Anda ingin membuat laporan keuangan dengan excel? Sebaiknya pahami dulu berbagai pengertian laporan keuangan akuntansi, software yang digunakan, dll. Dalam dunia akuntansi, maka laporan keuangan sudah tidak asing lagi terdengar. Laporan keuangan merupakan pencatatan kegiatan yang dilakukan mereka untuk usaha bisnisnya. Pencatatan aktivitas ini meliputi catatan keuangan yang berisikan informsai atas banyak hal seperti arus kas (cash flow), pengeluaran, hutang, piutang, dll. Dengan mencatat informasi keuangan sebuah bisnis atau perusahaan, maka bisa menentukan kebijakan ekonomi.
Laporan Keuangan Akuntansi
Pada laporan keuangan akuntansi mencakup antara lain:
- Neraca
- Laporan laba rugi komprehensif
- Laporan perubahan ekuitas
- Laporan perubahan posisi keuangan
- Catatan dan laporan lain dan penjelasan yang berhubungan dengan laporan keuangan
Maka dari itu, membuat laporan keuangan dengan excel sudah menjadi hal yang seharusnya dilakukan oleh Anda yang memiliki usaha bisnis atau staf akuntansi. Namun, dalam proses pembuatan laporan akuntansi bisa sangat memusingkan jika aplikasi yang menunjang tidak bisa membantu pekerjaan kita. Pencatatan manual dengan menggunakan excel dianggap lebih sederhana, namun apa iya bisa tersa sesederhana itu?
Nyatanya, membuat laporan keuangan dengan excel bisa cukup rumit karena Anda akan butuh banyak rumus untuk menyusunnya. Beberapa perusahaan juga masih memilih membuat laporan keuangan dengan excel karena dirasa bisa menekan pengeluaran atau budget perusahaan. Namun, pada prosesnya bisa memakan waktu yang lumayan lama. Hal ini karena kita juga butuh tingkat keakuratan yang cukup tinggi. Maka dari itu, kini banyak pilihan membuat laporan keuangan dengan excel atau software akuntansi. Mana yang lebih efisien?
Software Akuntansi VS Excel
Pada laporan keuangan, ada beberapa perangkat yang digunakan, antara lain:
- Buku catatan keuangan
- Excel
- Software Akuntansi
Ketiga alat bantu dalam pembuatan laporan keuangan ini memiliki fungsi dengan level kemampuan yang berbeda-beda. Semakin tinggi intensitas transaksi, maka buku catatan keuangan tidak akan dipakai lagi atau gunakan kembali. Bisa jadi catatan ini dipakai hanya untuk backup saja.
Membuat Laporan Keuangan Dengan Excel
Jika Anda berencana membuat laporan keuangan dengan excel, maka ada beberapa hal yang umum dilakukan, antara lain:
- Membuat rumus excel terlebih dahulu
- Sulitnya membuat jurnal keuangan yang membutuhkan pernghitungan diskon dan juga biaya
- Membuat rumus excel untuk menghitung harga pokok persediaan
- Sulitnya merekonsiliasi bank karena Anda harus mengurangi nilai yang tidak cocok lalu membuat jurnal penyesuaian hanya jika dibutuhkan.
- Menghitung revaluasi valas secara manual
- Menghitung penyusutan harta tetap secara manual
- Membuat jurnal khusu yang mampu menjadikannya buku besar pembantu
- Memposting jurnal ke buku besar dan hal ini biasanya dilakukan pada banyak jurnal dan dilakukan posting satu per satu.
- Membuat neraca lajur untuk mencatat jurnal penyesuaian
- Mencatat jurnal pembalik ketika Anda tutup buku
- Membuat rumus dan menghitung manual rasio kinerja keuangan
Membuat Laporan Keuangan Dengan Software Akuntansi
Jika Anda merasa membuat laporan keuangan dengan excel sangatlah membingungkan, maka Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi. Dengan software akuntansi, maka sistem pengerjaannya cukup berbeda. Bahkan banyak sekali yang merasa bahwa menggunakan software akuntansi lebih aman dan mudah digunakan karena Anda tidak akan bertemu dengan rumus-rumus pada excel.
Dari penjelasan singkat diatas, bisa kita lihat perbedaan membuat laporan keuangan dengan excel dengan software akuntansi seperti ini:
Bagan diatas merupakan skema siklus akuntansi yang terkomputerisasi. Alur ini bisa menunjukkan langkah secara sederhana yang berkesinambungan dengan sistem. Maka, penginputan bisa langsung terekam dan otomatis jadi laporan keuangannya. Berikut penjelasannya:
- Membuat Data Keuangan & Isi Data Pendukung
Hal ini adalah langkah pertama yang harus dilakukan yaitu dengan membuat database keuangan yang nantinya dipakai untuk memasukkan data-data pendukung dan saldo awal.
- Mengumpulkan Nota Transaksi
Pilah nota transaksi lalu input data transaksi tersebut langsung ke form yang sudah ada pada sistem, contohnya memasukkan pembelian, biaya, penjualan, dll.
- Jurnal Terbentuk
Sekali Anda input transaksi, maka sistem akan langsung mengeluarkan informasi pengendalian hutang piutang, stok, nilai HPP membentuk penyusutan harta tetap dan revaluasi valas setelah tutup buku akhir bulan dalam sebuah daftar untuk mempermudah user mengeceknya.
- Buku Besar Terbentuk
Sekali Anda memasukkan transaksi, maka sistem akan langsung memposting jurnal buku besar tanpa harus repot mencari mutasinya untuk di posting ke buku besar dan buku besar pembantu.
- Laporan Keuangan Terbentuk
Cukup dengan sekali klik, maka laporan keuangan seperti laporan laba rugu, cash flow, neraca dan juga neraca saldo terbentuk otomatis.
- Grafik Analisis Bisnis
Ini adalah fitur yang dibutuhkan oleh pebisnis. Anda cukup melihat grafik analisis rasio, break even point, laporan keuangan dan disinilah keputusan bisnis ditetapkan.
Manfaat Software Akuntansi
membuat laporan keuangan dengan excel atau dengan software akuntansi sama bagusnya, namun memiliki fungsi yang pastinya berbeda. Semakin kompleks aktivitas transaksi, maka semakin tinggi juga kebutuhan terhadap software akuntansi. Maka dengan menggunakan software akuntansi, Anda bisa merasakan manfaatnya seperti berikut ini:
- Anda tidak perlu lagi mengingat dan membuat rumus karena rumus sudah ada dalam program yang dimaksud.
- Anda bisa langsung membuat dan memasukkan data pendukung dan transaksi di form yang sudah disediakan.
- Satu langkah saja selanjutnya, sistem akan secara otomatis memproses dengan cepat bahkan hanya hitungan detik.
- Anda bisa bekerja cepat dan mudah
- Pembuatan laporan keuangan bisa jadi secara otomatis
- Anda bisa langsung membuat keputusan bisnis secara langsung.
Berikut skema membuat laporan keuangan dengan software akuntansi.
Kekurangan Laporan Keuangan Excel
Jika Anda membuat laporan keuangan dengan excel, maka ada juga kekurangan yang bisa didapat, seperti berikut ini:
- Manual Entry
Dengan membuat laporan keuangan dengan excel, maka Anda harus memasukkan data secara manual. Jika terjadi perubahan, maka Anda harus mengubah, update dan menambahkan infromasi baru kembali yang terkait akan hal tersbut. Memasukkan data secara manual tentu akan memakan waktu yang cukup lama dbahkan ini bisa jadi aktivitas yang membutuhkan ketelitian tinggi.
- Resiko Salah Ketik & Data Terhapus
Karena memasukkan data secara manual, maka bukan tidak mungkin Anda beresiko melakukan kesalahan dalam mengetik hingga data-data terhapus. Hal ini bisa menjadi efek berantai dimana file excel hanya Anda yang mengetahuinya lalu jika dibagikan ke pihak lain, pihak tersebut tidak tahu adanya kesalahan input data.
- Tidak ada histori atas Perubahan Data
Jika Anda ingin mengubah sata file di excel, maka Anda tidak bisa mendapatkan histori dari apa yang sebelumnya dikerjakan. Apalagi jika terjadi ketidaksengajaan seperti data yang terhapus di satu cell, tidak sengaja menuliskan data yang salah di satu cell.
- Tidak Ada Notifikasi
Jika perusahaan memiliki asset berbentuk mesin dan kendaraan, maka sebaiknya jenis asset itu membutuhkan perlakuan extra pada perawatan dan perbaikan. Jika asset mengalami kerusakan, baru perusahaan sadar akan hal itu. Namun sayangnya terlambat sehingga biaya operasional untuk perbaikan menjadi lebih besar. Kondisi diatas memperlihatkan sistem yang memberikan informasi secara otomatis pada mesin jika sudah masuk ke masa perawatan.
