Pentingnya Membuat Otoritas Password Untuk Setiap Pengguna Software Akuntansi
Di era teknologi saat ini informasi menjadi komoditi yang sangat penting. Bisa dikatakan informasi yang penting merupakan aset bagi perusahaan. Kemampuan dalam mengakses dan menyediakan informasi dengan cepat dan akurat menjadi kebutuhan berbagai pihak seperti organisasi, perusahaan, lembaga pendidikan, pemerintahan atau individu.
Salah satu informasi yang dianggap sangat penting adalah yang terkait dengan keuangan organisasi atau perusahaan. Mengingat pentingnya nilai informasi yang terdapat dalam sebuah laporan keuangan menyebabkan informasi ini hanya bisa diakses oleh personel tertentu. Hal ini dilakukan untuk menghindarkan resiko jatuhnya informasi ke pihak yang tidak bertanggung jawab sehingga dapat menyebabkan kerugian. Seringkali perusahaan atau organisasi harus berhadapan dengan ancaman keamanan informasi seperti pencurian data, hacking, dan sebagainya. Karena itu sistem keamanan informasi yang diterapkan harus benar-benar terjamin.
Keamanan informasi dapat tercapai dengan menerapkan berbagai upaya yang juga harus didukung dengan berbagai kebijakan dan prosedur manajemen. Hal ini dimaksudkan karena semua pihak terlibat baik secara langsung maupun tidak langsung dalam hal penyediaan, pemyimpanan, pemanfaatan, dan penyebaran informasi. Salah satu cara yang paling umum digunakan dalam hal pengamanan informasi adalah dengan memberikan batasan akses informasi melalui mekanisme “access control” yang dikenal dengan istilah “password”. Masing-masing personel yang terkait dalam pembuatan atau pengolahan laporan keuangan hendaknya diberikan batasan hak akses sesuai dengan tugasnya serta memiliki password tersendiri.
Dengan adanya otoritas password dan batasan akses tersebut maka dapat meminimalkan resiko terjadinya kecurangan dalam hal pembuatan laporan keuangan, penyalahgunaan laporan, pembajakan, sehingga laporan yang dihasilkan tidak valid yang dapat menurunkan kredibilitas perusahaan. Karena itu personel yang terkait harus terlebih dahulu memahami kebijakan password dan mengetahui seperti apa password yang baik dan kuat, karena password digunakan untuk mengamankan informasi keuangan perusahaan.
Penggunaan password dapat dikatakan efektif jika:
- Terdiri dari 6-8 karakter yang digabungkan dengan angka, simbol atau huruf besar/kecil.
- Tidak memiliki makna sehingga bisa ditebak.
- Hindari penggunaan urutan abjad atau angka, misal: abcdefg, 123456
- Mengganti password secara berkala
- Hindari penggunaan username sebagai login
- Buatlah password yang mudah Anda ingat namun sulit ditebak
Kesadaran akan pentingnya menjaga informasi harus ditanamkan tidak hanya untuk personel terkait, namun juga pada pihak manajemen. Setiap personel yang terlibat dalam aktivitas perusahaan bertanggung jawab terhadap keamanan informasi yang dimilikinya.
