Penerapan Software ERP dalam sistem manajemen perusahaan sudah menjadi kebutuhan di zaman yang semakin modern dan canggih ini. Persaingan pasar yang semakin kompetitif, konsumen yang semakin kritis, menuntut dunia usaha bisa memenuhi kebutuhan pelanggan secara cepat dan akurat.

Jika masih menggunakan sistem manajemen yang manual, dirasa sulit dapat memenuhi kebutuhan pasar dan sulit berkembang. Dengan menerapkan sistem ERP pada usaha Anda, maka proses integrasi dan otomatisasi data akan lebih mudah.

Seperti yang dikatakan James A. Hall (2011:31) definisi dari Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu model sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasikan dan mengintegrasikan proses bisnis utamanya.

Perusahaan yang berjalan dibidang IT, mereka berlomba-lomba dalam mengembangkan sistem ERP yang menjadikan banyaknya pilihan bagi para pebisnis. Kami memahami hal ini bukanlah perkara mudah dalam memilih vendor ERP Indonesia yang tepat bagi bisnis Anda. lalu, bagaimana cara memilih vendor ERP yang tepat bagi bisnis Anda ? Berikut 3 langkah sederhana pemilihan vendor erp

Pilihlah sistem ERP berdasarkan kebutuhan, bukan sekedar keinginan. Karena sistem ERP yang Anda pilih, haruslah memiliki fungsi yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Contohnya, perusahaan Anda melakukan pelayanan penjualan manajemen inventori, melacak laporan pelanggan, akuntansi dan lainnya, maka software ERP yang Anda pilih haruslah memiliki fungsi yang sesuai dan mencakup semua modul tersebut.

Sedikit banyaknya modul dan fungsi yang tersedia dalam software ERP, juga menentukan tarif yang dikenakan. Maka dari itu, hal ini bisa sambil bertahap dalam menerapkan software ERP pada perusahaan Anda. Akan sangat disayangkan, penggunaannya tidak dimaksimalkan.

  • Pilih berdasarkan anggaran perusahaan

Seperti yang sudah disinggung sedikit sebelumnya, bahwa sedikit banyaknya modul dan fungsi yang tersedia dalam software ERP, juga menentukan tarif yang dikenakan. Ketika Anda sudah memutuskan untuk menggunakan software ERP, itu berarti Anda sudah siap untuk berinvestasi dalam jangka panjang. Maka hal ini kembali lagi kepada poin pertama, yaitu Anda dapat memilikinya sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Dengan memilih harga yang murah atau terjangkau, mungkin membutuhkan waktu yang lebih lama dalam meningkatkan usaha Anda. Sangat tidak disarankan untuk membeli software ERP yang mahal, yang hanya membuang anggaran perusahaan untuk modul dan fungsi yang tidak diinginkan dan belum atau bahkan tidak dibutuhkan. 

  • Pilih berdasarkan industri bisnis yang dijalankan

Selain dari dua point yang sudah disebutkan, selanjutnya Anda harus memilih software ERP yang tepat dengan industri bisnis yang dijalankan. Beda industri atau bidang bisnisnya, maka modul dan fungsi dalam software ERP pun juga berbeda. Karena, beberapa modul dan fungsi software ERP biasanya tidak dapat digunakan untuk beberapa industri sekaligus.

Dalam hal ini, Anda dapat memilih sistem ERP yang dapat mengkustomisasi atau customized software sesuai dengan bisnis yang dijalankan.

Manfaat Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Bagi yang masih awam dengan software ERP, simak manfaat dari software ERP ini yang telah dikemukakan menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 273) yaitu :

1. Kualitas dan efisiensi

ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang memberikan peningkatan secara signifikan bagi perusahaan. Contohnya, dalam segi kualitas dan efisiensi dari pelayanan pelanggan, produksi, dan distribusi.

2. Mengurangi biaya

Banyak perusahaan yang melaporkan bahwa adanya penurunan yang signifikan dalam transaksi pengolahan biaya, hardware, software, dan staf IT support. 

3. Pengambilan keputusan

Sistem ERP dapat dengan cepat memberikan laporan / informasi penting dalam kinerja bisnis kepada manajer, sehingga dapat meningkatkan kemampuan manajer dalam membuat keputusan yang baik dan tepat di dalam perusahaan.

4. Enterprise agility

Memberikan fleksibilitas pada struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan peran kerja, sehingga perusahaan dapat lebih mudah dalam memanfaatkan peluang bisnis yang baru. 

Tantangan Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Tantangan dalam mengimplementasikan sistem ERP adalah diperlukannya banyak biaya dan risiko kegagalan dalam mengimplementasikan sebuah sistem ERP baru sangat besar, hal ini dikemukakan oleh O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 273-274).

Adanya risiko kegagalan dalam mengimplementasikan sistem ERP juga menjadi tantangan dalam pengimplementasian sistem ERP dalam suatu perusahaan, karena hampir setiap kasus dari kegagalan pengimplementasian sistem disebabkan oleh para manajer dan profesional TI dari perusahaan-perusahaan yang meremehkan kompleksitas perencanaan, pengembangan, dan pelatihan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan sistem ERP baru. 

Menurut O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010: 274) terdapat ukuran dan jenis biaya yang harus dikeluarkan dalam mengimplementasikan sistem ERP, yang terdiri dari :

  1. Biaya reengineering sebesar 43%
  2. Biaya hardware sebesar 12%
  3. Biaya software sebesar 15%
  4. Biaya training and change management sebesar 15%
  5. Biaya data conversions sebesar 15%

Source pict by Zahir Accounting

Source data by O’Brien & Marakas (2010: 274)

Tiga cara diatas dapat Anda jadikan referensi ketika ingin mencari atau memilih vendor ERP yang tepat dan berkualitas, agar memiliki impact yang baik pada proses berjalannya bisnis Anda.

Vendor ERP yang sudah berpengalaman dan mendapat banyak achievement juga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam memilih, namun vendor ERP yang sudah berpengalaman tentu memiliki harga yang tidak murah dan akan berpengaruh pada anggaran perusahaan Anda. Semua kembali lagi kepada perusahaan Anda, bagaimana sanggupnya. Yang terpenting, jangan sampai ada yang sia-sia.