Tips Meeting Yang Efektif

Meeting acapkali diselenggarakan sebagai sarana brainstorming, mengkomunikasikan hal-hal baru dalam organisasi, atau mencari solusi atas masalah yang sedang terjadi.

Sering pula kita jumpai meeting yang tidak produktif, tidak terencana, dan memakan waktu terlalu lama. Akibatnya para peserta meeting menjadi bosan dan ogah-ogahan menyampaikan ide. Meeting yang efektif pun sulit tercapai. Ini yang mengakibatkan karyawan menjadi enggan jika ada agenda meeting.

Sebuah meeting yang efektif dan menyenangkan dapat berjalan jika direncanakan dengan baik. Dalam sebuah meeting, anggota organisasi memiliki peluang untuk membahas dan mengevaluasi tujuan dan sasaran organisasi, update info terbaru, adanya peluang untuk berkomunikasi antar departemen sehingga tercipta perpaduan yang selaras.

Yang terpenting dalam sebuah meeting adalah semua sumber daya yang ada memiliki kesempatan yang sama dalam mengutarakan ide dan mengambil keputusan. Jika fasilitator meeting ini membuat perencaaan meeting yang terarah, seksama dan menutupnya dengan tindak lanjut yang menyeluruh, maka meeting akan berjalan mulus.

Tips-tips Meeting yang Efektif

Berikut beberapa tips agar tercipta meeting yang efektif dan produktif dan bahkan peserta menikmati meeting tersebut:

A. Sebelum pelaksanaan meeting:

Agar tercipta meeting yang efektif, ada beberapa tips yang perlu diperhatikan sebelum kita memulai meeting atau rapat. Periapan apa saja sih yang perlu kita lakukan?

1. Tentukan tujuan meeting
 
2. Membuat agenda dengan pihak manajemen (supervisor/manajer) dan top manajemen.
 
3. Membagikan agenda meeting, termasuk menginfokan dokumen atau hal-hal yang menunjang jalannya meeting sehingga peserta akan mempersiapkan diri dengan baik, merasa dilibatkan, dan memiliki info yang terbaru.
 
4. Menentukan waktu meeting yang tepat. Tentukan batasan waktu dan menerapkannya. Hal yang harus diingat, peserta memiliki komitmen untuk mengikuti dan memenuhi apa yang menjadi keputusan bersama.
 
5. Jika memungkinkan, atur ruangan dimana para peserta dapat saling berhadapan. Misalnya berbentuk lingkaran atau semi lingkaran
 
6. Tentukan ruangan yang sesuai dengan jumlah peserta. Ruangan kecil dengan terlalu banyak peserta akan terasa pengap dan menciptakan ketegangan. Ruangan yang lebih besar akan terasa lebih nyaman dan peserta akan lebih mudah mengekspresikan gagasannya.
 
7. Gunakan alat bantu visual yang menarik seperti poster, diagram dll.

B. Pada Saat Meeting

Setelah melakukan periapan meeting telah kita lakukan, selanjutnya adalah pada saat proses meeting sedang berjalan. Jangan sampai persiapan meeting yang efektif telah kita lakukan sebaik-baiknya, menjadi tidak efektif saat kita tidak memperhatikan hal berikut saat meeting sedang berlangsung

1. Sapa peserta dan buatlah mereka merasa diterima
 
2. Jika memungkinkan sediakan kudapan ringan. Kudapan ringan adalah icebreaker yang baik dimana membuat peserta merasa istimewa dan nyaman
 
3. Mulai tepat waktu dan selesai tepat waktu juga
 
4. Review agenda dan tentukan prioritas dalam meeting
 
5. Menggunakan agenda sebagai acuan
 
6. Mendorong diskusi kelompok untuk memberikan ide atau sudut pandang. Dengan demikian anda akan mendapatkan keputusan yang berkwalitas sekaligus peserta yang bermotivasi tinggi
 
7. Mendorong adanya umpan balik. Ide, aktivitas, dan komitmen peserta pada organisasi akan meningkat jika mereka melihat dampak yang mereka buat pada proses pengambilan keputusan.
 
8. Menjaga pembahasan agar tetap fokus pada topik. Hanya menanyakan komentar/masukan yang bersifat konstruktif dan tidak berulang-ulang. Mengakhiri pembicaraan dengan bijak saat terjadi perbincangan yang tidak terarah, destruktif, atau tidak produktif.
 
9. Membuat notulen meeting sebagai referensi jika dikemudian hari ada pertanyaan atau muncul masalah.
 
10. Sebagai seorang leader, anda harus bisa menjadi panutan dengan mendengarkan, menunjukkan minat, menghargai dan meyakinkan anggota. Bersedia mengakui kesalahan.
 
11. Meringkas hasil keputusan yang dicapai dan membuat catatan yang positif.
 
12. Menentukan tanggal, waktu, dan tempat untuk meeting berikutnya.

C. Setelah Meeting

Meeting yang efektif tidak hanya berbicara saat persiapan atau saat meeting sedang berlangsung, setelah meeting selesai, ada beberapa hal yang sebaiknya dilakukan yaitu

1. Buat dan distribusikan notulen dalam 3 atau 4 hari. Tindakan yang cepat menunjukkan pentingnya meeting dan menghindari lupa
 
2. Membahas masalah-masalah yang muncul saat meeting dengan bagian lain, yang memungkinkan munculnya ide-ide baru yang bisa dibuat.
 
3. Menindaklanjuti hasil keputusan. Pastikan seluruh anggota memahami dan melaksanakan apa yang menjadi tanggung jawabnya.
 
4. Berikan pengakuan dan penghargaan atas kemajuan yang diraih dengan tepat waktu.
 
5. Memasukkan masalah yang belum selesai pada agenda meeting berikutnya.
 
6. Melakukan evaluasi meeting secara periodik. Buat catatan bagian mana saja yang bisa dianalisa dan ditingkatkan produktivitasnya

D. Checklist Evaluasi Meeting

Selanjutnya lakukan checklist evaluasi meeting, hal ini pun penting agar kita tahu apakah meeting sudah berjalan sesuai dengan harapan atau belum

– Meeting direncanakan dengan baik
– Anggota diberitahu sebelumnya
– Jajaran manajemen siap memberikan laporan
– Ruang meeting dipersiapkan sebelum meeting
– Meeting ter-organisir dengan baik
– Meeting dimulai tepat waktu
– Penyambutan peserta
– Seluruh peserta memiliki agenda meeting
– Memperjelas tujuan meeting
– Adanya transisi dari meeting sebelumnya
– Satu waktu dibahas pada satu sesi
– Adanya orang yang mengawasi jalannya meeting
– Diskusi yang relevan
– Atasan merangkum poin penting dalam diskusi
– Meeting berjalan sesuai dengan timing yang ditetapkan
– Mengumumkan rencana untuk meeting berikutnya

E. Peserta dalam meeting:

Apa sajakah yang perlu diperhatikan peserta agar tercipta meeting yang eektif?

– Peserta berpartisipasi dalam diskusi dan voting
– Pimpinan mengajukan pertanyaan yang berkwalitas
– Mengutamakan isu yang menjadi pro dan kontra
– Peserta memberikan masukan pada forum
– Pembagian tanggung jawab yang merata
– Peserta berpartisipasi dalam perencanaan agenda meeting mendatang

F. Nilai-nilai dalam meeting:

Beberapa nilai yang perlu diperhatikan ketika kita sedang dalam meeting

– Progres dibuat berdasarkan tujuan
– Adanya hal baru yang dipelajari
– Sikap saat meeting
– Peserta hadir tepat waktu
– Peserta saling mengenal
– Pemanasan sebelum meeting
– Adanya humor saat meeting
– Peserta dan manajemen saling membantu saat dibutuhkan
– Setiap orang bebas mengutarakan pendapat.

Demikianlah tips dalam menjalankan meeting yang efektif dan produktif. Meeting yang menyenangkan bagi karyawan tentu akan memberikan hasil yang maksimal