Pentingnya Pengawasan dalam Manajemen dan Manfaatnya

Ketika usaha anda sudah mulai memiliki karyawan, maka sudah saatnya anda melakukan pengawasan dalam manajemen.

Pengawasan dalam manajemen dibutuhkan dalam sebuah usaha karena anda harus memastikan bahwa semua pekerjaan dalam bisnis dapat diselesaikan sesuai dengan apa yang anda inginkan.

Karyawan identik dengan manajemen pengawasan. Jika tidak, maka anda tidak dapat mengukur performa karyawan anda.

Apa Itu Pengawasan dalam Manajemen?

Pengawasan atau controlling merupakan salah satu fungsi dalam manajemen.

Controlling berperan memberikan penilaian dan koreksi pada kinerja karyawan. Dengan controlling, karyawan yang kurang telaten bisa diarahkan agar pekerjaannya memenuhi target.

Controlling dilakukan dengan cara melakukan pengamatan terhadap kegiatan di dalam perusahaan, sehingga akan ketahuan karyawan mana yang melakukan tugas dengan benar sesuai dengan rencana dan karyawan mana yang berleha-leha atau salah melaksanakan tugas.

Pentingnya Pengawasan dalam Manajemen

Pengawasan berperan penting dalam suatu organisasi dan perusahaan, apalagi jika organisasi tersebut memiliki banyak anggota dan karyawan di dalamnya.

Pengawasan menjadi kunci di balik berhasilnya suatu perencanaan, pasalnya fungsi ini dapat membantu perusahaan memenuhi target dan mencapai tujuannya.

Pada dasarnya, pengawasan ini dibuat agar sebisa mungkin tindakan penyelewengan dan penyimpangan dalam organisasi bisa dihindari.

Pengawasan menjadi tekanan sendiri bagi karyawan dan orang-orang di dalam perusahaan agar mereka tetap melakukan pekerjaan sesuai perintah tanpa ada niat melakukan penyelewengan demi kepentingan pribadi.

Sebenarnya, pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen. Pengawasan merupakan bentuk kontrol pihak atasan kepada pihak bawahan selama melakukan pekerjaan.

Jenis-jenis Pengawasan dalam Manajemen

Pengawasan bisa dibedakan berdasarkan jenisnya. Berikut tiga jenis pengawasan dalam manajemen:

1. Pengawasan Intern dan Esktern

Pengawasan intern dilakukan oleh pihak yang ada di dalam perusahaan. Sementara pengawasan ekstern dilakukan oleh pihak yang ada di luar perusahaan.

2. Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif dilakukan sebelum karyawan menjalankan tugas mereka demi mencegah terjadinya penyelewengan.

Sementara pengawasan represif merupakan pengawasan yang dilakukan setelah karyawan selesai menjalankan tugas mereka. Pengawasan ini biasanya dilakukan akhir tahun melalui laporan.

3. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan aktif adalah pengawasan yang dilakukan langsung di tempat karyawan bekerja, sementara pengawasan pasif dilakukan sebaliknya yaitu berupa bukti penerimaan-pengeluaran, bukti surat izin kehadiran, dan lain sebagainya.

Metode Pengawasan Manajemen

Metode pengawasan dalam manajemen dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, di antaranya:

1. Metode pengawasan kualitatif

Metode pengawasan jenis ini dapat digunakan untuk mengawasi prestasi seseorang secara menyeluruh. Caranya adalah dengan menggunakan teknik berikut:

• Pengamatan atau observasi terhadap kegiatan objek
• Melakukan inspeksi secara berkala untuk melihat secara langsung bagaimana objek melakukan tugasnya
• Membuat laporan lisan berisi informasi kinerja objek, jika ada kekurangan dan kelebihan, silakan ditulis sebagai bentuk feedback
• Lakukan evaluasi, bisa berupa diskusi antara atasan dengan bawahan ketika menyelesaikan suatu proyek

2. Metode pengawasan kuantitatif

Pengawasan ini dilakukan dengan cara menilai prestasi objek menggunakan satuan angka.

Teknik yang dipakai adalah berupa perhitungan anggaran, audit, analisis break-even, analisis rasio, dan teknik perencanaan lain seperti Bagan Gant, PERT, dan CPM.

Standar Pengawasan dalam Manajemen

Standar merupakan kriteria yang ditetapkan pihak manajemen saat melakukan evaluasi perusahaan. Standar ini mencakup target, toleransi terhadap target, hingga waktu untuk memenuhi target.

Umumnya ada delapan jenis standar yang dipakai dalam suatu organisasi, contohnya standar pengawasan yang ditetapkan oleh General Electric, di antaranya:

• Standar profitabilitas: Menunjukkan berapa banyak keuntungan yang harus didapat dalam kurun waktu tertentu.
• Standar posisi pasar: Menunjukkan berapa persen produk harus lebih unggul dalam penjualan dibanding produk merek saingan.
• Standar produktivitas: Menunjukkan berapa tingkat produksi yang harus diperoleh.
• Standar kepemimpinan produk: Menunjukkan tingkat inovasi produk bisa sampai menguasai pasar.
• Standar pengembangan personel: Berapa orang yang berkembang yang dapat diterima dari kemajuan produk.
• Standar sikap karyawan: Sikap yang harus ditunjukkan oleh karyawan.
• Standar tanggung jawab publik: Kewajiban untuk masyarakat sebagai suatu perusahaan.
• Standar tujuan jangka panjang dan jangka pendek.

Unsur-unsur Pengawasan dalam Manajemen

Bambang (1999), seorang pakar, menguraikan komponen pengawasan yang terdiri dari:

1. Lingkungan pengawasan, merupakan unsur dasar dari proses pengawasan, di mana di dalam lingkungan tersebut sikap disiplin dan struktur organisasi sangat dijunjung tinggi.
2. Kegiatan pengawasan, kegiatan pengawasan ini merupakan kebijakan perusahaan yang dilakukan sesuai prosedur.
3. Komunikasi dan informasi, meliputi berbagai komponen seperti sistem akuntansi berupa laporan keuangan perusahaan.
4. Pemantauan atau monitoring, merupakan proses penilaian kinerja karyawan yang merupakan bagian dari pengawasan.

Objek Pengawasan dalam Manajemen

Terdapat lima jenis objek pengawasan dalam manajemen, di antaranya:

1. Kuantitas dan kualitas barang
2. Keuangan
3. Objek yang sifatnya strategis
4. Pelaksanaan program di lapangan
5. Pelaksanaan kerja sama dengan pihak lain

Fungsi Pengawasan dalam Manajemen

Beberapa pakar seperti Ernie, Saefullah, dan Maringan mengidentifikasi fungsi pengawasan dalam manajemen ke dalam poin-poin berikut:

• Pengawasan berfungsi mengevaluasi target dan pencapaian, apakah sesuai dengan yang diinginkan atau tidak.
• Pengawasan bisa membantu perusahaan mengambil keputusan dan koreksi terhadap penyimpanan.
• Pengawasan berfungsi meningkatkan rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas dan wewenang yang diberikan oleh perusahaan.
• Pengawasan berfungsi mendidik level manajemen agar mereka menjalankan tugas sesuai prosedur.
• Pengawasan berfungsi mencegah adanya penyimpangan, penyelewengan, dan kelalaian karyawan yang bisa merugikan perusahaan.

Hambatan dalam Melaksanakan Pengawasan Manajemen

Ada beberapa hambatan yang biasanya dirasakan ketika pengawasan dalam suatu perusahaan berlangsung. Hambatan ini juga bisa datang karena faktor dalam atau faktor luar yang mempengaruhi pihak pengawas.

Biasanya hambatan terjadi karena ada hal-hal berikut:

• Kurang pengetahuan tentang organisasi
• Minim pengetahuan tentang lingkungan
• Tidak kompeten dalam melakukan peramalan
• Tergoda dengan sogokan sehingga tujuan dihiraukan

Selain itu, hambatan-hambatan yang muncul juga bisa terjadi karena adanya faktor berikut:

• Tidak jelasnya penyampaian petunjuk pada pihak pengawas terkait sistem kerja mereka
• Tanggung jawab pengawas tidak dirumuskan dengan jelas
• Kurang informasi tentang data produktivitas objek yang akan diawasi

Manfaat Pengawasan dalam Manajemen

Ada tiga manfaat fungsi pengawasan dalam manajemen, yaitu:

1. Sebagai media perubahan

Pengawasan bisa membuat perusahaan lebih peka pada perubahan dalam dunia bisnis.

Sehingga perusahaan akan siap bersaing dengan produk baru, persaingan yang lebih ketat, peraturan baru di lapangan, dan lain sebagainya.

2. Kompleksitas perusahaan

Pengawasan membawa perusahaan menjadi semakin kompleks apalagi ketika organisasi berkembang menjadi lebih besar setiap tahunnya.

Perusahaan akan semakin banyak bergantung pada pihak ketiga demi memenuhi kebutuhan konsumen.

3. Mengantisipasi kesalahan

Pengawasan yang baik diperlukan agar perusahaan tidak harus menghadapi banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi di kemudian hari. Dengan adanya pengawasan, potensi terjadinya kesalahan akan mudah terlacak dan perusahaan bisa mengatasinya lebih dini sebelum masalah meledak.

Tujuan Pengawasan dalam Manajemen

Setidaknya ada 5 tujuan controlling atau pengawasan dalam manajemen, di antaranya:

1. Untuk mencegah adanya tindakan pemborosan bahan dan atau penyelewengan terhadap fasilitas perusahaan saat karyawan menjalankan tugas.
2. Memberikan jaminan kualitas agar konsumen puas terhadap produk barang maupun jasa yang dihasilkan.
3. Memberikan pembinaan kepada karyawan.
4. Melakukan koordinasi perihal pekerjaan apa saja yang harus dilakukan.
5. Untuk memberikan jaminan pada bos bahwa karyawan yang bekerja di bawahnya melaksanakan tugas sesuai kapasitas mereka.

 Tahap-tahap Proses Pengawasan dalam Manajemen

Pengawasan dalam manajemen ini penting dilakukan agar kesalahan yang terjadi dapat segera diperbaiki.

Ada 3 langkah dalam melaksanakan hal tersebut:

1. Membuat standar

Standar adalah kriteria yang bisa anda gunakan untuk mengukur hasil sebuah pekerjaan. Standar dibuat berdasarkan kemampuan kerja pada keadaan normal.

Bentuk standar ini dibagi menjadi 2:

• Standar kuantitatif: Standar yang dinyatakan dalam satuan-satuan tertentu seperti jam kerja mesin, jam kerja tenaga langsung, dan satuan barang, investasi, dll
• Standar kualitatif: Standar yang berbentuk pendapat umum, langgangan, buruh, dsb.

2. Membandingkan kegiatan standar

Langkah ini dilakukan untuk mengetahui besarnya penyimpangan yang terjadi. Langkah ini bisa anda gunakan sebagai alarm untuk mengetahui gejala-gejala menyimpangan yang mungkin saja terjadi.

3. Tindakan perbaikan

Tindakan ini dilakukan untuk memperbaiki aktivitas, kegiatan, atau kebijakan yang tidak sesuai dengan standarnya.

Sebelum melakukan hal di atas, anda harus mendapatkan informasi mengenai kemajuan yang telah dicapai serta adanya penyimpangan.

Misalnya anda memiliki usaha bakery. Langkah awal yang perlu anda buat adalah membuat standar, misalnya dengan membuat standar kuantitatif seperti ini:

• Masuk kerja jam 07.30
• Pulang kerja jam 16.00
• Mempersiapkan adonan sebanyak 40 porsi per hari
• Memanggang adonan yang sudah siap
• Melakukan pengepakan pada produk yang sudah jadi

Kemudian langkah selanjutnya adalah membandingkan kegiatan karyawan dengan standar yang sudah anda buat:

• Masuk jam 07.30 [sudah ok]
• Pulang kerja 16.00 [sudah ok]
• Membuat adonan sebanyak 40 porsi [hanya 42 porsi, kurang 8 porsi]
• Memanggang adonan yang sudah siap [ok]
• Melakukan pengepakan produk yang sudah jadi [karyawan sudah melakukan pengepakan dengan baik]

Dari 5 standar yang anda buat, hanya ada 1 yang tidak sesuai, yaitu membuat adonan.

Langkah pengawasan yang harus dilakukan adalah melakukan tindakan perbaikan atau koreksi. Memberi teguran karyawan anda dan mendorong mereka untuk membuat adonan hingga 40 porsi.

Adapun pengawasan dan pengendalian dalam manajemen harus memperhatikan hal-hal berikut ini:

• Mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
• Melaporkan setiap penyimpangan
• Mempunyai visi ke depan
• Objektif, teliti, dan sesuai standar yang digunakan
• Luwes dan fleksibel
• Sesuai dengan pola organisasi
• Ekonomis
• Mudah dimengerti
• Diikuti dengan tindakan koreksi

Contoh Pengawasan dalam Manajemen

Contoh kegiatan yang dilakukan saat melakukan pengawasan dalam sebuah perusahaan atau organisasi adalah sebagai berikut.

Melakukan evaluasi apakah target perusahaan berhasil dicapai atau tidak. Evaluasi dilakukan dengan melihat indikator yang telah ditentukan seperti jumlah SDM yang bekerja sama memenuhi target, waktu memenuhi target, dan dukungan perusahaan agar target terpenuhi.

Melakukan tindakan koreksi ketika penyimpangan ternyata ditemukan di perusahaan. Tindakan koreksi juga bisa berupa teguran, somasi, atau bahkan sanksi.

Memberikan solusi ketika ada masalah yang menimpa perusahaan, yang mana masalah tersebut memiliki potensi mengancam tercapainya target perusahaan di kurun waktu itu.

Perbedaan Pengawasan dan Pengendalian dalam Manajemen

Sering disalahartikan sebagai istilah yang sama, ternyata ada banyak perbedaan antara pengawasan dan pengendalian, di antaranya:

1. Pengawasan tujuannya untuk mencari kepastian dari kegiatan yang dilakukan objek, sementara pengendalian hanya menjamin bahwa perencanaan sesuai dengan realisasi.
2. Pengawasan dilakukan secara berkala dan ditentukan dengan jelas kapan waktunya, sementara pengendalian bisa dilakukan setiap saat agar perusahaan bisa mencapai target.
3. Pengawasan merupakan proses mengukur kinerja objek dalam sebuah proyek atau tugas tertentu, sementara pengendalian hanya dilakukan jika masih saja ada kinerja yang tidak beres setelah pengawasan dilakukan.
4. Pengawasan dilakukan oleh pihak atau badan khusus baik dari dalam maupun luar organisasi, sementara pengendalian hanya bisa dilakukan oleh pihak internal.

Kesimpulan

Dengan adanya pengawasan dalam manajemen akan membuat operasional usaha dapat berjalan tanpa hambatan. Di samping itu akan mendorong karyawan untuk lebih bertanggung-jawab terhadap tugas yang dipikulnya.

Peran pengawasan dalam manajemen secara lebih lanjut dapat membantu bisnis berjalan lebih efisien. Bahkan jika terjadi kejanggalan dalam operasional bisnis, maka akan mudah terlihat.

Menerapkan pengawasan dalam manajemen juga harus memahami standar yang digunakan. Jika menggunakan standar yang asal, akibatnya kinerja bisnis jadi sulit diukur.