Efektivitas Organisasi: Arti, Faktor dan Cara Mengukurnya

Efektivitas Organisasi menjadi tolak ukur yang penting untuk memantau sejauh mana organisasi mampu mencapai tujuan.

Nah, lantas bagaimana cara memastikan efektivitas organisasi Anda sudah berjalan optimal?

Temukan jawabannya detailnya di artikel ini.

Pentingnya Efektivitas dalam Sebuah Organisasi

Efektivitas merupakan suatu pencapaian dari kegiatan sesuai dengan yang telah di rencanakan. Suatu pekerjaan yang telah di lakukan oleh seseorang tentu bisa menunjang untuk mencapai tujuan secara kelompok.

Hal tersebut dapat terjadi disebabkan setiap organisasi terbagi menjadi beberapa bagian atau kelompok.

Di samping itu, pencapaian tujuan kelompok akan mendukung pencapaian suatu tujuan organisasi secara keseluruhan.

Maka dari itu, efektivitas dalam sebuah organisasi dapat kita gambarkan sebagai berikut.

Berdasarkan gambar perspektif efektivitas di atas, maka dapat terlihat jelas hubungan di antara ketiganya antara efektivitas inidividu, efektivitas kelompok dan efektivitas organisasi.

Efektivitas individu tentu akan mendukung efektivitas kelompok dan efektivitas kelompok akan mendukung efektivitas organisasi.

Sehingga dengan begitu pencapaian tujuan organisasi bergantung kepada suatu efektivitas kelompok. Demikian juga dengan efektivitas kelompok yang bergantung dengan efektivitas individu.

Pengertian Efektivitas Organisasi

Suatu efektivitas organisasi berhubungan dengan pencapaian dari tujuan.

Pencapaian suatu tujuan sebagaimana yang di maksud di sini meliputi pencapaian tujuan secara individu, tujuan secara berkelompok dan tujuan organisasi tersebut.

Maka dari itu, di dalam sebuah organisasi akan selalu di lakukan evaluasi terhadap pencapaian-pencapaian tujuan yang tentu diawali dengan evaluasi terhadap pencapaian tujuan secara individu atau efektivitas kerja setiap pegawai.

Definisi Efektivitas Organisasi Menurut Para Ahli

Adapun definisi dari para ahli mengenai efektivitas organisasi, yaitu;

• Gibson (1984:28) mendefinisikan efektivitas adalah latar belakang perilaku organisasi, hubungan antara sifat produksi, kualitas, efisiensi, fleksibilitas, kepuasan, kesempurnaan dan pengembangan.
• Emiten Ezioni (1982:54) menyatakan bahwa efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi yang berusaha mencapai tujuan.
• Komaruddin (1994: 294) menyebutkan efektivitas adalah suatu kondisi yang menunjukkan bahwa kegiatan manajemen berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
• Liang G (2000: 24) menyatakan bahwa efektivitas adalah keadaan atau kemampuan manusia untuk menyediakan penggunaan yang diinginkan.
• Soekarno K. (1986: 42) menjelaskan bahwa efektif adalah mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan, dan tidak ada hubungannya dengan tenaga, waktu, biaya, dan alat. Artinya konsep efektivitas hanyalah hasil atau tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu konsep efektivitas kinerja organisasi merupakan perwujudan tujuan atau hasil yang dilaksanakan oleh setiap orang.

Berdasarkan pendapat para ahli dapat dinyatakan bahwa efektivitas adalah konsep terpenting, karena dapat menyebutkan secara garis besar keberhasilan organisasi untuk mencapai tujuan.

Selain itu, efektivitas juga dapat didefinisikan sebagai tingkat pencapaian dari tujuan yang sebelumnya ditetapkan.

Rumus Perhitungan Efektivitas

Dalam pengukuran efektivitas terdapat sebuah pendekatan yang umumnya digunakan.

Pendekatan ini hanya sebagai alat untuk memudahkan dalam menyimpulkan sejauh mana pencapaian organisasi tersebut,

• Efektivitas = (Output Aktual / Output Target) ≥ 1

Note:

• Jika hasil perbandingan output aktual dengan output target < 1 maka efektivitas tidak tercapai.
• Jika hasil perbandingan output aktual dengan output target ≥ 1 maka efektivitas tercapai.

Kriteria dari Efektivitas Organisasi

Terdapat beberapa kriteria dari efektivitas organisasi yang tentunya berbeda dengan kriteria dari efektivitas kelompok apalagi efektivitas individu.

Berikut kriteria tersendiri dari efektivitas organisasi.

• Kriteria jangka pendek: meliputi bidang produksi, efisiensi serta kepuasan
• Kriteria jangka menengah: dapat di lihat dari kemampuan dalam menyesuaikan diri dengan perkembangan
• Kriteria jangka panjang: dapat dilihat dari kemampuannya dalam mempertahankan kehidupan organisasi

Faktor Penentu dalam Efektivitas Organisasi

Pada kenyataannya, efektivitas organisasi dapat dipengaruhi oleh empat faktor yang ada pada budaya organisasi yaitu:

• Keterlibatan atau involvement
• Adaptasi atau adaptation
• Misi atau mission
• Konsistensi consistency

1. Keterlibatan (Involvement)

Keterlibatan yang di maksudkan di sini, yaitu suatu perlakuan yang menjadikan staf merasa diikutsertakan ke dalam kegiatan organisasi sehingga dapat membuat staf merasa lebih bertanggung jawab lagi mengenai tindakan yang telah dan akan dilakukannya.

Definisi lainnya yaitu kebebasan atau independensi yang di miliki oleh tiap individu di dalam mengutarakan pendapatnya.

Keterlibatan ini juga perlu dihargai kelompok maupun pimpinan dari suatu organisasi selama berkaitan dengan ide dalam upaya memajukan serta mengembangkan organisasi ataupun perusahaan.

Keterlibatan ini sendiri terdiri dari tiga indikator, yakni:

• Pemberdayaan (empowerment): proses memungkinkan staf agar bisa memiliki input serta control atas pekerjaan mereka serta mampu secara terbuka untuk berbagi saran serta ide mengenai pekerjaan mereka.
• Kerja Tim (Team Orientation): menunjukkan efektifnya kerja secara tim pada saat memberikan kontribusi pada suatu organisasi yang di mana prosesnya yaitu usaha agar dapat memecahkan suatu masalah serta meningkatkan inovasi anggotanya.
• Kemampuan Berkembang (Capability Development): kemampuan pada suatu organisasi agar mampu meningkatkan kemampuan stafnya sehingga bisa berkompetisi serta mencapai tujuan organisasi.

2. Adaptasi (Adaptation)

Merupakan kemampuan yang ada pada organisasi agar bisa menerjemahkan pengaruh dari lingkungan terhadap organisasi.

Maksudnya adalah kemampuan organisasi dalam merespons perubahan yang terjadi pada lingkungan eksternal dengan cara melakukan perubahan internal pada suatu organisasi.

Terdapat tiga indikator yaitu:

• Perubahan (Creating Change): kemampuan organisasi dalam melakukan pembaharuan serta mengikuti perkembangan yang sedang berlangsung.
• Berfokus Pelanggan (Customer Focus): kemampuan organisasi dalam memberikan perhatian terhadap kepuasan pelanggan.
• Keadaan Organisasi (Organizational Learning): proses yang mendukung organisasi agar bisa beradaptasi terhadap perubahan serta mampu bertumbuh ke arah yang lebih baik lagi.

3. Misi (Mission)

Misi merupakan suatu bentuk dimensi dari budaya yang menunjukkan kepada tujuan utama dari organisasi yang menjadikan anggota organisasi teguh serta fokus terhadap apa yang di anggap penting oleh suatu organisasi.

Kemampuan agar dapat beradaptasi dapat kita lihat dari tiga indikator berikut ini.

• Strategi yang Terarah dan Juga Tetap (Strategic Direction and Intent): merupakan rencana yang jelas mengenai tujuan organisasi serta dapat membuat anggota dari suatu organisasi bisa memahami kontribusi serta fungsi masing-masing pada suatu organisasi.
• Tujuan dan Objektivitas (Goals and Objectivity): merupakan hasil yang diinginkan dengan melalui usaha yang terarah serta dapat di ukur, ambisius namun harus tetap realistis.
• Visi (Vision): merupakan pandangan bersama mengenai goals yang akan di capai bersama pada suatu organisasi yang terdiri dari nilai serta pemikiran bersama yang mampu dalam memberikan arahan bagi anggota organisasi.

4. Konsistensi (Consistency)

Konsistensi merupakan tahap kesepakatan anggota pada suatu organisasi terhadap asumsi dasar serta nilai inti dari suatu organisasi.

Terdapat tiga indikator yang ada pada konsistensi yaitu:

• Nilai Inti (Core Value): merupakan pedoman permanen mengenai sesuatu yang tepat maupun tidak yang mengarah pada tindakan serta perilaku staf dalam mencapai tujuan suatu organisasi.
• Kesepakatan (Agreement): proses pada saat staf di dalam suatu organisasi dapat mencapai kesamaan pendapat tentang permasalahan yang terjadi.
• Koordinasi dan Integrasi (Coordination and Integration): berbagai fungsi serta unit yang ada pada organisasi yang bekerja sama dalam mencapai tujuan organisasi tanpa harus menunggu hak masing-masing.

Cara Mengukur Efektivitas Organisasi

Setelah kita mengetahui pengertian dari efektivitas organisasi, selanjutnya kita pelajari lebih lanjut mengenai cara mengukurnya menurut para ahli, di antaranya:

Menurut Sterss

Sterss mengungkapkan bahwa ada lima kriteria yang digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi, yaitu:

1. Produktivitas

Ketika sebuah perusahaan mampu untuk menghasilkan sesuatu untuk perusahaan dalam jumlah yang besar atau memberikan manfaat bagi perusahaan, yang tentunya menghasilkan keuntungan besar untuk perusahaan.

2. Kemampuan Adaptasi atau Fleksibilitas

Setiap unsur dalam perusahaan seperti CEO, manajer, supervisor hingga karyawan dapat beradaptasi dengan baik. Dengan begitu, seluruh unsur dalam perusahaan akan bekerja secara flexibel.

3. Kepuasan Kerja

Kepuasan kerja akan menandakan bahwa individu sudah berhasil mencapai target yang diberikan oleh perusahaan.

Otomatis dengan begitu perusahaan sukses mencapai tujuan.

Walaupun perusahaan sudah mencapai tujuan sebaiknya terus membuat target tujuan baru, meningkatkan kualitas dan kuantitas demi keberhasilan perusahaan.

4. Mampu Mendapatkan Laba

Perusahaan yang mampu untuk menghasilkan laba yang banyak dapat menjadi tolak ukur dalam efektivitas organisasi.

Ketika perusahaan dapat menghasilkan laba yang besar, itu artinya perusahaan dapat memproduksi dan menjual barang atau jasanya dengan baik di tengah kompetitor yang kuat.

5. Pencarian Sumber Daya

Sebuah perusahaan harus cermat dalam mencari sumber daya yang berkualitas. Dengan memiliki sumber daya yang bagus akan berpengaruh kepada keefektifan dan produk yang dihasilkan.

Menurut Sharma

Sharma menyatakan ada beberapa hal yang wajib diperhatikan dalam mengukur efektivitas organisasi, yaitu:

1. Adaptasi

Kemampuan karyawan dalam beradaptasi dalam perubahan di dalam dan di luar organisasi itu penting.

Jika karyawan yang mudah beradaptasi akan lebih cepat untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi.

2. Tidak Adanya Konflik

Tidak adanya konflik mengartikan bahwa tidak terjadinya ketegangan dalam sebuah perusahaan atau organisasi.

Selain itu, juga dapat mengartikan tidak terjadinya hambatan yang berasal dari konflik di antara pengisi struktur organisasi.

Menurut Gibson

Gibson menyebutkan bahwa efektivitas organisasi dapat diukur dengan beberapa hal, di antaranya:

1. Kejelasan Tujuan yang Ingin Dicapai

Dengan mengetahui tujuan dan rencana yang jelas dapat mempermudah untuk perusahaan mencapai kesuksesan bersama.

Perusahaan sendiri harus memiliki goals atau target yang bisa di-setting berdasarkan minggu, bulan, hingga tahun.

Sebaiknya perusahaan juga rutin melakukan evaluasi agar dapat melihat apakah target yang diberikan sudah tercapai atau belum.

Perusahaan juga bisa mengubah strategi ketika sudah melakukan evaluasi.

Dengan menggunakan strategi yang baru diharapkan dapat membantu untuk mencapai target perusahaan yang lebih baik.

2. Memiliki Rencana Matang

Ketika kita merencanakan sesuatu, alangkah baiknya apa yang sudah direncanakan tersebut harus jelas, terstruktur, dan terukur. Mengapa?

Sebab, jika rencana tidak ada kejelasan akan bingung bagaimana cara menjalaninya.

Terstruktur artinya segala yang dilakukan secara step by step agar meminimalisir kesalahan yang tidak diinginkan.

Terukur juga memiliki arti bahwa rencana yang dijalankan akan sesuai dengan sumber daya yang tersedia.

Seperti misalnya akan memproduksi sebanyak 1000 produk harus dikerjakan oleh 100 karyawan, artinya HR harus menyediakan karyawan sebanyak 100 agar produksi dapat terpenuhi.

3. Penyusunan Program Tepat

Dalam pembuatan program kerja sebuah perusahaan, harus memiliki penyusunan program yang tepat.

Mengapa hal tersebut perlu dilakukan?

Agar program yang dijalankan berjalan sesuai dengan harapan.

Sebaiknya pekerjaan yang paling mendekati tenggat waktu didahulukan lalu dilanjutkan dengan program yang tidak terlalu mendesak.

4. Sarana dan prasarana yang Tersedia

Sarana dan prasarana yang bagus tentunya akan menunjang kinerja karyawan. Seperti contohnya saja fasilitas internet yang lancar.

Dengan fasilitas internet yang lancar pastinya akan mempercepat dan mempermudah pekerjaan apalagi jika pada perusahaan digital.

5. Sistem Pengawasan dan Pengendalian yang Bersifat Mendidik

Walaupun prosedur sudah sesuai, kinerja karyawan sebaiknya diawasi dengan baik. Jika terjadi kesalahan terjadi pada karyawan sebagai seorang pemimpin harus mendidik karyawan dengan baik.

Metode dalam Menentukan Efektivitas Organisasi

Adapun metode yang digunakan organisasi untuk mencapai tujuan, yaitu:

1. Metode Pencapaian Tujuan

Pada dasarnya organisasi adalah sebuah unit yang memiliki tujuan dan rasional. Oleh sebab itu, pencapaian tujuan akan menjadi tolak untuk tujuan yang sukses.

Namun, untuk mencapai mencapai tujuan tersebut ada asumsi lain yang perlu dipertimbangkan, yaitu organisasi wajib memiliki tujuan akhir.

tujuan tersebut harus dijabarkan secara detail agar mudah untuk dipahami. Dan selain itu, kesepakatan umum harus tercapai untuk mencapai tujuan.

2. Metode Sistem

Efektivitas sistem yang di mana ada pendekatan secara sistematis menunjukkan bahwa setiap organisasi terdiri dari beberapa bagian yang saling berkaitan.

Jika ada salah satu bagian yang memiliki kinerja yang buruk, maka akan berdampak negatif secara keseluruhan.

Kelemahan yang paling terlihat ketika menggunakan metode sistem adalah adanya hubungan dengan pengukuran.

Selain itu juga apakah metode tersebut benar-benar penting?

3. Metode Konstituensi

Pada metode ini efektivitas organisasi sangat dinilai sejauh mana organisasi telah berhasil memenuhi syarat konstituen utama.

Dengan menggunakan metode ini mengurangi kemungkinan manajer mengabaikan kelompok yang kekuatannya dapat menghalangi organisasi.

Demikian artikel mengenai faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi. Semoga bermanfaat.