Pentingnya Manajemen Inventory Bagi Suatu Perusahaan

Manajemen persediaan atau manajemen inventory merupakan asset yang berharga bagi setiap perusahaan. Karena itu, kita akan membahasnya kali ini.

Tetapi sebelum masuk lebih jauh, kita akan membahas pengertiannya terlebih dahulu apa itu manajemen inventory.

Pengertian Manajemen Inventory

Makna dari manajemen adalah sistem pengelolaan sehingga sesuatu tersebut bisa benar-benar efektif. Sedangkan inventory adalah stok barang atau bahan yang disimpan untuk tujuan tertentu.

Tujuan tersebut di antaranya adalah untuk memenuhi kebutuhan proses produksi atau dijual lagi. Inventory ini meliputi bahan baku (raw materials), barang dalam proses (in-process goods), dan barang jadi (finished goods).

Manajamen inventory adalah sebuah manajemen atau pengelolaan yang mengontrol setiap produk atau barang yang diperjual belikan dalam operasi sehari-hari pada suatu perusahaan.

Fungsi Manajemen Inventory

Sebagai bagian penting dalam proses berjalannya perusahaan, manajemen inventory tentu memiliki banyak fungsi. Setidaknya terdapat empat fungsi di balik manajemen inventory, di antaranya:

1. Antisipasi Barang Sulit Didapatkan di Pasaran

Beberapa hal yang biasanya masuk dalam inventory adalah bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi.

Jika seandainya perusahaan tidak menyiapkan tiga hal ini melalui manajemen inventory, ketika ada kesulitan mendapatkan produk tersebut di pasaran maka perusahaan bisa ketar-ketir, apalagi ketika permintaan membeludak.

Namun, ketika perusahaan menjalankan manajemen inventory, hal tersebut tidak perlu dikhawatirkan, lantaran telah ada antisipasi untuk mengamankan barang.

2. Antisipasi Kekurangan Persediaan

Sama halnya dengan poin pertama. Melakukan antisipasi sangat penting, lantaran selalu ada kemungkinan supply bahan baku terlambat karena satu dan lain hal.

3. Antisipasi Ketidakcocokan Pesanan

Dalam berbisnis ada banyak kemungkinan yang terjadi, termasuk ketidaksesuaian pesanan dengan barang yang tersedia.

Tapi hal ini bisa dihindari, lantaran dengan manajemen inventory.

4. Proses Produksi Terjamin Kelancarannya

Perusahaan yang memproduksi barang sendiri akan sangat diuntungkan dengan manajemen inventory, lantaran mesin akan terus berputar menghasilkan produk-produk baru dalam bisnis ini.

Jika persediaan aman, maka produk bisa terus diproduksi setiap hari untuk kemudian dikirim ke konsumen.

Tujuan Manajemen Inventory

Setelah fungsi, tentu ada tujuan dari dikelolanya manajemen inventiory.

Tujuan utama dari manajemen inventory adalah memastikan perusahaan berada dalam kondisi aman. Perusahaan dinyatakan aman ketika memiliki persediaan atau safety stock.

Apa itu safety stock? Maksudnya adalah persediaan barang atau bahan baku produk yang sengaja disediakan sebagai antisipasi apabila terjadi kekurangan.

Jika demikian terjadi, maka konsumen bisa saja kabur.

Lebih rinci, ada tiga tujuan dari manajemen inventory, di antaranya adalah:

1. Mengontrol Persediaan Barang

Persediaan barang dalam bisnis tentu harus selalu dikontrol.

Mengapa demikian?

Sebab sebagai pengusaha Anda akan tahu ada berapa banyak produk yang tersedia, apakah produk itu bisa memenuhi permintaan konsumen?

2. Analisis Terhadap Penjualan

Pola penjualan barang bisa otomatis dianalisis ketika Anda selalu memantau persediaan produk perusahaan.

Barang apa yang cepat keluar dan barang apa yang lama mendekam di gudang, semua akan jadi data penting yang bisa membantu Anda mengambil keputusan besar di kemudian hari.

3. Pesanan Dapat dengan Cepat Terpenuhi

Tentu, salah satu tujuan utama dari manajemen inventory adalah demi kenyamanan dan kepuasan konsumen.

Barang yang tersedia di gudang menjadi jaminan bahwa perusahaan Anda tidak akan mengecewakan pelanggan.

Ada baiknya Anda menyetok barang best seller yang banyak dicari konsumen, agar mereka tidak kecewa ketika mengajukan permintaan tapi perusahaan tidak bisa memenuhi itu.

Ruang Lingkup Manajemen Inventory

Dalam menjalankan manajemen persediaan pada dasarnya tugas besarnya tidak hanya berhenti pada pengelolaan barang masuk dan keluar saja.

Lebih dari itu, jika dilihat lebih detail lagai, ruang lingkup dari manajemen persediaan cukuplah luas.

Untuk lebih jelasnya, ruang lingkup manajemen inventory mencakup empat hal berikut, di antaranya:

1. Manajemen Inventaris

Adalah proses mengelola stok barang perusahaan. Pengelolaan ini mencakup menjamin tersedianya produk dan bahan baku produk.

2. Less Storage

Ketika manajemen inventory memberikan data perihal stok barang, orang yang bertanggung jawab dalam less storage mengatur bagaimana caranya produk yang ada di gudang selalu berjumlah sedikit.

Artinya harus dipikirkan bagaimana barang-barang tersebut cepat keluar dan sampai di tangan konsumen.

3. Tingkat Produktivitas

Manajemen inventory membantu banyak pekerjaan karyawan, apalagi jika data diolah menggunakan aplikasi.

Dengan kondisi tersebut, karyawan bisa mengetahui dengan cepat berapa bahan baku yang dibutuhkan untuk kemudian diproduksi menjadi barang jadi.

4. Meningkatkan Keuntungan

Manajemen inventory juga berperan dalam meningkatkan keuntungan perusahaan. Pasalnya, data-data yang ada dalam manajemen persediaan bisa memberikan informasi tentang keuangan perusahaan.

Metode Manajamen Persediaan

Praktek pelaksanaan manajemen persediaan tiap perusahaan tidaklah selalu seragam.

Perbedaan cara manajemen ini ditentukan oleh banyak faktor, seperti besar kecilnya sebuah perusahaan dan strategi dari bisnis yang dijalankan.

Secara umum, ada lima metode inventory yang biasanya digunakan oleh perusahaan, di antaranya:

1. Metode MRP (Material Requirement Planning)

Metode ini menjamin persediaan bahan baku produksi perusahaan selalu tersedia. Dalam Bahasa Indonesia, MRP dikenal sebagai perencanaan kebutuhan material.

MRP juga mengatur jumlah persediaan bahan baku, semakin sedikit bahan baku dianggap semakin bagus. Pasalnya, dengan jumlah minim, biaya perawatan bahan baku juga otomatis akan berkurang.

2. Metode EOQ (Economic Order Quantity)

Dengan metode ini, perusahaan hanya menyimpan persediaan bahan baku produk sesuai dengan jumlah pesanan yang diterima sebelumnya.

Hal ini akan berdampak pada kosongnya bahan sisa.

Metode ini dianggap sangat menguntungkan, lantaran perusahaan tidak harus mengeluarkan biaya pemeliharaan bahan dan gedung.

3. Metode Analisa ABC

Metode ini membagi-bagi persediaan bahan baku produk ke dalam beberapa golongan tergantung kualitas produk.

Misalnya, bahan baku yang membutuhkan biaya perawatan lebih mahal dikategorikan sebagai A, perawatan sedang dikategorikan sebagai B, dan seterusnya.

4. Metode JIT (Just In Time)

Perusahaan didorong untuk tidak memiliki persediaan barang, lantaran barang harus selalu bisa dikeluarkan alias terjual habis ke konsumen.

Namun, dengan metode ini, perusahaan bisa jadi tiba-tiba membutuhkan pasokan stok barang ketika mendapatkan pesanan.

Agar pasokan barang bisa tersedia dengan lancar, maka perusahaan harus menjalin hubungan baik dengan pemasok.

5. Metode Periodic Review

Persediaan bahan dipesan dalam jarak waktu yang sama dengan dikeluarkannya barang ke konsumen.

Metode ini memiliki keunggulan yaitu dapat meredam fluktuasi permintaan bahan baku. Lantaran, perusahaan sudah memiliki jadwal pasti kapan pasokan barang akan datang dan kapan akan dikeluarkan.

Jika demikian, maka tim keuangan bisa memperkirakan berapa banyak uang yang harus dikeluarkan untuk memasok bahan baku dalam periode itu.

Pentingnya Manajemen Persediaan

Mengapa manajemen inventori atau manajemen persediaan sangat penting, apalagi dalam bisnis retail yang mana arus keluar masuk barang sangat cepat?

Inilah alasannya.

Manajemen inventory memiliki peran penting dalam keseimbangan bisnis.

Sistem ini dapat mengontrol stok barang, yang mana hal itu merupakan langkah awal untuk membuat perencanaan panjang soal kebutuhan barang setiap bulannya.

Manajemen persediaan akan lebih mudah dipantau jika Anda menggunakan bantuan semacam aplikasi.

Pasalnya, Anda tidak perlu pusing mencatat data secara manual dan memastikan berulang kali soal stok barang masuk dan barang keluar.

Penggunaan aplikasi bisa menjadi pertimbangan bagi Anda yang ingin merapikan manajemen inventory di perusahaan.

Peran Manajemen Inventory pada Bisnis

Sebuah perusahaan tidak akan bisa lepas dari berbagai perencanaan dan pengendalian persediaan.

Karena bagaimanapun juga hal tersebut memerlukan perhatian khusus dari pihak perusahaan agar bisa memberikan keuntungan bagi perusahaan tersebut.

Suatu perusahaan bisa saja memboroskan budget karena pengeluaran yang tidak tersistem dengan baik apabila tidak memiliki manajemen persediaan yang baik.

Sedangkan tujuan dari inventory adalah untuk menjaga berbagai investasi inventory dan menjaga tahap kehilangan inventory sekecil mungkin.

Manajemen inventory memiliki beberapa peranan bagi sebuah perusahaan, di antaranya adalah untuk menemukan tahap yang seimbang antara biaya perusahaan dan juga biaya yang dibutuhkan untuk biaya pengadaan, dan penyimpanan.

Hal tersebut bertujuan untuk mencapai persediaan yang semaksimal mungkin dengan biaya seminimal mungkin.

Manfaat Penting Manajemen Inventory pada Bisnis

Manajemen inventory memiliki banyak tujuan. Berikut adalah beberapa tujuan dari manajemen inventory:

1. Untuk mengantisipasi risiko keterlambatan datangnya barang

Untuk sebuah perusahaan yang memproduksi sesuatu, keterlambatan datangnya barang tentunya sangat merugikan. Keterlambatan suplai bisa saja menghambat proses produksi.

Meskipun keterlambatan suplai tidak seharusnya terjadi, tidak ada salahnya untuk mengantisipasinya dengan manajemen inventory.

Antisipasi ini dapat dilakukan dengan cara-cara berikut:

• Menyiapkan persediaan bahan mentah agar perusahaan tidak selalu menggantungkan persediaannya pada supplier dalam hal kuantitas dan pengiriman.
• Persediaan barang dalam proses ditujukan agar tiap bagian yang terlibat dapat lebih leluasa dalam berbuat dalam menyediakan barang.
• Menyiapkan persediaan bahan untuk memenuhi permintaan yang tidak pasti dari langganan.

2. Untuk mengantisipasi pesanan bahan yang tidak sesuai dengan yang diperlukan

Sebuah perusahaan tidak akan pernah mengetahui bagaimana keadaan bahan yang akan disuplai. Apabila barang tersebut tidak sesuai dengan yang diperlukan, maka dibutuhkan pengembalian.

Hal yang seperti ini memang jarang terjadi, namun bukan berarti tidak akan pernah terjadi.

Untuk mencegahnya, perusahaan harus memastikan barang tersebut sesuai dengan apa yang diperlukan.

Proses produksi harus tetap berjalan jika hal tersebut memang benar-benar terjadi. Pada saat  itulah manajemen inventory sangat dibutuhkan.

3. Untuk mengantisipasi apabila bahan yang diperlukan tidak tersedia di pasaran

Beberapa bahan biasanya hanya tersedia di saat-saat tertentu. Hal tersebut bisa dikarenakan faktor alam, cuaca, dan lain sebagainya.

Bahan yang seperti itu bisa saja susah untuk didapatkan.

Untuk mengantisipasinya, diperlukan penyimpanan bahan baku yang bersifat musiman agar perusahaan tidak akan kesusahan apabila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran.

4. Sebagai tahapan untuk menjamin lancarnya proses produksi

Bagi perusahaan yang memproduksi suatu barang, proses produksi adalah proses yang harus terus berjalan agar bisa terus mendapatkan keuntungan dan memenuhi kebutuhan para pelanggan.

Manajemen inventory dapat memiliki peran penting untuk memastikan bahwa bahan yang diperlukan selalu tersedia.

Jika bahan produksi selalu tersedia, maka proses tersebut tidak akan terhambat.

5. Untuk memanfaatkan penggunaan mesin secara optimal

Menggunakan mesin secara optimal merupakan hal yang sangat penting.

Hal ini dikarenakan harga mesin tentunya tidaklah murah, dengan penggunaan yang optimal perusahaan tidak akan mengalami kerugian.

6. Untuk memenuhi kebutuhan pasar secara optimal

Ketika sudah mendapat tempat di hati para pelanggannya, sebuah perusahaan harus tetap menjaga kestabilan suplai kepada pelanggan tersebut.

Manajemen inventory dapat sangat membantu untuk memastikan ketersediaan bahan baku.

Dengan begitu, proses untuk memenuhi kebutuhan pasar akan tetap berjalan.

Kesimpulan

Setelah mengetahui akan manfaat dan pentingnya manajemen inventory pada bisnis, Anda sebagai pebisnis wajib menerapkan di perusahaan Anda.

Terlebih jika perusahaan Anda mulai berkembang dan mencatatkan banyak transaksi.

Cara mudah untuk menerapkan manajemen persediaan barang adalah dengan menggunakan software inventory.

Dengan bantuan software tersebut, maka akan mempermudah pekerjaan Anda dalam melakukan pencatatan barang keluar masuk, persediaan stok di gudang, dan membuat laporan.

Dapat disimpulkan bahwa dengan adanya manajemen persediaan, stok bahan di sebuah perusahaan bisa terus tersedia dalam keadaan apapun.

Manajemen persediaan ini tentunya juga bisa mencegah adanya pemborosan di suatu perusahaan.