Bagaimana Mengontrol “Kebocoran” Stok Di Gudang?
Dalam aktivitas sebuah usaha, laporan persediaan memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan untuk mengambil keputusan. Selain itu stok atau persediaan juga merupakan salah satu unsur yang sangat aktif dalam kegiatan perusahaan yang secara kontinyu diperoleh, diproduksi, dan dijual. Kesalahan dalam pencatatan stok akan mengakibatkan kesalahan dalam menentukan perolehan besarnya laba perusahaan. Selain itu periode penyimpanan stok yang ada digudang juga akan mempengaruhi biaya yang memungkinkan terjadinya kerusakan sehingga menimbulkan kerugian.
Mengelola stock barang dalam gudang dan memperlakukannya dengan baik dapat dilakukan dengan mudah, asal Anda tahu bagaimana mengelolanya dengan benar. Pada dasarnya beberapa aktivitas dalam gudang terdiri dari:
- Administrasi, yaitu proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang secara akuntansi, mengendalikan dokuman, otorisasi, hingga pelaporan stok barang.
- Penerimaan barang, merupakan prosedur bagaimana barang dagangan masuk ke gudang karena adanya proses pembelian barang dagangan.
- Penyimpanan barang, merupakan sistem pengelolaan dan pengendalian agar barang tetap dalam kondisi baik.
- Pengeluaran barang, yaitu sistem pengiriman dan keluarnya stok barang dari gudang karena adanya penjualan.
Jika usaha Anda masih dalam skala kecil atau menengah, pengawasan stok dapat Anda lakukan sendiri. Namun jika usaha Anda semakin berkembang dan stok semakin meningkat, maka Anda membutuhkan karyawan yang memiliki integritas tinggi untuk dapat mengelola stok di gudang. Hal ini karena kesalahan dalam mengelola stok akan menyebabkan kerugian besar, terlebih jika stok merupakan bahan yang bernilai tinggi. Agar terhindar dari kebocoran stok di gudang, berikut beberapa langkah penting yang bisa dilakukan:
- Mengetahui dan mengenal dengan baik jenis barang yang disimpan beserta cara penanganannya.
- Menerapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang dapat memantau arus keluar-masuk stok barang.
- Menentukan cara dan prosedur penyimpanan ketika barang harus berada di gudang sebelum dikirim.
- Melakukan random cek secara berkala jika stok yang disimpan dalam beberapa jenis barang.
Pada dasarnya kegiatan mengelola stok di gudang ini nampak monoton. Namun bagaimanapun, pengelolaan gudang wajib diterapkan oleh perusahaan yang mengharuskan adanya stok barang. Agar dapat menjaga kondisi stok barang dan mengendalian perputarannya, maka dibutuhkan sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha. Sistem akuntansi juga harus diterapkan untuk mencegah terjadinya kebocoran stok di gudang. Penggunaan software akuntansi dalam hal pengelolaan stok akan banyak membantu dan meminimalkan kesalahan. Software akuntansi yang mampu mengakomdir kebutuhan tersebut adalah Zahir Accounting, yang mudah digunakan sehingga mengelola stok di gudang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.
