Dalam menjalankan usaha akan dibutuhkan laporan keuangan sebagai pengambilan keputusan.
Dan penyusunan laporan keuangan juga membutuhkan beberapa laporan lain, termasuk membuat laporan penjualan sebagai bagian dari isi yang kemudian tersaji dalam satu laporan keuangan.
Yang menjadi topik penting saat ini adalah kita akan membahas banyak hal mengenai laporan penjualan serta pengaruhnya terhadap produktivitas usaha.
Apa Itu Laporan Penjualan?
Daftar Isi
Laporan penjualan merupakan kumpulan informasi penjualan yang disajikan sebagai bahan pencatatan dan analisa penjualan.
Selain tiu, laporan ini berperan penting dalam pengambilan keputusan dalam bentuk pemasaran, harga, dan metode penjualan.
Laporan penjualan memiliki fungsi penting dan harus benar-benar akurat tanpa kesalahan.
Seberapa penting kegiatan penjualan? Anda dapat menilainya berdasarkan apa saja kegiatan penjualan yang dilakukan oleh bisnis Anda.
Berikut kegiatan penjualan yang perlu Anda ketahui:
- Analisa Penjualan
- Penentuan Harga
- Pemasaran Produk
- Penawaran Harga
- Pemesanan
- Pencatatan Customer
- Pengiriman Barang
- Retur
- Penagihan Pembayaran
- Penerimaan pembayaran
- Membuat laporan penjualan
Daftar di atas terjadi seperti siklus yang berputar.
Setelah membuat laporan penjualan, kemudian kembali lagi kepada proses analisa penjualan dan begitu seterusnya.
Jenis-jenis Laporan Penjualan
Adapun cara membuat laporan penjualan dengan cepat dan benar bisa menggunakan software akuntansi.
Dalam software akuntansi umumnya sudah disediakan beberapa jenis laporan penjualan, antara lain:
- Laporan dan Jurnal Penjualan: Berisikan informasi mengenai berbagai perincian dari seluruh transaksi penjualan.
- Laporan Penjualan Rangkuman: Berisikan informasi mengenai rangkuman penjualan dari seluruh pelanggan.
- Laporan Penjualan Rincian: Berisikan informasi terkait perincian penjualan dari seluruh pelanggan.
- Laporan Penjualan Sederhana: Berisikan informasi mengenai rangkuman dan penyederhanaan penjualan dari seluruh transaksi pelanggan.
- Gambaran Grafik dari Laba Rugi Tahunan atau Bulanan dengan Detail: Berisi detail informasi terkait rincian dar grafik laba rugi bulanan atau tahunan atau dalam 12 bulan.
- Laporan Laba Rugi Anggaran: Berisikan informasi laba rugi dan perbandingan antara anggaran biaya dengan implementasi riilnya.
- Laporan Laba Rugi Tahunan: Berisikan informasi laba rugi dan perbandingan antara bulan sebelumnya dengan bulan yang sedang berjalan.
Fungsi dan Manfaat Laporan Penjualan pada Bisnis
Perusahaan membuat laporan penjualan tentu bukan tanpa tujuan.
Laporan penjualan memiliki fungsi penting sebagai acuan untuk mengelola bisnis agar lebih efisien. Sehingga dampaknya adalah kinerja dan produktivitas perusahaan dapat meningkat.
Untuk melihat seberapa baik kinerja bisnis, produktivitas usaha dapat dijadikan sebagai patokan.
Karena produktivitas usaha adalah sebuah indikator yang dapat menunjukkan penurunan dan peningkatan hasil produksi, baik dari segi kuantitas dan kualitas.
Dalam aktivitas bisnis, penjualan memegang peran penting karena satu-satunya aktivitas yang mendatangkan pemasukan.
Bahkan ada pula yang menyebut jika penjualan adalah ujung tombak dari bisnis itu sendiri. Sukses dan tidaknya bisnis, ujung-ujung tetap yang dinilai adalah penjualannya.
Karena penjualan ini memiliki peran penting, maka perusahaan mesti memantau informasi transaksi ini.
Di sinilah laporan penjualan berperan sebagai wadah yang mencatat semua informasi-informasi detail dalam aktivitas penjualan.
Sudah pasti dengan adanya laporan ini akan memberikan banyak manfaat untuk perusahaan, antara lain:
Sehat tidaknya kondisi bisnis dapat dilihat dengan menggunakan laporan keuangan.
Dalam laporan ini akan menunjukkan histori transaksi yang terjadi di bisnis. Jadi, bisnis Anda sedang untung atau rugi akan terpampang jelas di laporan ini.
Di sisi lain, laporan ini dapat membantu Anda dalam menentukan kebijakan bisnis.
Misal Anda ingin meningkatkan profit bisnis Anda, maka dengan laporan ini Anda dapat menyusun strategi penjualan yang tepat, baik itu terkait pemilihan produk yang paling diminati atau optimasi saluran promosi yang terbukti menghasilkan konversi tinggi.
2. Media Evaluasi Strategi Bisnis
Laporan penjualan berisikan informasi-informasi penting mengenai kondisi bisnis, apakah sedang mengalami peningkatan atau penurunan.
Jika terjadi perubahan dalam kinerja penjualan, pihak manajemen atau pemilik bisnis dapat merespons dengan cepat untuk menemukan solusinya.
Dengan adanya laporan ini, perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan evaluasi atas strategi yang sudah dijalankan sebelumnya.
Sehingga penentuan strategi bisnis ke depannya akan lebih baik karena perusahaan bisa melihat mana yang menghasilkan pemasukan dan mana yang memberikan kerugian.
3. Memudahkan Pemantauan Kinerja Para Staf
Informasi-informasi yang ada di laporan penjualan merupakan representatif kinerja dari beberapa staf tertentu.
Apakah para staf yang terlibat dengan urusan ruang lingkup penjualan sudah menjalankan tugasnya dengan benar?
Atau apakah ada kebijakan yang tidak dieksekusi dengan tepat?
Hal ini akan dapat dilihat di laporan penjualan.
Oleh karena itu, mengingat laporan penjualan ini merupakan sebuah laporan pertanggungjawaban tugas, maka penyusunannya harus akurat.
4. Memaksimalkan Produktivitas Kerja
Dalam laporan penjualan, Anda dapat mengetahui bagaimana tingkat transaksi yang terjadi di perusahaan Anda.
Oleh karena itu, dengan melihat informasi ini, maka tugas dalam menentukan target penjualan akan semakin mudah.
Sekaligus, hal ini akan memudahkan dalam memaksimalkan kinerja dan produktivitas seluruh pihak yang terlibat dalam perusahaan.
Karena dengan informasi yang akurat, maka manajemen dapat menentukan job desk secara lebih rinci untuk masing-masing pihak.
Semakin jelas job desk-nya, maka kinerja dan produktivitas para staf juga akan lebih optimal.
5. Sumber Penentu Keputusan Bisnis
Untuk menentukan keputusan bisnis yang tepat, Anda harus memiliki sumber informasi sebagai referensi Anda. Di sinilah pentingnya laporan penjualan itu.
Laporan penjualan memang akan menjadi sumber bagi pemilik perusahaan untuk menentukan keputusan bisnis.
Dengan laporan ini, pemilik bisnis dapat membongkar apa saja yang bisa diupayakan untuk mendongkrak penjualan. Dan sekaligus mengubah beberapa strategi yang kurang berdampak pada penjualan itu sendiri.
6. Sebagai Indikator Perusahaan Dikelola Secara Profesional
Jika Anda ingin mencari tambahan modal dalam mengembangkan bisnis Anda, peran laporan penjualan ini akan menjadi sangat krusial.
Bagaimana Anda bisa memikat para investor atau kreditur jika Anda tidak menunjukkan laporan pertumbuhan bisnis Anda.
Dengan laporan penjualan, Anda akan lebih mudah meyakinkan mereka.
Sekaligus dengan adanya laporan penjualan ini akan menjadi indikator jika perusahaan Anda memiliki kredibilitas dan dikelola secara profesional.
Pentingnya Laporan Penjualan pada Bisnis
Laporan penjualan dapat menunjang produktivitas usaha.
Produktivitas usaha merupakan gambaran penurunan atau peningkatan dari volume atas kuantitas dan kualitas kepada hasil produk ataupun pelayanan jasa sebagai perbandingan input dengan output.
Mengapa laporan penjualan yang sedemikian rupa dapat meningkatkan produktivitas usaha?
Apa pengaruh dan bagaimana gambarannya?
Ternyata laporan penjualan memang berkaitan erat dengan produktivitas usaha. Kenapa hal ini bisa terjadi?
Untuk mengetahui jawabannya, Anda harus memahami bagaimana proses informasi dalam penyusunan laporan penjualan itu terbentuk.
Penjualan merupakan tombak utama dari suatu usaha.
Laporan penjualan menjadi bagian dari penjualan yang digunakan untuk menyampaikan informasi perkembangan maupun penurunan.
Apabila informasi yang disajikan tersaji dengan terinci maka akan menghasilkan data yang sangat membantu pengambilan keputusan usaha secara akurat.
Informasi yang tersaji secara sederhana juga dapat berdampak pada efisiensi, terutama saat melakukan pelaporan sehingga memudahkan dalam penyampaiannya.
Dikatakan Penman (1992), bahwa pemahaman kita berasal dari proses penciptaan makna kita, bukan berasal dari pengalaman fisik atau pengamatan semata.
Artinya, semakin kita bisa menyederhanakan apa yang kita sampaikan, maka si penerima informasi juga akan lebih mudah mengerti isi pesan kita.
Untuk kasus di sini, semakin sederhana isi laporan penjualan yang kita sajikan, maka laporan penjualan ini akan mudah dibaca dan dipahami oleh pihak-pihak terkait.
Tentunya maksud sederhana di sini bukan menghilangkan elemen penting dalam laporan penjualan.
Selain itu, informasi yang cepat dan up to date pun sangat diperlukan dalam penyampaian perubahan skala penjualan.
Informasi yang cepat akan berdampak baik pada kegiatan usaha, seperti dapat menghindarkan dari keterlambatan pengambilan keputusan.
Selain itu, informasi yang cepat juga akan membuat bisnis semakin up to date terhadap daya saing yang akan datang.
Namun, berlaku juga sebaliknya jika informasi tidak up to date, jelas akan merugikan bisnis.
Semakin cepat informasi data yang tersampaikan semakin cepat manajemen mengambil keputusan.
Hasilnya berdampak pada produk yang up to date, karyawan yang cepat tanggap dari segala perubahan yang terjadi, dan masih banyak lagi.
Mengapa Laporan Penjualan Harus Terperinci, Sederhana, dan Cepat?
Tentu ada banyak alasan kenapa laporan keuangan harus memenuhi tiga kriteria ini, yaitu terperinci, sederhana, dan cepat.
Salah satunya adalah karena jika laporan tidak terinci, jelas hanya akan menghasilkan informasi yang kurang lengkap.
Selain itu juga tidak terjamin keakuratan data yang disampaikan.
Jika laporan penjualan dibuat tidak sederhana, akan diperlukan waktu lebih lama untuk memahami isinya.
Sedangkan, jika laporan penjualan tidak menghasilkan informasi secara cepat, hal ini akan berakibat pada keterlambatan pengambilan keputusan dan kalah dalam melakukan inovasi dibanding pesaing.
Dari ketiga hal tersebut (terperinci, sederhana, cepat), kita tidak bisa menilai mana yang lebih baik didahulukan.
Karena pada dasarnya informasi perlu terinci, sederhana dan cepat penyampaiannya.
Lalu laporan penjualan seperti apa yang terinci, sederhana dan cepat? Jawabannya seperti di bawah ini.
Contoh Laporan Penjualan yang Terperinci, Sederhana, dan Cepat
Bagaimana sebuah laporan penjualan bisa dikatakan terperinci, sederhana, dan cepat, maka bisa jadi masing-masing perusahaan memiliki standar yang berbeda.
Nah, agar memudahkan Anda dalam mengenai laporan penjualan dengan tiga kriteria tersebut, Anda dapat menjadikan contoh laporan penjualan di bawah ini sebagai referensi Anda.
1. Jurnal Penjualan
(Berisi tentang rincian seluruh transaksi penjualan)
2. Penjualan Rangkuman
(Informasi rangkuman penjualan seluruh pelanggan)
3. Penjualan Rincian
(Informasi rincian penjualan seluruh pelanggan)
4. Penjualan Sederhana
(Informasi rangkuman dan sederhana penjualan seluruh pelanggan)
5. Grafik Laba Rugi – 12 Bulan Detail
(Informasi rincian grafik laba rugi 12 bulan)
6. Laba Rugi – Anggaran vs Realisasi
(informasi laba rugi perbandingan anggaran dengan realisasi)
7. Laba Rugi – Years to Date
(Informasi laba rugi perbandingan bulan sebelumnya dengan bulan berjalan)
Kesimpulan
Jadi, seberapa penting laporan penjualan terhadap produktivitas usaha?
Jika memahami uraian di atas Anda akan memahami apa kaitan antara laporan penjualan dengan produktivitas usaha.
Laporan penjualan memiliki banyak manfaat untuk bisnis. Jika penyusunan laporan ini tepat, baik langsung atau secara tidak langsung, kebijakan bisnis yang akan diambil oleh perusahaan akan berdampak pada produktivitas usaha.
Namun, juga ada tiga kriteria yang perlu diperhatikan dalam penyusunan laporan penjualan, yaitu terperinci, sederhana, dan cepat.
Tiga kriteria ini sifatnya tidak wajib dipenuhi pada dasarnya. Karena masing-masing perusahaan bisa saja punya standar sendiri dalam penyusunan laporan penjualan.
Akan tetapi, tiga kriteria ini akan membantu laporan penjualan Anda lebih mudah dimengerti sehingga membuat Anda lebih cepat dalam menentukan keputusan bisnis.
Lalu, sudahkah Anda siap membuat laporan penjualan yang baik dan benar?
