akan membuat production planning lebih terkontrol.

3. Melakukan Dispatching

Dispatching adalah langkah ketiga dalam perencanaan produksi yang merupakan suatu tindakan, melakukan atau tahap implementasi.

Proses dispatching ini meliputi berbagai hal seperti bahan, alat, perlengkapan, dan hal lain yang diperlukan untuk produksi.

Selain itu, ada perintah, instruksi, gambar, dan lainnya untuk memulai pekerjaan.

Melakukan proses sesuai dengan catatan atau aturan yang ada dan menyelesaikan setiap pekerjaan tepat waktu.

Kemudian mengontrol proses perencanaan produk apakah sudah sesuai dengan kebutuhan yang telah direncanakan sebelumnya.

Dari beberapa cara dalam melakukan proses production planning di atas, sebenarnya dapat dilakukan dengan tepat dan berhasil karena beberapa faktor yang mendukung.

Faktor tersebut seperti fasilitas dan peralatan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut apakah memadai apa tidak untuk melakukan proses produksi sesuai dengan yang direncanakan.

Selanjutnya terkait ketersediaan sumber daya yang diperlukan dalam jumlah dan waktu yang tepat dalam proses produksi.

Selain itu, sumber daya manusia yang ada apakah memiliki kinerja yang berkualitas apa tidak. Proses dan sistem produksi apakah sudah terbukti valid atau belum dan apakah sudah sesuai dengan aturan atau belum.

Kemudian apakah sudah memiliki sistem manajemen produksi yang baik apa belum dan berkaitan dengan forecast accuracy serta sistem maintenance perusahaan apakah sudah dilakukan dengan baik atau belum.

Kemudian dari cara dan faktor yang mempengaruhi perencanaan produksi yang tepat di atas dapat dikatakan bahwa dalam menjalankan bisnis penting untuk memiliki sebuah strategi bisnis.

Hal itu dikarenakan untuk menghindari terjadinya kerugian akibat produk yang diproduksi tidak dapat terjual dengan baik dan terjadi penumpukan stok produk dalam perusahaan.

Tentunya hal itu tidak diinginkan oleh pelaku bisnis yang menginginkan kesuksesan dalam berbisnis sehingga Anda harus tetap berhati-hati dan mempertimbangkan segala sesuatu dengan matang.

Komponen Perencanaan Produksi

Dilansir dari Courses Lumenlearning, terdapat empat komponen utama dalam melakukan perencanaan produksi, di antaranya:

1. Lokasi Produksi

Saat melakukan aktivitas produksi, lokasi untuk membuat semua produk tentu jadi hal pertama yang harus diperhatikan. Penting untuk mengetahui apa saja fasilitas yang menunjang bagi proses produksi.

Ada sejumlah faktor yang bisa dijadikan sebagai pertimbangan untuk memilih lokasi produksi, di antaranya lokasi yang strategis.

Tujuannya dari pemilihan lokasi yang strategis adalah:

• Memudahkan masuknya bahan-bahan dari pemasok
• Memudahkan perizinan dari pemerintah setempat untuk melakukan proses produksi
• Memudahkan pengembangan lokasi produksi menjadi lebih besar di masa depan
• Pertimbangan kualitas hidup atau lingkungan

2. Tata Letak dalam Lokasi Produksi

Tata letak harus diperhatikan karena akan menunjang produktivitas sumber daya manusia dan mesin-mesin untuk membuat suatu produk.

Tata letak juga tidak hanya mengatur soal kemudahan pengiriman komponen dan jangkauan pekerja terhadap komponen, tetapi juga termasuk kaminan keselamatan kerja bagi mereka.

Tata letak yang bagus bisa membuat pekerja lebih enjoy untuk bekerja karena tidak mengalami kebingungan memahami tata letak ruang produksi yang berpotensi menghambat kinerja.

3. Perencanaan Kebutuhan Material

Disebut juga sebagai Material-Requirements Planning (MRP) mencakup perencanaan produksi, jadwal, dan sistem pengendalian stok alat dan bahan baku utama yang menunjang keberlangsungan proses produksi.

MRP bisa berbentuk perangkat lunak agar lebih memudahkan para pekerja.

Jika tidak menggunakan sistem MRP, Anda juga bisa menggunakan sistem ERP atau sistem perencanaan sumber daya perusahaan.

ERP adalah teknologi terbaru yang bisa melacak sumber data bisnis mulai dari:

• Berapa uang yang dimiliki
• Bahan mentah yang ada
• Jumlah pesanan
• Jumlah pembeli
• Perhitungan penggajian
• Perhitungan kapasitas perusahaan bisa memproduksi suatu barang

4. Manufaktur Just-in-Time (JIT)

Merupakan strategi yang digunakan perusahaan untuk mengurangi pengeluaran tidak terlalu penting saat melakukan proses produksil.

Singkatnya, ini merupakan strategi efisiensi perusahaan.

Cara paling efektif yang bisa dilakukan untuk menerapkan efisiensi adalah dengan memperhitungkan kebutuhan perusahaan secara akurat, sehingga tidak ada banyak bahan terbuang saat melakukan proses produksi.

Contoh Perencanaan Produksi

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, membuat production planning penting agar tujuan mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya bisa dicapai.

Hal ini karena dengan production planning yang tertata rapi, perusahaan bisa meminimalisasi biaya produksi dan memprediksi berapa banyak barang yang akan gagal dalam sekali produksi.

Dilansir dari mbaskool.com, perencanaan produksi dapat dilakukan pada tiga tingkatan, yakni pabrik, proses, dan operasional.

Contoh perencanaan produksi barang berupa minuman ringan melalui tiga tingkatan.

1. Perencanaan Tingkat Pabrik

Melakukan perencanaan urutan kegiatan produksi, mulai dari membeli bahan baku seperti gula, soda, dan kemasan. Kemudian dilanjut dengan membuat minuman melalui mesin atau secara manual.

Dilanjut dengan mengemas minuman ke dalam botol.

2. Perencanaan Tingkat Proses

Merencanakan operasional input untuk mengubahnya jadi output, atau secara sederhana mengubah bahan baku menjadi bahan jadi.

Dijelaskan bagaimana caranya, dari mencampur air karbonasi hingga tahap terakhir.

3. Perencanaan Tingkat Operasi

Merencanakan setiap tahapan operasional yang dilakukan, mulai dari peralatan dan mesin apa yang harus dipakai, berapa liter minuman yang harus dibuat agar masuk ke dalam botol yang telah ditentukan.

Dampak Adanya Perencanaan Produksi Barang

Perencanaan produksi memiliki fungsi dan tujuan khusus. Dengan melakukan tahapan production planning pastinya akan ada dampak positif untuk keberlangsungan bisnis di masa akan datang.

Nah, berikut beberapa dampak akan adanya production planning, antara lain:

• Memberikan harapan pada perusahaan untuk mendapatkan keuntungan maksimal
• Efesiensi waktu karena bisa mengatur waktu produksi hingga jadwal pengiriman sesuai dengan jumlah kebutuhan
• Meningkatkan kapasitas proses produksi karena jumlah barang yang dibuat telah ditentukan berdasarkan permintaan
• Menjadi patokan waktu untuk proses produksi barang, karena tanggal pengiriman barang yang diproduksi pasti telah ditentukan
• Menghemat pengeluaran
• Memuaskan konsumen karena produk yang dibuat akan diproduksi secara maksimal sesuai dengan jumlah yang telah ditentukan, sehingga tidak ada alasan keteteran yang membuat kualitas produk buruk

Tips Perencanaan Produksi

Berikut penjelasan sederhana tentang tips yang bisa Anda ikuti ketika melakukan production planning.

1. Memprediksi Permintaan Konsumen dengan Cepat

Hal pertama yang harus dilakukan saat melakukan production planning adalah mampu menebak atau memprediksi apa yang diinginkan oleh konsumen.

Prediksi ini akan jadi patokan utama saat Anda membuat materi perencanaan produk.

Bukan hanya jenis barang atau jasa yang sedang diinginkan konsumen, lebih baik Anda juga bisa memprediksi seberapa banyak hal itu diinginkan oleh konsumen.

2. Mengelola Sumber Daya dengan Maksimal

Sumber daya manusia maupun alam harus dikelola dan diatur dengan baik agar mereka bisa bekerja secara maksimal.

Ketika SDA dan SDM sama-sama berkualitas, maka perusahaan tinggal fokus pada strategi operasional saja, tidak perlu lagi merombak banyak hal.

3. Bangun Ruang Komunikasi yang Luwes

Sebisa mungkin ‘gap’ antara atasan dan bawahan diminimalisasi demi mendapatkan usulan dan ide menarik dari semua SDM dalam perusahaan.

Jika atasan cenderung kaku dan otoriter, maka bawahan berpotensi akan ragu-ragu dan takut ketika memberikan ide soal perencanaan produk ini.

Kesimpulan

Perencanaan produksi menjadi sesuatu yang penting yang harus diperhatikan oleh manajemen perusahaan.

production planning membantu perusahaan meminimalisasi kegagalan produksi sehingga terhindar dari kerugian karena melimpahnya stok, sementara minat konsumen sedikit.

Anda bisa menerapkan berbagai hal terkait production planning mulai dari perencanaan yang tepat dan memiliki komponen perencanaan produksi yang dibutuhkan.