ERP saat ini telah menjadi bagian penting dari infrastruktur perusahaan dan berperan untuk kelangsungan hidup perusahaan. Sistem ERP hadir sebagai pendukunrg bisnis dan meningkatkan produktivitas. Cara kerja ERP ditentukan oleh beberapa elemen di antaranya adalah enterprise (perusahaan/organisasi), resource (sumber daya), dan planning (perencanaan).
Sistem ERP memiliki data terpusat atau server yang menjadi tempat penyimpanan berbagai informasi perusahaan. Setiap manajer atau pihak yang berkepentingan memiliki akses untuk semua data atau data tertentu yang hanya bisa diakses oleh manajer sesuai dengan bidang yang menjadi tanggungjawabnya. Sementara itu para karyawan biasanya hanya memiliki akses terbatas atau hanya dapat mengakses informasi yang bersifat umum. Pada sistem ini ada admin yang bertugas untuk mengola data-data tersebut agar terstruktur sesuai dengan kelompoknya.
Ada beberapa manfaat yang akan diperoleh dengan cara kerja ERP ini di antaranya adalah sebagai berikut
Memudahkan Pengendalian atau Proses Bisnis
Sistem ERP akan memudahkan proses pengendalian dan monitoring proses bisnis. Sistem ERP dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pembuat keputusan dan membantu mereka membuat prediksi serta menentukan langkah yang akan dilakukan.
Fungsi Otomatisasi
Sistem ERP yang memiliki fungsi otomatisasi dapat menjamin aliran informasi yang lancar. Dengan demikian proses bisnis dapat berjalan dengan lancar dan responsive
Menyatukan Banyak Unit
Software ERP menawarkan sistem yang terpusat sehingga dapat mempersatukan banyak unit di ekosistem perusahaan. Dengan demikian ekosistem perusahaan dapat terintegrasi dengan baik.
Fleksibel
Cara kerja sistem ERP memungkinkan perusahaan yang sedang berkembang menjadi lebih fleksibel dan dapat beradaptasi dengan berbagai kebutuhan perusahaan di masa mendatang.
Kelebihan Sistem ERP
Ada beberapa kelebihan yang ditawarkan dari cara kerja sistem ini yaitu sebagai berikut
- Integrasi data area fungsional atau bidang yang berbeda-beda dapat memastikan komunikasi yang lebih baik dan efisien
- Melakukan perancangan perekayasaan
- Memudahkan proses pelacakan pemesanan dari proses penerimaan hingga full fillment
- Melacak cara yang sesuai antara pemesanan, pembelanjaan, penerimaan inventori, hingga pembiayaan
- Akuntansi untuk semua tugas termasuk melacak pemasukan, biaya yang dikeluarkan, dan laba perusahaan.
Kekurangan Sistem ERP
Walaupun menawarkan sejumlah kelebihan, sistem ini juga masih memiliki beberapa kelemahan di antaranya adalah kustomisasi yang terbatas dari aplikasi ERP. Selain itu biaya yang mahal juga menjadi kendala tersendiri bagi para pebisnis untuk menggunakan sistem ini. Data pada sistem ini juga berada di satu tempat sehingga ada resiko kehilangan informasi penting jika terjadi kebocoran sistem keamanan. Sistem juga bisa terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan.
Secara umum kehadiran sistem ERP menawarkan banyak manfaat untuk perusahaan. Cara kerja ERP yang terpusat juga memudahkan integrasi berbagai data dari beberapa bidang di perusahaan.
