Majunya perekonomian membuat peluang bagus untuk para pebisnis, terutama jika mereka mencari cara agar bisnis tetap bertahan. Dengan berbagai inovasi yang yang lakukan, teknologi juga sangat membantu dalam perkembangan bisnis. Hal ini bisa dicapai dengan teknik pengelolaan bisnis yang terpadu pada suatu sistem modern. Salah satu bukti perkembangan teknologi di bidang akuntansi adalah ERP (Enterprise Resource Planning).
Pengertian & Konsep Dasar ERP
ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning yang aalah sistem informasi yang berorientasi pada Akuntansi untuk mengidentifikasikan dan merencanakan sumber daya perusahaan untuk membuat atau mengirim hingga memperhitungkan pesanan pelanggan.
Menurut Wikipedia, ERP adalah sistem informasi untuk perusahaan manufaktur dan jasa yang berperan menghubungkan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi hingga distribusi diperusahaan tersebut.
Jika menilik sejarahnya, ERP adalah lanjutan dari sistem MRP (Manufacturing Resource Planning) yang adalah sebuah evolusi dari Material Requirement Planning yang adalah cikal bakal ERP yang kita kenal saat ini. Secara sistemnya, ERP tidaklah bersinggungan langsung dengan pelanggan karena memang fungsinya diperuntukkan bagi urusan back office. Hal ini berbeda dengan software front office, seperti point on of sale.
Untuk Anda ketahui, proses bisnis back office meliputi proses produksi, pergudangan, pembelian, pencetakan nota pengadaan barang, distribusi, stok opname, rekonsiliasi bank, dsb yang ada kaitannya dengan proses pencatatan akuntansi. Secara singkat ERP adalah software akuntansi yang terhubung untuk back office.
ERP menjadi sangat erat kaitannya dengan pengelolaan keuangan dan menjadi bagian vital untuk bisnis. ERP seakan adalah mesin perusahaan dimana segala proses kerjanya diinput, rekam, olah dan otomatis terhasil informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan bisnis.
Sistem back office ERP dibagi menjadi beberapa modul, yakni modul akuntansi dan keuangan, modul sumber daya manusia, modul operasional. Berikut penjelasannya:
Modul Akuntansi dan keuangan
Modul akuntansi dan keuangan dipakai untuk semua peristiwa di divisi keuangan, misalnya pencatatan akunansi secara umum, pengelolaan kas dan bank, analisis keuangan, perencanaan, investasi perusahaan, dll.
- Modul Operasional
Seperti namanya, modul ini dibuat untuk berbagai kegiatan operasional perusahaan, antara lain proses produksi, pembelian, pengeloaan persediaan, distribusi, pengelolaan utang dan piutang, quality control, dll.
- Modul Sumber Daya Manusia
Modul ini akan memudahkanb divisi Human Resource dalam mengendalikan sumber daya manusia perusahaan karena sistem ini mengakomodasi pencatatan payroll, pelatihan pengembangan kemampuan dan semua yang berkaitab dengan manajemen SDM.
Dari ketiga aspek modul konsep dasar ERP tersebut memberikan gambaran betapa sederhananya pengeloaan bisnis yang diimplementasikan secara terpadu didalam satu sistem berdasarkan bagiannya sendiri. Berikut keuntungan yang bisa Anda dapatkan:
Pengawasan keuangan oleh bagian manajemen teratas pada perusahaan bisa dengan mudah dilakukan karena semua histori data keuangan terintgrasi oleh sistem lalu dengan otomatis menyajikan informasi dalam bentuk laporan keuangan.
Pembakuan prosedur operasional. Dengan adanya pembakuan ini, maka stiap alur aktivitas operasional menjadi sangat teroganisir sehingga bisa memperkecil kemungkinan kesalahan pengerjaan dan bisa efisien terhadap waktu pengerjaan.
Penyeragaman kaidah pencatatan keuangan dan akuntansi. Bagi perusahaan berskala besar yang sudah memiliki banyak cabang pasti bisa menyeragamankan kaidah akuntansi yang nantinya akan dipakai, entah sebagai metode persediaan, metode arus kas, basis akuntansi, dsb.
Setelah kita mengetahui apa saja yang bisa dilakukan oleh software ERP dan konsep dasar ERP serta keuntungannya, maka kita juga harus memahami apa saja software ERP yang ada di pasaran. Lalu, langkah apa saja yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan untuk memilih software ERP. Software ERP banyak sekali dijual oleh perusahan lokal maupun internasional.
Jenis Software ERP
Di Indonesia, pemasaran ERP lebih pada business to business (B to B) yang artinya pendekatan langsung kepada bisnis yang memiliki prospek. Software ERP terdiri dari 2 penyediaan yang berbeda yaitu Software jadi dan software pesanan atau modifikasi.
- Software Jadi
Berdasarkan riset ke lapangan, software jadi ini sudah dibuat diawal sehingga secara pasti, penyedia sudah membuat paket edisi yang sesuai untuk berbagai bidang usaha yang ada di lapangan, baik itu skala mikro, skala kecil, menengah atau skala besar. Melalui pebisnis atau karyawan pada perusahaan yang berhubungan langsung dengan akuntansi dapat memilih edisi apa yang cocok atau tidak menedekati alur bisnisnya.
Sebelum Anda memilih software yang sudah jadi, perusahaan memiliki hak untuk berkonsultasi kepada tim konsultan produk penyedia secara detail sehingga memperoleh rekomendasi yang cukup tepat. Karena jenis software jadi sudah dibuat diawal tanpa kemungkinannya dimodifikasi, namun hanya dimungkinkan upgrade fitur, layanan purnajual juga terjamin, training atau pelatihan dan layanan bantuan gratis atau berbayar. Penyedia menyajikan layanan training agar penggunannya bisa memahami, belajar dan juga menysuaikan diri dengan prosedur penginputan di software ini.
Adapun target perusahaan dari software jadi ini tak melulu perusahaan besar, tetapi juga institusi pendidikan, perusahaan skala kecil, nirlaba, perusahaan jasa yang bisa diimplementasikan untuk pembukuan rumah tangga. Ini yang menjadi alasan software ERP dan konsep dasar ERP engan model yang sudah jadi diawal menjadi keinginan banyak perusahannya, alasannya karena dirasa lebih praktis, impelemntasinya sangat cepat dengan jaminan layanan purnajualnya. Software jadi ini juga bisa disebut dengan software semi-ERP.
- Software Pesanan (Modifikasi)
Seperti namanya, software ini dibuat berdasarkan pesanan dari pembelinya, dalam hal ini adalah perusahaan. Software pesanan ini dibuat tanpa ada wujudnya sema sekali sebelum ada pihak yang memesan. Penyedia software ini akan membuat ERP model ini jika ada perusahaan yang menjadi prospek proyeknya. Karena modelnya berupa pesanan, maka pada prosesnya akan banyak tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan agar pertimbangan memilih software ini tidak salah.
Berikut tahapan yang harus dilalui:
- Siapkan data yang detail dari kegiatan bisnis yakni kegiatan operasional, kegiatan keuangan dan akuntansi dan juga kegiatan departemen sumber daya manusia (HRD).
- Pertimbangkan apakah langkah dalam menggunakan software ERP modifikasi ini dapat mengembangkan kinerja perusahaan dan bagaimanan proyeksinya.
- Pertimbangkan juga apakah para pebisnis atau karyawan dari perusahaan sanggup mengimplementasikan software ERP model ini.
- Pertimbangkan anggaran beban yang harus dikeluarkan untuk investasi di software ERP jenis ini.
- Pemilihan penyedia ERP yang bonafide
- Konsultasikan semua poin tersebut secara lengkap kepada penyedia.
Kendala Penerapan Konsep Dasar ERP
- Investasi yang cukup mahal karena konsep dasar erp jenis modifikasi adalag software yang bisa di modifikasi berdasarkan kebutuhan perusahaan.
- Tidak adanya jaminan keberhasilan implementasi di perusahaan walaupun ada perusahaan yang telah membuktikannya.
- Karena software ini dibuat berdasarkan pesanan alur operasional, maka prosesnya bisa menghabiskan waktu berbulan-bulan hingga tahunan. Hal ini bisa saja terjadi karena pihak penyelenggara harus menguji coba terlebih dahulu dan memastikan sedikit bug yang muncul.
- Pelatihan yang berterusan kepada para karyawan untuk menjalankan sistem ini.
