Memastikan bahwa pelanggan memiliki akses mendapatkan produk yang mereka butuhkan adalah kunci penting dalam menjalankan bisnis. Salah satu untuk mendukung layanan seperti ini, maka pebisnis harus memahami manajemen persediaan barang yang benar.
Mengetahui item apa saja yang tersedia dan item mana yang harus disimpan, merupakan hal mendasar dalam manajemen persediaan.
Pelaksanaan manajemen persediaan atau menejemen inventaris, meliputi beberapa tugas penting, antara lain:
- Perencanaan
- Koordinasi
- Pengendalian
Aktivitas dalam manajemen ini selalu berkaitan dengan aliran persediaan barang masuk dan keluar dari sebuah bisnis.
Adanya pengelolaan atau manajemen persediaan yang baik, akan mempengaruhi efisiensi biaya yang dikeluarkan.
Selain itu, manfaat dari manajemen persediaan ini mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan karena barang yang mereka butuhkan selalu terpenuhi.
Prinsip Dasar Manajemen Persediaan
Terapat beberapa teknik manajemen inventaris yang dianut di luar sana. Hal ini bergantung pada skala bisnis yang dimiliki.
Menerapkan teknik manajemen inventaris yang tepat akan memberi Anda wawasan berharga tentang penjualan dan bagaimana bisnis Anda berjalan.
Dalam menjalankan manajemen ini, hal penting yang harus diperhatikan adalah update informasi persediaan barang. Sehingga ketika ada peningkatan permintaan, Anda selalu siap menjaga pasokan barang.
Langkah ini merupakan cara untuk bertahan dalam bisnis, yakni terus memastikan bahwa barang-barang yang dibutuhkan pelanggan selalu tersedia.
Memantau tingkat persediaan dengan benar dapat mengurangi risiko ketidakseimbangan antara jumlah permintaan dengan jumalah persediaan barang.
Jika hal ini tidak diperhitungkan, jelas akan merugikan bisnis.
Ketika produk yang dibutuhkan tidak tersedia, itu sama saja mengirim pelanggan Anda ke toko lain. Namun sebaliknya, jika persediaan barang Anda berlebih, akan merugikan bisnis karena semakin banyak biaya yang dikeluarkan.
Dengan menerapkan manajemen persediaan yang baik, Anda dapat mengetahui produk mana yang sudah tidak layak untuk disimpan.
Selain itu, dengan manajemen ini Anda juga mengetahui produk mana yang perlu penambahan volume-nya.
Metode Standar Manajemen Persediaan
Sampai di sini Anda sudah mengetahui prinsip dasar manajemen persediaaan. Nah, berikutnya Anda harus mengenali beberapa metode manajemen persediaan yang umum diterapkan di industri ritel.
1. Kelola Inventaris untuk Produk di Katalog
Tindakan pertama saat menerapkan teknik manajemen inventaris yang tepat adalah memastikan barang yang ditampilkan di katalog selalu tersedia.
Mulailah dengan melacak semua persediaan barang dengan software inventaris. Masukkan item barang dan detail item untuk melihat status level stok barang di database inventaris.
Keuntungan menggunakan software adalah ketika barang-barang laku terjual, maka secara otomatis jumlah inventaris akan berkurang dari daftar stok barang Anda.
Menggunakan software inventaris memungkinkan Anda dapat memantau daftar item barang, sekaligus melihat jumlah barang yang tersedia dengan cepat.
Cara ini menyederhana proses pemantauan stok produk sehingga memudahkan Anda untuk melakukan audit persediaan barang.
Tips penting lainnya saat menerapkan teknik manajemen inventaris yang tepat adalah dengan menerapkan SKU (Stock Keeping Unit).
SKU merupakan kode unik yang diberikan kepada tiap-tiap item barang.
Kode ini digunakan untuk tujuan organisasi (memberi item pengenal unik) serta memberi Anda kemudahan untuk melakukan penginputan ke dalam database persediaan barang.
Inilah kelebihan manajemen menggunkan software, yaitu memberikan kemudahan dalam proses stocking dan pencatatan produk yang terjual.
Hal yang paling menguntungkan dari manajemen inventaris dengan software adalah meniadakan masalah human error.
Sebaliknya, manajemen inventaris secara manual adalah salah satu penyebab utama yang bertanggung jawab atas tingkat inventaris yang tidak akurat karena membuka ruang untuk human error.
Selain itu, sistem manual juga lebih menguras waktu dan tenaga.
2. Menghitung Stok Persediaan Barang
Metode ini merupakan menajemen persediaan barang yang paling sederhana.
Menghitung stok persediaan barang adalah praktik menghitung secara fisik untuk semua item barang yang tersedia di tempat Anda.
Menghitung semua stok barang adalah cara termudah dan paling akurat untuk mengetahui berapa banyak barang yang tersedia dan siap untuk dijual.
Mengetahui informasi tersebut dapat membantu Anda membuat keputusan tentang inventaris Anda, seperti:
- Produk apa yang harus disimpan atau dikeluarkan?
- Bagaimana Anda menjual barang tersebut?
- Bagaimana mencegah penyusutan stok?
Untuk menjual barang yang kurang laku, Anda bisa memindahkan produk tersebut ke tempat yang mudah dilihat oleh pelanggan serta memberikan promo harga khusus.
Sebelum memutuskan memberikan penawaran khusus, Anda terlebih dahulu harus melakukan analisis data penjualan untuk memantau produk-produk yang kurang laku.
Analisis data penjualan dapat digunakan untuk menentukan produk mana yang layak disimpan dan produk mana yang harus segera dikeluarkan atau dihabiskan sisa stoknya.
Menghitung stok merupakan metode yang akurat dalam praktik manajemen inventaris.
Namun, cara ini belum tentu bisa diterapkan untuk semua model bisnis, terutama untuk bisnis dengan jumlah inventarisnya besar.
Untuk bisnis yang memiliki jumlah inventaris besar, cara ini jelas tidak efektif karena membutuhkan resources besar dan menguras waktu.
Solusi untuk bisnis dengan kondisi tersebut adalah dengan menerapkan Cycle Counting.
Cycle counting atau penghitungan siklus adalah metode yang melibatkan penghitungan sampel item yang berbeda setiap harinya. Jadi, cara ini lebih cepat karena Anda tidak perlu menghitung seluruh item barang.
Cycle counting memang tidak menghitung setiap item. Tujuan dari metode ini hanya untuk memberikan gambaran kondisi inventaris Anda.
Untuk penerapan cycle counting ini sifatnya fleksibel. Item yang dihitung bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Ada tiga metode konvensional untuk menghitung siklus inventaris Anda.
1. Metode kelompok kontrol
Metode ini melibatkan penghitungan satu sampel item secara teratur selama suatu periode.
Tujuan dari metode kelompok atau grup kontrol adalah untuk melihat kondisi inventaris grup item tertentu sehingga dapat terlihat level perbedaannya.
Metode kelompok kontrol juga digunakan sebagai panduan untuk membantu Anda melakukan metode penghitungan.
2. Pengambilan sampel acak
Dalam penerapan metode ini, tidak ada aturan baku terkait item mana yang harus dipilih untuk dilakukan perhitungan stok.
Sebagai pemiliki bisnis, Anda cukup memilih kelompok produk yang menurut Anda paling sesuai dengan kebutuhan penjualan Anda.
3. Metode analisis ABC
Metode ini dijalankan dengan menyelesaikan perhitungan pada kelompok item tertentu. Kelompok barang ini ditentukan oleh tingkat prioritas kepentingan bisnis.
Pengelompakan item ini bisa dilakukan berdasarkan harga maupun produk yang paling sering terjual. Tidak ada aturan ketat dalam pengelompkan item ini, semuanya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Penggunaan ketiga metode cycle counting ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing.
Pemilihan metode ini tergantung kebutuhan perusahaan Anda, karena setiap perusahaan pasti memiliki kondisi inventaris berbeda.
Setelah selesai mengatur inventaris dan menyelesaikan penghitungan, selanjutnya Anda perlu melakukan audit untuk memastikan antara data perhitungan dan jumlah riil persediaan memiliki nilai yang sama.
3. Memperbaiki Pusat Register Database Produk
Metode ini berkaitan dengan software inventaris dan database produk-produk yang sudah diregister ke dalam sistem.
Ketika pelanggan membeli sebuah produk, kasir akan memasukkan barang tersebut ke dalam software daftar transaksi. Untuk memasukkan item ke dalam transaksi, terlebih dahulu dilakukan scanning pada barcode produk tersebut.
Setelah itu, kode item produk otomatis langsung masuk ke dalam software. Kemudian software akan melakukan perhitungan biaya transaksi dan sekaligus mengurangi jumlah inventaris yang ada di register produk.
Dalam metode ini, terkadang ada kesalahan di register produk. Hal ini menyebabkan harga produk yang tampil di daftar transaksi tidak sesuai. Sehingga harga produk bisa lebih atau kurang dari yang seharusnya.
Selain itu, terkadang juga dijumpai masalah yang mana kode barcode tidak dikenali oleh register. Hal ini jelas akan memberikan masalah karena kasir harus melakukan double check secara manual.
Untuk mengatasi kedua masalah ini, solusinya adalah dengan memasukkan kode SKU ke dalam register.
SKU dapat digunakan untuk menemukan informasi produk, termasuk harganya.
Sehingga ketika input produk di register sudah dilengkapi dengan SKU, Anda bisa melakukan cross check untuk mengurangi risiko kesalahan di daftar transaksi. Baik itu, salah harga atau kode barcode produk tidak terbaca oleh sistem.
Nomor SKU harus dimasukkan dengan benar agar tidak ada kesalahan ketika produk terjual. Dengan menggunakan software di mesin kasir, Anda dapat melihat nomor SKU produk dan membandingkannya dengan label barangnya.
Jika labelnya cocok, lanjutkan dan tambahkan item tersebut ke daftar transaksi.
4. Menggunakan Laporan Penjualan
Laporan penjualan dapat memudahkan Anda melihat daftar barang yang telah terjual selama jangka waktu tertentu.
Dengan menggunakan software akuntansi, Anda bisa dengan mudah melihat laporan penjualan bisnis Anda di periode-periode tertentu.
Untuk menjalankan manajemen persediaan, Anda bisa memulainya dengan memilih laporan penjualan di periode tertentu untuk melihat jumlah inventaris produk Anda.
Laporan ini juga dapat digunakan sebagai sarana pengambil keputusan terkait berapa banyak item yang harus ditambahkan untuk mengisi ketersediaan barang kembali.
Selain itu, laporan penjualan juga digunakan untuk membuat Laporan Susun Ulang.
Laporan Susun Ulang digunakan untuk mengetahui kapan sebuah item harus segera di lakukan stok ulang. Dengan laporan ini, Anda bisa melihat item-item barang yang sudah mencapai ambang batas bawah persediaan.
Untuk menerapkan manajemen invenstaris yang lebih baik dan rapi, Anda bisa menggunakan software Zahir manajemen persediaan.
Dengan software ini akan memudahkan proses pengecekkan setiap produk Anda.
Tentunya dengan menggunakan software ini, waktu perhitungan inventaris barang menjadi lebih cepat, hasil perhitungan lebih akurat, dan bebas human error.
