Menjalankan sebuah usaha retail adalah sebuah kegiatan usaha yang cukup melelahkan. Hal yang paling melelahkan dalam menjalankan usaha retail adalah mengelola stok persediaan barang. Ya mengelola persediaan barang adalah salah satu rangkaian kegiatan yang wajib dilakukan oleh pengusaha retail baik kecil atau pun besar. Mungkin banyak selama ini yang berpikiran bahwa mengelola stok barang adalah sesuatu yang mudah. Ternyata hal tersebut tidak semudah dan sesederhana yang dibayangkan, apalagi jika usaha anda memiliki cabang di berbagai tempat. Mengelola stok barang tidak sekedar kapan menerima barang, menyimpan dan menjual barang. Lalu tantangan apa saja yang dihadapi pengusaha retail ketika mengelola stok barang.
1. Mengelola Gudang Penyimpanan
Gudang penyimpanan adalah bangunan vital bagi pengusaha retail. Dalam mengelola stok barang, gudang penyimpanan harus memiliki kriteria khusus. Gudang penyimpanan bukan sekedar tempat anda meletakan barang dagangan. Banyak hal yang harus anda perhatikan ketika mengelola gudang. Suhu, temperatur, kelembaban, kebersihan dan keamanan gudang adalah beberapa hal yang perlu anda pantau di dalam gudang penyimpanan anda. Ini dikarenakan hal-hal tersebut dapat berdampak pada kondisi barang yang anda simpan di gudang.
2. Membuat SOP Kegiatan Penyimpanan Barang
Prosedur Standar Operasional (Standard Operational Procedure/SOP) adalah panduan baku pengelolaan stok barang. SOP diperlukan agar pengelolaan stok barang dari awal pembelian, penyimpanan, pendistribusian sampai penjualan dapat dimonitor seluruh kegiatannya. SOP yang disusun secara rinci dan detail akan mempermudah operasional kerja semua pihak yang terlibat dalam usaha retail yang anda jalankan.
3. Memberikan Kode Barang
Setelah membangun sistem gudang yang tepat untuk stok barang anda, selanjutnya adalah memberikan kode barang terhadap barang-barang yang anda jual. Memberikan kode pada tiap barang akan membantu anda dalam menyusun barang dagangan anda. Tidak hanya itu, memberikan kode barang akan membantu anda ketika menjual barang dagangan anda. Pemberian kode barang akan mempermudah pelanggan untuk menemukan dan membeli barang yang mereka inginkan. Anda pun akan dengan mudah menemukan barang yang diinginkan oleh pelanggan dengan mengetikan kode barang. Pemberian kode barang juga akan mempermudah transaksi pembelian dan penjualan barang anda.
4. Mengelola Stok Lama dan Stok Baru
Mengelola usaha retail, berarti akan ada “lalu lintas” barang dagang di gudang anda. Anda harus mengelola stok barang lama dan barang baru dalam gudang anda. Jangan mencampur aduk stok lama dengan stok baru barang, meskipun barang tersebut adalah barang yang sama. Pilih metode penentuan HPP yang tepat dalam mengelola “lalu lintas” barang dagang anda apakah menggunakan Average, First In First Out (FIFO) atau Last In First Out (LIFO). Anda dapat membaca artikel Konsep Dasar Pencatatan Persediaan Barang Dagang untuk mengetahui lebih lanjut tentang metode penentuan HPP tersebut.
5. Melakukan Stok Opname
Stok opname adalah pencatatan persediaan barang rutin yang dilakukan setiap ada barang masuk, barang berpindah dan barang keluar. Stok opname dilakukan secara berkala sesuai kebutuhan. Stok opname bertujuan untuk memastikan jumlah persediaan barang yang ada di gudang dengan yang ada dalam pencatatan manual.
6. Pengecekan Barang Rusak dan Cacat
Selain melakukan stok opname, anda juga harus melakukan pengecekan kondisi barang secara berkala. Pengecekan ini dimaksudkan untuk dapat mengetahui dan memisahkan kondisi barang yang rusak dan cacat dengan barang yang siap diperjualbelikan. Barang-barang yang rusak dan cacat harus dikarantina untuk diteliti kerusakan dan kecacatannya. Penjelasan karantina barang ada di bawah ini
7. Karantina Barang
Karantina barang adalah pemisahan barang yang rusak dan cacat. Barang yang rusak dan cacat diteliti penyebabnya. Jika kerusakan terjadi karena kesalahan supplier atau pengiriman dari supplier, maka barang tersebut harus dikembalikan untuk diganti atau klaim retur pembeliannya. Jika barang tersebut rusak dan cacat karena kesalahan penyimpanan atau human error, maka harus ada evaluasi SOP penyimpanan barang di gudang dan barang yang cacat tersebut dibuang atau dimusnahkan.
8. Pengiriman atau Distribusi Barang
Bagi bisnis retail yang memiliki cabang di beberapa tempat, distribusi barang merupakan suatu rantai bisnis yang paling penting. Pendistribusian dilakukan agar ada penyesuaian jumlah barang di setiap cabang. Sama halnya dengan tahap penyimpanan, banyak hal yang perlu diperhatikan pada tahap pendistribusian barang. Hal ini dilakukan agar barang yang dikirim selalu dalam kondisi baik dan layak jual.
Demikian adalah 8 tantangan dalam mengelola stok untuk bisnis yang punya banyak cabang. Pengelolaan stok tersebut memang terlihat sangat sulit dan merepotkan. Namun jika anda memiliki software pengelola stok yang dapat mengelola stok barang anda, maka itu akan sangat membantu anda. Biasanya software stok sudah dilengkapi dengan fasilitas pencatatan data inventory dengan informasi saldo, pajak, satuan pengukuran, termin pembayaran, metode HPP, dsb, form pembelian dan penjualan, form pencatatan jurnal penyesuaian, form perakitan dan penguraian, dan yang tidak kalah pentingnya juga yaitu form stok opname, buku besar barang, laporan pendukung. Anda bisa baca artikel berikut untuk mengetahui Cara Mengelola Persedian Barang Dengan Baik.
