4 Cara Pendelegasian Tugas Yang Ideal
Salah satu kendala yang acapkali dihadapi pelaku usaha adalah banyaknya tugas yang harus dikerjakan sendirian. Bukan karena terbatasnya karyawan yang dimiliki, tetapi mereka akan merasa lebih puas dan yakin jika mengerjakannya sendiri.
Jika hal ini berjalan terus menerus maka tidak menutup kemungkinan akan menimbulkan masalah efisiensi kerja di kemudian hari. Dari sudut pandang pemilik usaha, hasil yang dikerjakannya sendiri sudah pasti memuaskan. Namun yang sering dilupakan adalah efisiensi kerja yang tidak maksimal, karena banyak tugas penting yang semestinya bisa dikerjakan oleh karyawan, justru dikerjakan oleh si pemilik usaha.
Maka disinilah dibutuhkan pendelegasian tugas dimana Anda membagi tugas dengan karyawan atau orang kepercayaan Anda. Bagi Anda yang sudah terbiasa mengerjakan segala sesuatunya sendiri, mendelegasikan tugas tentunya bukanlah hal yang mudah. Berikut adalah beberapa cara untuk pendelegasian tugas yang ideal:
1. Membangun sistem yang kokoh
Untuk membangun sistem yang kokoh dibutuhkan pendekatan secara makro, dimana Anda melihat hal-hal terbesar yang berasal dari luar. Sedangkan masalah yang kecil akan berubah seiring dengan perubahan sistem. Ada 3 hal yang harus diperhatikan dalam membangun sistem yang kokoh, yaitu:
a. Menentukan bagian mana yang membutuhkan ‘total focus’.
Anda bisa melakukannya dengan melakukan perbandingan dua kegiatan. Pada sebuah kertas, bagilah menjadi dua bagian. Pada sisi kiri tuliskan semua kegiatan yang rutin Anda lakukan, seperti mengirim penawaran, menerima telepon, melakukan riset pemasaran, mengembangkan produk baru dan seterusnya. Kemudian pada kolom sebelah kanan tulislah tiga kegiatan yang paling Anda suka untuk mengerjakannya. Coba bandingkan kedua kolom tersebut
b. Membagi tugas kedalam kelompok untuk mempermudah delegasi kerja.
Berikan kategori tugas pada masing-masing kegiatn, misalnya: Admin (menerima telepon, mengelola file perusahaan), Marketing (mengirim surat penawaran, riset pemasaran), Produksi (membuat produk baru)
c. Membuat dokumentasi secara detil.
Menjabarkan tahapan dari setiap pekerjaan yang ada di dalam daftar secara detil, termasuk penjelasan metode dan alat yang digunakan. Pencatatan ini pada akhirnya akan digunakan sebagai dasar dalam membuat Prosedur Manual.
2. Memanfaatkan tenaga outsource
Setelah Prosedur Manual siap, langkah selanjutnya adalah melakukan rekrutmen tenaga kontrak untuk mengerjakan tugas yang tidak sepenuhnya Anda nikmati. Tidak menutup kemungkinan Anda juga bisa menawarkan posisi tersebut pada karyawan Anda.
Saat ini sudah banyak penyedia jasa outsource atau orang-orang yang lebih memilih untuk mengerjakan tugas tertentu secara kontrak. Anda dapat memposting rekrutmen tersebut di beberapa situs penyedia jasa outsource atau di beberapa sosial media.
3. Merekrut tenaga kerja baru
Bagi pengusaha merekrut tenaga kerja merupakan hal yang cukup menantang dan memakan waktu. Memilih personel yang benar-benar sesuai kriteria dan memiliki chemistry dengan perusahaan bukan hal yang mudah. Memastikan seorang personel memiliki visi dan misi yang sejalan dengan perusahaan, memiliki skill yang memadai, dan bisa melakukan tugas yang diberikan sesuai dengan harapan tentunya membutuhkan waktu yang tidak singkat. Untuk itu tidak disarankan untuk terburu-buru dalam merekrut tenaga kerja. Baru.
4. Meminta feedback
Mendelegasikan tugas pada karyawan bukan berarti Anda lepas tangan dan tidak melakukan pemantauan. Jika hal tersebut terjadi, maka akan membuka peluang bagi karyawan untuk tidak fokus atau optimal dalam menjalankan tugasnya. Untuk itu meminta feedback atau umpan balik perlu Anda lakukan untuk mengetahui sejauh mana tugas sudah diselesaikan dengan baik. Selain untuk memotivasi mereka untuk lebih fokus dalam menjalankan pekerjaannya, dengan mendapatkan feedback dari karyawan, maka Anda juga akan mendapat masukan atau gagasan-gagasan tertentu yang bisa Anda manfaatkan.
Dengan adanya pendelegasian tugas kepada beberapa personel yang dipercaya, maka Anda dapat mengerjakan tugas penting lainnya secara optimal dan efektif dalam penggunaan waktu.
