Cegah Terlambat Membayar Hutang Usaha Dengan Cara Ini
Hutang usaha merupakan hutang yang timbul akibat adanya pembelian, baik barang atau jasa yang dilakukan oleh sebuah perusahaan untuk kepentingan operasional perusahaan. Hutang usaha dikategorikan dalam hutang lancar karena tempo pembayarannya kurang dari satu tahun.
Pembelian secara kredit yang dilakukan oleh sebuah perusahaan jika dikelola dengan baik dapat mendukung operasional perusahaan. Namun seringkali ditemui banyak hutang usaha perusahaan yang tidak terkendali sehingga dapat menganggu arus kas perusahaan.
Karena itu keputusan dalam melakukan pembelian secara kredit harus diperhitungkan dengan cermat agar tidak menganggu kas perusahaan. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mencegah keterlambatan membayar hutang usaha :
1. Penyederhanaan dalam proses hutang usaha yang dapat dilakukan dengan:
a. Mengurangi jumlah cek yang beredar
b. Saat menerima dokumen pembelian, harus dipastikan bahwa invoice dan laporan barang internal sudah mendapat persetujuan dari personel yang berwenang dan valid.
c. Personel yang menangani hutang perusahaan hendaknya mengetahui karakteristik supplier sehingga perusahaan dapat menentukan hutang mana yang pembayarannya didahulukan.
2. Memanfaatkan teknologi
a. Melakukan analisa dan mengurangi kesalahan dalam hal pembayaran, seperti kesalahan input jumlah, nomor cek atau giro dan membayar terlalu awal atau terlambat.
b. Menggunakan software akuntansi untuk pengelolaan hutang sehingga dapat diketahui besarnya hutang perusahaan yang harus dibayar pada jangka waktu tertentu dengan memasukkan termin pembayaran di masing-masing perusahaan. Software akuntansi yang sudah mendukung hal tersebut adalah Zahir Accounting. Dengan fitur yang user friendly, akan membantu Anda dalam mengelola hutang usaha. Zahir Accounting menyediakan informasi terkait hutang jatuh tempo, hutang usaha, kartu hutang, pembayaran hutang, hutang-piutang sehingga Anda dapat mengetahui dengan mudah besarnya hutang usaha Anda serta jatuh temponya. Adapun tampilan fitur -fitur tersebut adalah:
1. Infomasi hutang jatuh tempo.
Tampilan informasi yang simple ini akan memudahkan Anda untuk mereview hutang usaha Anda, dimana didalamnya mencakup data supplier, serta nominal hutang usaha.
2. Hutang usaha
3. Kartu hutang
4. Pembayaran hutang
5. Hutang- Piutang – Tabel Aging Schedule
Menggunakan Aging report pada masing-masing hutang, sehingga dapat diketahui hutang dalam jangka waktu tertentu.
3. Meminimalkan kecurangan pada hutang
Dalam hal ini kecurangan yang sering terjadi adalah supplier fiktif . Hal ini timbul karena karyawan perusahaan membuat supplier palsu dan menerbitkan nota penagihan fiktif dan perusahaan membayar nota tersebut yang kemudian masuk pada kantong karyawan tersebut. Masalah ini dapat dicegah dengan menerapkan prosedur dan kebijakan yang membatasi personel yang dapat menambahkan master supplier. Untuk menambahkan supplier harus terlebih dahulu mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang.
4. Bernegosiasi dengan supplier terkait dengan syarat pembayaran.
a. Biasanya supplier akan memberikan diskon atau syarat khusus bagi pelanggannya yang membeli dalam jumlah besar dan kontinyu. Bernegosiasilah dengan supplier untuk menentukan termin waktu pembayaran.
b. Kesepakatan pembayaran memang tidak bisa diganti. Namun jika perusahaan menghadapi masa sulit, maka akan lebih bijak jika perusahaan membicarakan hal tersebut kepada supplier dibandingkan menghindari supplier.
Dengan mengelola hutang usaha secara komputerisasi, maka perusahaan, terlepas dari skala perusahaan, akan dapat mengelola hutang perusahaan dengan efektif. Efektifitas inilah yang akan mendorong perusahaan untuk dapat menghemat waktu, uang, dan menyederhanakan proses bisnis.
