Dalam berbisnis atau menjalankan usaha tentu kita ingin mengelola keuangan dengan mudah. Salah satu solusinya yakni menggunakan software akuntansi. Software akuntansi kini tidak hanya menyentuh kalangan pebisnis kelas atas, tetapi ia sudah menjadi primadona bagi pihak manapun untuk mendukung keberlangsungan aktivitasnya yang berkutat dengan keuangan. Bahkan ia kini menjadi salah satu mata pelajaran atau perkuliahan di instansi pendidikan. Pengelolaan keuangan tidak lagi menjadi hal yang rumit pada zaman modern seperti ini.
Ada sejumlah persoalan yang harus disadari karena faktor ini jika didiamkan akan menjadi pendorong kekacauan keuangan, yakni:
1. Nota transaksi tidak terorganisasi
2. Tidak adanya catatan keuangan yang terpadu dan otomatis alias semua dikerjakan serba manual di buku catatan
3. Hanya mengandalkan kemampuan internal dan mengabaikan pihak ketiga (misalnya bank)
4. Kurangnya perencanaan/ peranggaran keuangan
5. Tidak menganut prinsip kesatuan usaha/ entitas
Berikut ini identifikasi kemudahan mengelola keuangan usaha/ bisnis Anda:
1. Awal yang tepat akan memicu kemudahan dalam menjalankan proses. Untuk mengelola keuangan, pastikan sejak awal nota transaksi dipilah sesuai dengan jenis transaksi dan tanggal terjadinya. Perilaku yang rapi seperti ini tentunya tidak hanya menciptakan kemudahan dalam menginput transaksi tetapi juga menimbulkan kenyamanan tersendiri sehingga Anda tidak perlu lagi terlalu fokus ke nota yang berantakan.
2. Pencatatan transaksi secara manual sudah tidak mampu lagi mengakomodasi bisnis yang serba dikejar deadline, angka transaksi yang rumit, dan juga permintaan pelanggan yang semakin banyak. Software akuntansi menjadi jawaban yang tepat dan cepat sebab Anda cukup memasukkan datanya kemudian biarkan sistem yang mengolah data tersebut menjadi informasi yang relevan. Adapun cara mengelola keuangan dengan sistem sebagai berikut:
a. Pengelolaan kas
Anda mesti memiliki pengendalian yang jitu dalam mengelola kas. Seperti yang diketahui bahwa Kas adalah akun yang paling liquid. Semakin banyak nilai uang kas bukan berarti posisi keuangan Anda baik, melainkan bisa dikatakan perputarannya yang buruk karena kas banyak yang menganggur. Untuk itu seimbangkan kas dengan peristiwa keuangan seperti pengeluaran dan penerimaan. Di sistem Anda bisa memantau masuk dan keluarnya kas dari buku besar atau yang lebih spesifik di Laporan Arus Kas dari aktivitas operasi, pendanaan, dan keuangan.
b. Pengelolaan utang dan piutang
Adanya saldo atas utang dan piutang menandakan bahwa bisnis Anda berjalan, tidak hanya membiarkan kas menganggur. Namun bukan berarti pula dengan utang dan piutang yang banyak kondisi usaha Anda baik. Pastikan bisnis Anda memiliki tenggat waktu yang tepat untuk membayar utang perusahaan tanpa menunggu tanggal jatuh tempo begitu juga dengan penagihan kepada pelanggan agar tidak terjadi kerugian piutang. Di sistem Anda dapat memantau kalender utang dan piutang berupa umur utang piutang.
c. Pengelolaan persediaan
Mengelola persediaan sangat penting, karena ini akan memengaruhi kegiatan operasional usaha / bisnis Anda. Oleh karena itu, diperlukanlah pemantauan secara rutin. Carilah sistem yang dapat mengontrol persediaan langsung dari laporan persediaan (misalnya kartu stok) termasuk bagaimana Anda dapat menyesuaikan persediaan di gudang dan pencatatan dari fasilitas Stock Opname.
d. Ketersediaan Laporan Keuangan
Dengan mengetahui Laporan Neraca dan Laporan Laba/ Rugi pada periode tertentu, Anda dapat memahami posisi dan kinerja keuangan perusahaan. Memeriksa laporan neraca dan laba/ rugi perusahaan dapat dilakukan dalam beberapa periode seperti bulanan, tahunan atau harian.
3. Perusahaan yang sudah besar pun sepertinya tidak akan bisa mengelola keuangannya “seorang diri”. Pasalnya semakin besar usaha semakin dia harus mencari pihak ketiga untuk diajak bekerja sama. Ambil contoh sederhananya yaitu bank. Gunakan layanan “solusi bisnis” yang memungkinkannya memberi kecepatan penerbitan transaksi yang berkaitan dengan bank tersebut. Selain bank, Anda juga memerlukan konsultan keuangan dan konsultan pajak. Semakin cepat info transaksi dan bimbingan yang didapat dari pihak ketiga, semakin cepat pula pengaruh ke layanan usaha Anda sendiri misalnya kepada pelanggan. Tentunya Anda harus mengawasi mereka.
4. Gunakan ilmu manajemen keuangan. Perlunya anggaran biaya “jauh-jauh hari” sehingga pengeluaran Anda nantinya tidak melampau penerimaan Anda. Jika hal ini diabaikan, siap-siaplah untuk merugi.
Anda tentu ingat prinsip kesatuan usaha (entitas) dalam akuntansi. Yaitu prinsip di mana Anda harus memisahkan pencatatan keuangan usaha Anda dan pencatatan keuangan pribadi.
