Semakin berkembangnya teknologi dalam dunia industri saat ini menyebabkan sebuah instansi dituntut untuk menggunakan teknologi sebagai penunjang utama dari pekerjaan instansi tersebut. Komputer akuntansi merupakan salah satu bidang teknologi informasi (TI) yang didukung dengan kemampuan dan penguasaan dalam bidang akuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai metode dan prosedur untuk mengumpulkan mengklarifikasikan, mengoperasikan dan melaporkan informasi dalam sebuah bisnis. Lebih singkatnya SIA merupakan sistem informasi yang menangani semua tugas-tugas dari akuntansi.
Komputerisasi Akuntansi adalah sebuah sistem akuntansi dimana komputer sebagai teknologi untuk menjalankan aplikasi yang digunakan dalam mengolah transaksi akuntansi dan sekaligus untuk menghasilkan laporan keuangan dalam sebuah perusahaan.
Selanjutnya untuk pengertian Akuntansi itu sendiri adalah sistem informasi yang mencatat, mengumpulkan dan mengkomunikasikan data keuangan untuk tujuan pengambilan keputusan. Sistem akuntansi yang efektif memberikan tiga tujuan luas. Pertama, pelaporan internal ke manajer untuk perencanaan dan pengendalian kegiatan rutin. Kedua, pelaporan internal untuk perencanaan strategik, dan ketiga untuk pihak eksternal yaitu: pemegang saham, pemerintah dan pihak luar lainnya. Ketiga-tiganya dihasilkan melalui pemrosesan data yang disebut transaksi akuntansi.
Pemrosesan data menjadi informasi dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan peralatan elektronik berupa komputer. Kemajuan dalam teknologi komputer mempunyai dampak yang luar biasa pada seluruh aspek kegiatan usaha. Akuntansi, sudah barang tentu tidak terlepas dari dampak tersebut. Dalam sistem akuntansi manual, data sebagai masukan (input) diproses menjadi informasi sebagai keluaran (output) dengan menggunakan tangan. Pada sistem akuntansi yang berkomputer atau yang lebih sering disebut Pemrosesan Data Elektronik (PDE), data sebagai input juga diproses menjadi informasi sebagai output. Keuntungan yang dapat dilihat secara jelas dari penggunaan komputer ini adalah kecepatan, ketepatan, dan kemudahan dalam memproses data menjadi informasi akuntansi.
Di samping keuntungan tersebut, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan komputer sebagai alat pengolah data yaitu risiko-risiko yang khas dalam suatu lingkungan akuntansi berbasis komputer. Auditor harus menyadari risiko-risiko ini karena hal ini merupakan ancaman yang tidak ada dalam proses akuntansi manual. Risiko-risiko dalam lingkungan pemrosesan data elektronik antara lain:
- Penggunaan teknologi yang tidak layak
Penggunaan teknologi yang tidak layak antara lain:- Analis sistem atau pemprogram tidak mempunyai keahlian yang cukup untuk menggunakan teknologi tersebut.
- Pemakai yang awam terhadap teknologi hardware yang baru.
- Pemakai yang awam terhadap teknologi software yang baru.
- Perencanaan yang minim untuk instalasi teknologi hardware dan software yang baru.
- Pengulangan kesalahan
Kondisi-kondisi yang mengakibatkan pengulangan kesalahan meliputi:- Tidak cukupnya pengecekan atas pemasukan informasi input.
- Tidak cukupnya tes atas program
- Tidak dimonitornya hasil-hasil dari pemrosesan
- Kesalahan berantai
Kesalahan berantai merupakan ‘efek domino’ dari kesalahan-kesalahan di segenap sistem aplikasi. Kesalahan suatu bagian program atau aplikasi akan berakibat pada kesalahan kedua yang meskipun tidak berkaitan di bagian lain aplikasi. Kesalahan kedua ini dapat berakibat kesalahan ketiga dan seterusnya. - Pemrosesan yang tidak logis
Kondisi yang dapat mengakibatkan pemrosesan yang tidak logis adalah karena:- Field-field yang terlalu kecil atupun terlalu besar.
- Tidak diceknya nilai-nilai yang cukup besar dan tidak lazim pada dokumen output.
- Tidak diamatinya dokumen-dokumen output.
- Ketidakmampuan menerjemahkan kebutuhan pemakai ke dalam persyaratan teknis
Kondisi ketidakmampuan menerjemahkan kebutuhan pemakai ini disebabkan antara lain:- Para pemakai tidak memiliki keahlian teknis EDP
- Orang-orang teknis tidak memiliki pemahaman yang cukup mengenai permintaan pemakai.
- Ketidakmampuan untuk merumuskan permintaan dengan cukup terinci.
- Sistem yang digunakan oleh banyak ‘user’ tanpa ada ‘user ‘ yang bertanggung jawab atas sistem tersebut.
- Ketidakmampuan dalam mengendalikan teknologi
Kondisi yang menimbulkan teknologi yang tak terkendali mencakup:- Pemilihan kemampuan pengendalian sistem yang ditawarkan oleh rekanan pemrogram sistem yang tanpa memperhatikan kebutuhan audit.
- Terlalu banyaknya pengendalian yang dikorbankan demi menjaga efisiensi operasi.
- Prosedur-prosedur untuk memulai kembali/pemulihan (recovery data) yang tidak memadai.
- Pemasukan data yang tidak benar
Kondisi yang dapat menimbulkan kesalahan pemasukan data, antara lain:- Nilai-nilai data sumber yang tidak layak atau tidak konsisten mungkin tidak dideteksi.
- Kesalahan manusiawi dalam mengetik data atau kesalahan-kesalahan selama transkripsi mungkin tidak dideteksi.
- Record data yang tidak lengkap atau diformat secara buruk mungkin diterima seakan-akan record itu lengkap.
- Kesalahan mekanis peralatan hardware.
- Kesalahan interpretasi karakter-karakter atau pengertian input yang dicatat secara manual.
- Kesalahan prosedur pemasukan data.
- Data yang terkonsentrasi
Kondisi yang dapat menimbulkan permasalahan akibat konsentrasi data mencakup:- Tidak memadainya pengendalian akses yang memungkinkan akses yang tidak berwenang ke data.
- Data yang salah dan dampaknya terhadap pemakai data tersebut.
- Dampak gangguan-gangguan hardware dan software yang menyediakan data bagi para pemakai.
Adapun berbagai keuntungan sistem komputer di bidang akuntansi dibandingkan dengan tulis tangan (sistem manual), sistem komputer memberikan banyak keuntungan, di antaranya:
- Kecepatan
- Volume hasil
- Pencegahan kekeliruan
- Posting otomatis
- Penyusunan laporan otomatis
- Pencetakan dokumen otomatis
Di bidang akuntansi sistem pemrosesan informasi akuntansi berbasis komputer yang dikenal dengan komputer akuntansi banyak ditawarkan dengan tujuan untuk memberikan kemudahan bagi para akuntan untuk menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji. Dari hal tersebut mahasiswa akuntansi dapat melihat banyak sekali peluang untuk dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan komputer akuntansi dengan cara membuat software-software akuntansi. Software akuntansi yang dibuat harus dapat memenuhi kebutuhan para akuntan sehingga software tersebut dirasakan sangat bermanfaat bagi perusahaan, khususnya bagi para akuntan yang menggunakan software tersebut.
Jadi dapat disimpulkan bahwa penggunaan komputer bukan hanya sekadar menggantikan mesin tik tetapi dengan kita mempelajari ilmu komputer banyak manfaatnya apalagi dalam dunia keuangan, contohnya dalam bidang akuntansi yakni dapat mengerjakan laporan-laporan keuangan dengan mudah dan cepat dengan komputer akuntansi.
