Pembelian adalah salah satu bagian atau divisi suatu perusahaan. Bagian pembelian harus memiliki sinergi kinerja dengan bagian lainnya misalnya gudang. Bagaimana alur transaksi pembelian yang selalu diterapkan?
Secara sederhana, pembelian menggambarkan transaksi barang atau jasa kepada pemasok yang kemudian terjadi penerimaan barang atau jasa yang dimaksud.
Agar kita dapat mengetahui bagaimana alurnya, berikut beberapa hal esensial yang perlu Anda ketahui:
Pengertian Alur Transaksi
Daftar Isi
Alur transaksi adalah suatu aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan yang mana prosesnya dari awal sampai akhir tercatat secara terstruktur. Dan dari aktivitas ini akan menyebabkan adanya perubahan pada modal, aset, dan utang.
Ada pula yang menyebutkan, alur transaksi adalah proses terjadinya pertukaran baik uang dengan barang maupun jasa. Praktek alur transaksi ini sering terjadi dan di temui di pasar.
Namun, secara singkatnya, alur transaksi adalah proses perjalanan pembayaran dari awal persetujuan antara penjual dan pembeli hingga penyelesaian pembayaran itu sendiri.
Jenis-Jenis Transaksi Secara Umum
1. Transaksi Internal
Transaksi internal merupakan transaksi yang terjadi di dalam internal perusahaan yang dampaknya akan memberikan perubahan ekonomi di perusahaan itu sendiri.
Jenis transaksi ini hanya melibatkan pihak-pihak internal perusahaan saja, atau tanpa ada campur tangan pihak eksternal.
Contoh transaksi internal, antara lain:
- Pemanfaatan perlengkapan kantor
- Penghapusan piutang usaha
- Perubahan nilai finansial perusahaan
- Pengalokasian beban usaha
2. Transaksi Eksternal
Transaksi eksternal adalah jenis transaksi yang terjadi antar pihak internal perusahaan dengan pihak luar perusahaan yang berposisi sebagai mitra dagang atau mitra transaksi.
Contoh transaksi eksternal, antara lain:
- Transaksi penjualan dengan perusahaan lain
- Transaksi pembelian dengan perusahaan lain
- Proses pembayaran utang piutang
Jenis-jenis Transaksi dalam Perusahaan Dagang
Setelah mengetahui jenis transaksi secara umum, maka dalam transaksi perusahaan dagang, jenis-jenis transaksi tersebut dapat diturunkan menjadi beberapa transaksi yang lebih sempit lagi, antara lain:
- Penjualan barang dagang
- Retur penjualan dan pengurangan harga
- Potongan penjualan
- Pembelian barang dagang
- Retur pembelian barang
- Beban angkut pembelian
- Penerimaan piutang
- Pembayaran utang
- Persediaan barang dagang
Pengertian Transaksi Pembelian
Transaksi pembelian adalah suatu aktivitas untuk mendapatkan barang atau jasa dengan cara menukarkan sejumlah uang yang senilai dengan barang atau jasa yang diperolehnya.
Tentunya secara praktik kita tidak asing lagi dengan transaksi pembelian ini. Karena pada dasarnya setiap kali kita melakukan transaksi jual beli, kita juga ikut andil dalam transaksi pembelian tersebut.
Jenis Alur Transaksi Pembelian
Jenis-jenis alur transaksi pembelian yang saat ini sering ditemui ada dua jenis, yaitu:
1. Transaksi pembelian tunai
Transaksi pembelian tunai merupakan proses terjadinya transaksi pembelian yang dilakukan dengan cara pembayaran tunai. Pembayaran secara tunai juga seringkali disebut cash. Maksudnya pembayaran atas transaksi tersebut dilakukan pada saat itu juga.
Hingga saat ini pembayaran tunai dengan menggunakan uang secara langsung masih kerap terjadi dan dilakukan hampir oleh semua lapisan masyarakat.
Tetapi pembayaran tunai sebenarnya tidak hanya menggunakan uang secara langsung saja. Tetapi pembayaran juga bisa dilakukan dengan menggunakan fasilitas dompet digital.
Misalnya saja dengan menggunakan e-wallet atau bisa juga pembayaran menggunakan kartu debet bank.
2. Transaksi pembelian Online
Transaksi yang kedua berbanding terbalik dengan transaksi pembelian tunai yaitu transaksi pembelian Online. Sistem pembayaran yang seperti ini sekarang juga semakin banyak dilakukan oleh beberapa pembeli.
Pembelian menggunakan sistem ini biasanya terjadi di e-commerce.
Pembelian secara Online juga banyak dijumpai di beberapa merchant yang ada di mall atau plaza di beberapa kota besar. Mereka memberikan fasilitas bagi para pembeli untuk membayar secara Online.
Sistem transaksi pembelian seperti ini tampaknya juga seolah menjadi trend di masa kini. Jadi Anda bisa membeli barang atau jasa namun pembayarannya dilakukan dengan menggunakan sistem Online.
Alur Transaksi Pembelian
Secara ringkas, alur transaksi pembelian meliputi beberapa tahapan berikut ini, antara lain:
- Permintaan Barang (Material Request)
- Permintaan Penawaran Harga (Quotation)
- Pemesanan Pembelian (Purchase Order)
- Penerimaan Barang
- Pembayaran
- Retur Pembelian
Pesanan Pembelian (Purchase Order)
Dalam suatu alur transaksi pembelian ada salah satu tahap yang dinamakan dengan Pesanan Pembelian (Purchase Order). Officer yang berkecimpung di bagian procurement sudah tentu familiar dengan istilah ini.
Purchase order biasanya diajukan setelah adanya permintaan pengadaan oleh pihak gudang ke bagian pembelian menggunakan form yang dinamakan Material Request (MR) atau Permintaan Barang.
Form ini berisi pengajuan pengadaan barang jenis apa saja dan berapa jumlah barang yang harus dipesan.
Permintaan ini diketahui oleh manajer terkait atau penanggung jawab gudang.
Setelah itu, terjadilah proses pembuatan PO oleh bagian pembelian. Proses yang terjadi dalam PO seperti perintah penawaran untuk memilih pemasok atau tender termasuk kontrak, penerbitan PO yang telah disetujui pihak berwenang, dan penyerahan/ pengiriman PO ke pemasok.
PO bisa dianggap juga sebagai surat jalan kepada pemasok yang ditunjuk sebelum terjadinya penerimaan barang/jasa.
Penerimaan Barang
Setelah PO diproses oleh pemasok, terjadilah penerimaan barang atau jasa sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO.
Tahap penerimaan barang atau jasa ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke dalam pembukuan pemesan.
Faktur atau Invoice
Setelah barang atau jasa diterima, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan oleh pemasok berisi perincian pembelian barang atau jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika digunakan), dan jumlah bersih pembelian.
Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang belum dibayar.
Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.
Pembayaran
Selanjutnya adalah tahap pembayaran utang usaha oleh pembeli kepada pemasok sesuai dengan invoice yang diterima sebelumnya. Pembayaran utang usaha dapat menggunakan metode tunai atau giro.
Retur
Alur selanjutnya adalah retur. Sesungguhnya retur dapat saja dilakukan sebelum terjadinya pembayaran dan retur pun dilakukan jika memang terdapat kesalahan kirim oleh pemasok atau memang ada kecacatan barang atau ada alasan khusus lainnya.
Retur ini akan mengakibatkan berkurangnya jumlah barang yang telah diakui sebelumnya termasuk berkurangnya jumlah utang usaha (jika utang masih bersaldo atau belum dibayar) atau bertambahnya jumlah kas (jika telah ada pembayaran secara tunai).
Kesimpulan
Tahapan penting dalam alur trasaksi pembelian ini adalah PO (Purchase Order) atau pesanan pembelian. Semakin cepat pembuatan PO maka proses pengiriman dan pembayaran juga akan makin cepat.
Namun, sayangnya justru perusahaan yang masih menggunakan cara manual dalam pembuatan PO akan memakan banyak waktu. Dan hal ini akan memperlambat proses transaksi bisnis.
Belum lagi cara manual juga rawan terjadinya human error yang akan merugikan waktu dan aktivitas bisnis.
Oleh karena itu, untuk mempercepat proses PO ini, Anda dapat menggunakan software akuntansi, salah satunya Zahir Accounting.
Formulir PO sudah disediakan di Zahir Accounting. Pengguna dapat menginput terlebih dahulu PO atau dapat juga didahului dengan tahap Permintaan Barang di modul Pembelian.
Form PO dapat dicetak di menu Daftar Transaksi dan Cetak Faktur.
Untuk mengetahui contoh formulir PO, silakan klik disini.
