Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan perdagangan ataupun perusahaan pabrik serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang/jasa.
Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut hendaknya lebih besar daripada biaya-biaya yang ditimbulkannya.
“ Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal “
Jadi persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan.
Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanya ada satu golongan inventory (persediaan), yang mempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang disebut “Merchandise Inventory” (persediaan barang dagangan). Persediaan ini merupakan persediaan barang yang selalu dalam perputaran, yang selalu dibeli dan dijual, yang tidak mengalami proses lebih lanjut didalam perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan.
Persediaan pada dasarnya akan menimbulkan biaya-biaya. Biaya-biaya yang ditimbulkannya tersebut dapat berupa biaya tetap dan biaya variable. Untuk tujuan perencanaan besarnya persediaan kita hanya memperhatikan yang variabelnya saja dari biaya-biaya persediaan tersebut yang secara langsung akan terpengaruh oleh rencana tersebut. Biaya Variabel dari persediaan tersebut dapat digolongkan kedalam :
I. Procurement atau Ordering Cost
Adalah biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, yang terdiri dari :
(1) Biaya selama proses pesanan
a. Persiapan-persiapan yang diperlukan untuk pemesanan
b. Penentuan besarnya kuantitas yang akan dipesan
(2) Biaya pengiriman pesanan
(3) Biaya penerimaan barang yang dipesan
a. Pembongkaran dan pemasukan ke gudang
b. Pemeriksaan material yang diterima
c. Mempersiapkan laporan penerimaan
d. Mencatat kedalam “Material Record Card”
(4) Biaya-biaya processing pembayaran
a. Auditing dan perbandingan antara laporan penerimaan dengan pesanan yang asli
b. Persiapan pembuatan cheque untuk pembayaran
c. Pengiriman cheque dan kemudian auditnya
II. Carrying Cost
Adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya carrying cost didasarkan pada “Average Inventory ” (persediaan rata-rata), dan biaya ini dinyatakan dalam persentase dari nilai dalam rupiah dari average inventory. Biaya-biaya yang termasuk kedalam carrying cost adalah :
(1) Biaya penggunaan/sewa ruangan gudang
(2) Biaya pemeliharaan material dan allowances untuk kemungkinan rusak
(3) Biaya untuk menghitung atau menimbang barang yang dibeli
(4) Biaya asuransi
(5) Biaya modal
(6) Biaya absolescence
(7) Pajak dari persediaan yang ada dalam gudang
