Key Performance Indicator (KPI): Jenis, Fungsi, dan Contoh

KPI atau Key Performance Indicator adalah istilah yang sering digunakan dalam dunia bisnis. Key Performance Indicator (KPI) memainkan peran penting dalam membantu bisnis mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan.

Namun, hal yang perlu diketahui adalah bahwa KPI harus spesifik, terukur, terkait dengan tujuan bisnis, relevan, dan dapat dicapai.

Untuk lebih mengenal apa itu Key Performance Indicator (KPI), berikut penjelasan detailnya.

Pengertian KPI

KPI atau Key Performance Indicator adalah alat yang digunakan untuk mengukur pencapaian target perusahaan melalui pekerjaan tiap-tiap karyawan yang ada. Sederhananya,

Key Performance Indicators yang juga disebut Indikator Kinerja Utama menjadi alat ukur yang bisa menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnis. KPI ini menjadi metrik untuk menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi rencana mereka untuk memperoleh target yang telah ditetapkan untuk mengevaluasi kinerja organisasi.

Indikator kinerja ini dapat diterapkan dalam berbagai jenis bisnis, mulai dari bisnis kecil hingga perusahaan besar. Lebih dari itu, pengaplikasian KPI juga penting dilakukan untuk semua elemen yang ada dalam perusahaan seperti proyeknya, unitnya, departemennya, bahkan per-individunya.

Pengusaha akan sangat terbantu dengan adanya KPI ini, sebab mereka bisa dengan jelas melihat sejauh mana perkembangan perusahaan, termasuk perkembangan sumber daya manusianya.

Fungsi Penggunaan KPI dalam Bisnis

KPI adalah indikator kinerja utama yang digunakan untuk membantu bisnis dalam mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan, sehingga bisa melakukan tindakan yang tepat untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

Selain itu, KPI juga berfungsi untuk mengkomunikasikan kinerja bisnis secara efektif kepada pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal.

Arti KPI dalam Perusahaan

Apa itu KPI dalam perusahaan? KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator, yang berarti alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Dengan kata lain, KPI adalah tolak ukur yang menunjukkan sejauh mana perusahaan berhasil dalam menjalankan strategi dan mencapai target yang telah ditetapkan.

Perusahaan menggunakan KPI ini untuk mengukur kesuksesan pencapaian target mereka. Dalam implementasinya, KPI bisa berbeda-beda tergantung pada jenis bisnis, tujuan, dan strategi perusahaan. KPI ini penting karena membantu perusahaan memahami apakah mereka berada di jalur yang benar untuk mencapai tujuan strategisnya.

Jenis-jenis KPI yang Perlu Diketahui

KPI atau Key Performance Indicator adalah metrik yang digunakan untuk mengukur performa suatu bisnis atau organisasi. Ada 2 jenis KPI yang dapat digunakan untuk tujuan tersebut, dan pemilihan jenis KPI harus disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai. Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa jenis KPI yang umum digunakan dalam bisnis.

1. KPI Finansial

Salah satu jenis indikator kinerja utama atau KPI yang paling umum digunakan adalah KPI finansial. Seperti namanya, finansial, KPI jenis ini berhubungan dengan faktor keuangan. Indikator penilaian pencapaian target berdasarkan materi yang didapatkan oleh perusahaan.

Jenis ini mencakup berbagai metrik sebagai berikut:

• KPI Laba Kotor (Gross Profit), adalah KPI yang mengukur sisa uang dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
• KPI Laba Bersih (Net Profit), adalah KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
• KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), adalah KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
• KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), maksudnya adalah KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya.
• KPI Rasio Lancar (Current Ratio), adalah KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan Kewajiban lancar (current liabilities).

Metrik-metrik ini memberikan gambaran tentang seberapa efektif perusahaan dalam menghasilkan uang dan memaksimalkan profitabilitasnya.

Contoh penggunaan KPI finansial adalah ketika sebuah perusahaan ingin meningkatkan pendapatannya.

Mereka dapat menggunakan metrik seperti penjualan rata-rata per pelanggan atau penjualan rata-rata per transaksi untuk menilai apakah strategi mereka berhasil meningkatkan pendapatan.

2. KPI Non-Finansial

KPI Non-Finansial adalah indikator penilaian yang dapat mempengaruhi performa perusahaan. Contoh KPI non-finansial:

• Tingkat perputaran tenaga kerja (Manpower Turnover)
• Kepuasan pelanggan (Customer Satisfaction Metrics)
• Rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
• Pangsa pasar (Market Share)

Manfaat dan Pentingnya KPI dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan

KPI atau Key Performance Indicator adalah salah satu bagian dari sistem manajemen kinerja yang paling penting untuk meningkatkan kinerja organisasi maupun perusahaan. Dalam strategi organisasi atau perusahaan, KPI digunakan untuk mengukur kemajuan dan peningkatan kinerja secara objektif.

Beberapa alasan lain mengapa KPI penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan antara lain:

1. Meningkatkan Pendapatan dan Keuntungan

Dengan menggunakan KPI, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik untuk meningkatkan profitability dan revenue. Dalam sebuah studi yang dilakukan oleh Harvard Business Review, ditemukan bahwa penggunaan KPI dapat membantu meningkatkan profitabilitas perusahaan.

Studi tersebut juga menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan yang menggunakan KPI secara efektif mampu mencapai tujuan mereka dengan lebih cepat dan efektif dibandingkan dengan perusahaan lainnya.

2. Memantau Progress Tujuan Perusahaan

Manajer perusahaan juga sangat terbantu dengan penggunaan KPI dalam memantau progress dan pencapaian tujuan perusahaan.

Mereka dapat melihat secara jelas apakah tujuan yang telah ditetapkan sudah tercapai atau belum, sehingga dapat mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaiki kinerja perusahaan.

Selain itu, penggunaan KPI juga dapat membantu managers dalam mengidentifikasi area-area di mana organisasi masih lemah sehingga mereka dapat mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerja perusahaan pada area tersebut.

3. Meningkatkan Motivasi dan Kinerja Karyawan

Selain itu, KPI juga dapat membantu meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan. hal ini lantaran mereka dapat melihat kontribusi mereka terhadap pencapaian tujuan perusahaan secara jelas. Ketika para karyawan merasa bahwa mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi, maka motivasi kerja mereka akan semakin tinggi.

4. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Perusahaan

Dalam keseluruhan organisasi, penggunaan KPI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan dengan lebih cepat dan efektif. Hal ini dikarenakan setiap anggota organisasi memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang harus dicapai serta bagaimana cara mencapainya.

Oleh karena itu, penggunaan KPI sangat dianjurkan bagi setiap organisasi dan perusahaan yang ingin mencapai kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan.

Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas KPI

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas KPI

KPI atau Key Performance Indicator adalah salah satu alat pengukur kinerja perusahaan yang sangat penting. Dalam menentukan KPI, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan agar KPI tersebut efektif dalam mengukur kinerja perusahaan.

Faktor-faktor tersebut antara lain tingkat kepuasan pelanggan, kualitas produk atau layanan, aktivitas perusahaan, arus kas bebas, margin bruto dan kesesuaian dengan tujuan bisnis.

1. Tingkat kepuasan pelanggan

Kepuasan pelanggan merupakan faktor penting dalam menentukan KPI karena pelanggan adalah aset berharga bagi perusahaan. KPI harus mencakup faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan seperti waktu respons, kualitas produk atau layanan dan tingkat kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Misalnya, jika sebuah restoran ingin meningkatkan kepuasan pelanggannya maka KPI-nya bisa diukur dari waktu tunggu pesanan hingga makanan tersaji di meja konsumen.

2. Kualitas

Kualitas produk atau layanan juga menjadi faktor penting dalam menentukan KPI. Sebuah perusahaan harus memiliki standar kualitas tertentu untuk memastikan bahwa produk atau layanannya berkualitas baik dan dapat memenuhi harapan konsumen. Oleh karena itu, KPI harus mencakup faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas produk atau layanan seperti tingkat cacat, keandalan dan ketepatan waktu.

3. Aktivitas

Aktivitas perusahaan seperti jumlah penjualan, jumlah produksi, dan jumlah pengiriman juga harus menjadi faktor yang diperhatikan dalam menentukan KPI. KPI harus mencakup faktor-faktor tersebut agar perusahaan dapat memantau kinerjanya secara efektif. Misalnya, jika sebuah perusahaan ingin meningkatkan penjualan produknya maka KPI-nya bisa diukur dari jumlah produk yang terjual dalam satu bulan.

4. Arus Kas Bebas

Arus kas bebas merupakan faktor penting dalam menentukan KPI karena arus kas bebas adalah sumber daya yang sangat penting bagi perusahaan. KPI harus mencakup faktor-faktor yang mempengaruhi arus kas bebas seperti biaya operasional, investasi modal dan pembayaran hutang. Misalnya, jika sebuah perusahaan ingin meningkatkan arus kas bebasnya maka KPI-nya bisa diukur dari jumlah uang tunai yang tersedia setelah mengurangi biaya operasional dan investasi modal.

5. Margin Bruto

Margin bruto juga menjadi salah satu faktor penting dalam menentukan KPI karena margin bruto adalah indikator keuntungan bersih dari penjualan produk atau layanan. KPI harus mencakup faktor-faktor yang mempengaruhi margin bruto seperti harga jual, biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja. Misalnya, jika sebuah perusahaan ingin meningkatkan margin bruto-nya maka KPI-nya bisa diukur dari selisih antara harga jual dengan biaya produksi.

5. Kesesuaian dengan Tujuan Bisnis

Kesesuaian dengan tujuan bisnis juga merupakan faktor penting dalam menentukan KPI karena tujuan bisnis adalah alasan utama mengapa sebuah perusahaan beroperasi. KPI harus sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan dan dapat diukur secara objektif untuk menentukan apakah tujuan tersebut telah tercapai atau tidak. Misalnya, jika sebuah perusahaan ingin meningkatkan pangsa pasar maka KPI-nya bisa diukur dari persentase penjualan produk yang berhasil memasuki pasar baru.

Cara Membuat Key Performance Indicator atau KPI yang Tepat untuk Bisnis Anda

Sistem dalam suatu perusahaan harus benar-benar saling keterkaitan agar KPI dapat diterapkan. Sistem tersebut meliputi karyawan, level manajer, pemegang saham, supplier, bahkan hingga pelanggan.

Saat KPI diterapkan, hal yang utama adalah bagaimana menjelaskan hasil dari masing-masing KPI dari semua divisi. Agar KPI relevan dan bisa diterapkan di perusahaan Anda, gunakan kriteria SMART.

Specific

Hasil yang diinginkan harus jelas dan spesifik. Sebab, jika demikian maka akan sangat mudah menentukan kapan target dicapai. Sementara, jika hasil yang diinginkan tidak jelas bagaimana bentuknya, akan sulit melakukan penilaian.

Measurable

Hasil harus dapat diukur secara kualitas maupun kuantitas. Kriteria ini dapat diimplementasikan dalam standar performa atau target performa.

Achievable

Hasil atau tujuan yang diinginkan memang mungkin untuk dicapai. Jangan lupa, kemungkinan tantangan apa yang akan terjadi harus tergambar hal ini agar divisi atau organisasi dalam perusahaan itu terinspirasi mencapai tujuan mereka.

Realistic

Tujuan yang diinginkan harus realistis (sesuai dengan kondisi) dan berorientasi hasil.

Time Sensitive

Setiap target harus memiliki batasan waktu, berapa lama hasil ini akan dicapai? Saat organisasi sadar betul bahwa sebuah tujuan harus dicapai dalam jangka waktu tertentu, akan memudahkan dalam mengukur berapa peningkatan yang terjadi, misal dalam satu bulan sudah berapa persen, dan seterusnya.

Cara Mengukur dan Mengelola KPI

1. Pengumpulan data

Kumpulkan data yang diperlukan untuk mengukur KPI yang telah ditetapkan. Data ini bisa berasal dari berbagai sumber, seperti sistem informasi perusahaan, survei pelanggan, atau laporan keuangan.

2. Analisis data

Lakukan analisis terhadap data yang telah dikumpulkan untuk menilai kinerja perusahaan dalam mencapai target KPI. Analisis data ini penting untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan serta untuk mengambil keputusan bisnis yang tepat.

3. Pelaporan dan komunikasi hasil

Setelah menganalisis data, buatlah laporan yang menampilkan hasil pengukuran KPI. Sampaikan laporan tersebut kepada pemangku kepentingan yang relevan, seperti manajemen, karyawan, dan pemegang saham. Komunikasi yang efektif akan memastikan seluruh anggota organisasi memahami kinerja perusahaan dan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mencapai target KPI.

4. Evaluasi dan penyesuaian KPI

Secara berkala, evaluasi kinerja KPI dan lakukan penyesuaian jika diperlukan. Penyesuaian ini bisa berupa perubahan target, penambahan atau pengurangan KPI, atau perubahan cara pengukuran. Evaluasi dan penyesuaian ini penting untuk memastikan KPI tetap relevan dengan kondisi bisnis yang dinamis.

Tips Menerapkan Key Performance Indicators

Bagaimana tips menerapkan Key Performance Indicator atau KPI yang efektif dalam bisnis? Sebagai seorang lulusan perguruan tinggi, penting untuk memahami bahwa menerapkan KPI yang efektif dapat membantu meningkatkan kinerja bisnis Anda secara signifikan.

1. Tentukan Tujuan Bisnis yang Jelas dan Spesifik

Sebelum memilih Key Performance Indicator (KPI) yang tepat, pastikan bahwa tujuan bisnis yang ingin dicapai sudah jelas dan spesifik. Dengan menetapkan tujuan bisnis yang jelas, Anda dapat menentukan KPI yang sesuai untuk mengukur kinerja bisnis secara efektif.

2. KPI Harus Selalu Terkait dengan Tujuan Bisnis yang Ingin Dicapai

Setelah menetapkan tujuan bisnis, pastikan bahwa setiap KPI selalu terkait dengan tujuan tersebut. Misalnya, jika tujuan bisnis adalah meningkatkan penjualan produk tertentu, maka KPI yang dipilih harus berkaitan dengan penjualan produk tersebut.

3. Pastikan Tujuan Bisnis yang Ditetapkan Dapat Diukur dengan Menggunakan KPI

Selain itu, pastikan bahwa tujuan bisnis yang ditetapkan dapat diukur menggunakan KPI. Hal ini penting agar Anda dapat melihat apakah target telah tercapai atau belum.

4. Pilih KPI yang Relevan dan Terukur

Dalam memilih KPI, pilihlah indikator kinerja yang relevan dengan tujuan bisnis dan mudah diukur. Sebagai contoh, jika Anda ingin meningkatkan jumlah pengunjung situs web per bulan, maka pilihlah KPI seperti jumlah pengunjung unik atau tingkat bounce rate.

5. Pastikan KPI Yang Dipilih Dapat Memberikan Informasi Yang Akurat dan Bermanfaat

Selain itu, pastikan juga bahwa KPI yang dipilih dapat memberikan informasi akurat dan bermanfaat bagi tim atau departemen terkait. Hal ini akan membantu Anda dalam membuat keputusan yang tepat untuk meningkatkan kinerja bisnis.

6. Tetapkan Target yang Realistis dan Terukur

Setelah memilih KPI, tetapkan target yang realistis dan terukur untuk setiap indikator kinerja. Pastikan bahwa target yang ditetapkan dapat dicapai oleh tim atau departemen terkait.

7. Pastikan Target yang Ditetapkan Dapat Dicapai oleh Tim atau Departemen Terkait

Selain itu, pastikan juga bahwa target yang ditetapkan dapat dicapai oleh tim atau departemen terkait. Hal ini akan membantu Anda dalam memotivasi tim untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

8. Evaluasi dan Perbaiki Secara Berkala

Terakhir, evaluasi KPI secara berkala untuk mengetahui apakah masih relevan dengan tujuan bisnis. Jika diperlukan, lakukan perbaikan atau penyesuaian pada KPI untuk memastikan tetap efektif dalam mengukur kinerja bisnis.

Dalam penggunaan KPI, penting bagi Anda untuk selalu berfokus pada tujuan bisnis dan memilih indikator kinerja yang relevan dengan tujuan tersebut. Selain itu, pastikan juga bahwa KPI dipilih dapat memberikan informasi akurat dan bermanfaat bagi tim atau departemen terkait.

Dengan melakukan evaluasi secara berkala, Anda dapat memastikan bahwa KPI tetap efektif dalam mengukur kinerja bisnis dan membantu Anda mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.

Contoh KPI Penjualan dalam Bisnis

Misalnya perusahaan Anda adalah perusahaan e-commerce yang berfokus pada penjualan produk fashion dan aksesoris. Dalam upaya untuk meningkatkan kinerja bisnis, perusahaan Anda menerapkan sejumlah KPI yang relevan dengan industri dan tujuan bisnis mereka.

Berikut ini adalah contoh penerapan KPI di perusahaan Anda:

1. Tingkat Konversi

Salah satu KPI yang diukur adalah tingkat konversi, yaitu persentase pengunjung situs web yang melakukan pembelian. KPI ini penting untuk mengukur efektivitas strategi pemasaran dan desain situs web dalam mengubah pengunjung menjadi pelanggan.

2. Rata-rata Nilai Pesanan (AOV)

Perusahaan Anda juga mengukur rata-rata nilai pesanan (AOV), yang menggambarkan jumlah rata-rata yang dihabiskan pelanggan untuk setiap pesanan. KPI ini membantu perusahaan mengevaluasi strategi harga dan promosi yang dijalankan, serta memahami preferensi pelanggan.

3. Tingkat Retensi Pelanggan

Mempertahankan pelanggan lama sama pentingnya dengan mendapatkan pelanggan baru. Oleh karena itu, perusahaan Anda juga mengukur tingkat retensi pelanggan, yang menunjukkan persentase pelanggan yang melakukan pembelian berulang. KPI ini menggambarkan kepuasan pelanggan dan loyalitas mereka terhadap merek.

4. Waktu Respon Layanan Pelanggan

Untuk memastikan kualitas layanan pelanggan yang tinggi, perusahaan Anda mengukur waktu respon layanan pelanggan. KPI ini menggambarkan seberapa cepat tim layanan pelanggan merespon dan menyelesaikan keluhan atau pertanyaan dari pelanggan.

Hasil yang dicapai perusahaan Anda melalui penggunaan KPI

Dengan menerapkan KPI-KPI tersebut, perusahaan Anda ternyata berhasil mencapai beberapa hasil positif dalam bisnis, antara lain:

1. Meningkatkan tingkat konversi sebesar 20% dalam waktu enam bulan, yang menunjukkan strategi pemasaran dan desain situs web yang lebih efektif.
2. Meningkatkan rata-rata nilai pesanan sebesar 15%, mengindikasikan peningkatan preferensi pelanggan terhadap produk dan promosi yang ditawarkan.
3. Meningkatkan tingkat retensi pelanggan menjadi 75%, yang menunjukkan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi dan kesetiaan mereka terhadap merek.
4. Mengurangi waktu respon layanan pelanggan menjadi kurang dari 2 jam, yang berarti peningkatan kualitas layanan pelanggan dan kepuasan pelanggan.

Contoh KPI dalam bentuk Tabel

Contoh KPI Manajer Keuangan

Dalam konteks manajemen keuangan, KPI dapat digunakan untuk mengukur efektivitas dan efisiensi manajer keuangan. Contoh KPI untuk manajer keuangan bisa berupa: rasio likuiditas, profitabilitas, leverage, efisiensi operasional, dan lainnya.

Tujuan dari KPI ini adalah untuk memastikan bahwa perusahaan beroperasi dengan cara yang paling menguntungkan dan berkelanjutan.

Berikut contoh KPI Manajer Keuangan:

Contoh KPI Akuntansi

Di bidang akuntansi, KPI juga sangat penting. Beberapa contoh KPI dalam akuntansi adalah: jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan siklus akuntansi, tingkat kesalahan dalam pencatatan, serta kecepatan dan akurasi dalam pembuatan laporan keuangan.

KPI ini bertujuan untuk memastikan proses akuntansi berjalan efisien dan akurat.

Contoh KPI Akuntansi tersaji dalam tabel berikut ini:

Contoh Key Performance Indicator Karyawan

Key Performance Indicator juga bisa digunakan untuk mengukur kinerja karyawan. Contoh KPI karyawan bisa berupa jumlah proyek yang diselesaikan, tingkat kepuasan pelanggan, jumlah kesalahan kerja, kehadiran, dan produktivitas.

Tujuannya adalah untuk memahami sejauh mana karyawan berkontribusi terhadap tujuan perusahaan dan membantu dalam proses penilaian kinerja.

Adapun contoh Key Performance Indicator Karyawan adalah sebagai berikut:

Kesimpulan

KPI adalah kunci penting bagi keberhasilan suatu bisnis. Beberapa KPI seperti pendapatan dan jumlah pelanggan baru dapat membantu perusahaan dalam memantau kinerjanya secara efektif.

Namun, syarat penilaian KPI adalah bahwa indikator kinerja utama harus terukur dengan jelas dan memiliki tujuan yang jelas.

Dengan menggunakan teknik SMART dan teknologi yang tepat, perusahaan dapat membuat dan mengukur KPI yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan.

Selain menetapkan KPI, dalam mengembangkan bisnis juga penting untuk memperhatikan pengelolaan keuangan. Namun tak jarang hal ini terasa sulit dan rumit untuk dilakukan.

Untuk itu, Zahir Online hadir menjadi solusi yang tepat untuk mengatur keuangan bisnis Anda dengan mudah dan efektif. Dengan Zahir Online, Anda dapat memantau transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan dengan lebih cepat dan hasil yang akurat.

Daftar sekarang juga dan nikmati pengalaman terbaik dalam mengelola keuangan perusahaan.