7 Fakta Alasan Pengusaha Mengganti Pembukuan dari Manual ke Software

Menjadi seorang pengusaha bukan semata-mata hanya memiliki modal yang memadai untuk membuka atau menjalankan sebuah usaha. Dibutuhkan kerja keras, keuletan, dan ketrampilan yang memadai untuk menjadi seorang pengusaha sukses. Salah satu contoh ketrampilan/kompetensi yang harus dimiliki ialah dapat mengelola keuangan secara efektif dan efisien, mencari sumber dana dan menggunakannya secara tepat dan mengendalikannya secara akurat.

Banyak pengusaha, terutama pemula, yang mengabaikan ketrampilan tersebut. Menganggap usaha yang dirintisnya masih baru sehingga masih belum membutuhkan pencatatan keuangan yang teratur.

Contoh kasus pengusaha konveksi ini seringkali kita temui:
Pada saat tahun ajaran baru, usaha konveksinya mengalami peningkatan yang pesat, kebanjiran order seragam sekolah. Para pemesan mentransfer pembayaran dalam jumlah yang besar ke rekeningnya. Saat itu si pengusaha merasa memiliki uang yang sangat banyak. Bahkan saat ada keluarganya yang sedang membutuhkan bantuan, dia tidak segan-segan membantunya. Setelah seluruh pesanan terselesaikan, ternyata uangnya habis dan tak tersisa. Yang membuatnya lebih kesal ialah ia tidak tahu berapa keuntungan bisnis yang diperolehnya. Hal ini dikarenakan uang pribadi dan usaha dicampur, sehingga pengeluaran tidak terkendali.

Kasus diatas sering dihadapi oleh pengusaha UKM. Tidak pernah mencatat alur transaksi/keluar-masuknya uang sehingga merasa ia memliki banyak uang, dan mulai konsumtif. Padahal yang sesungguhnya terjadi ialah pengeluarannya sudah melebihi biaya produksi, sehingga pada saat dibutuhkan uang tersebut tidak ada. Pada saat inilah baru disadari bahwa pembukuan dan mengatur keuangan dalam bisnis itu sangat penting.

Mengapa pembukuan sangat penting dalam bisnis?

Untuk mengetahui kondisi usaha dalam kondisi untung/rugi. Dengan membuat pencatatan yang teratur, maka kita dapat membandingkan kondisi keuangan dari tahun sebelumnya dengan saat ini. Dengan demikian dapat diketahui apakah laba usaha mengalami kenaikan atau sebaliknya.
Digunakan sebagai alat pengendali keuangan usaha. Melalui pembukuan dapat diketahui biaya-biaya yang tidak diperlukan, sehingga dapat dipangkas.
Digunakan sebagai alat pengambil keputusan. Dengan melihat perkembangan keuangan dari waktu ke waktu, kita dapat meninjau apakah perlu untuk berinvestasi alat produksi, fokus pada marketing, atau membuat keputusan stratejik lainnya berdasarkan kondisi keuangan saat ini.
Memenuhi kewajiban sebagai warga negara yang baik, yaitu dengan melaporkan hasil pajak usaha. Perhitungan pajak didasarkan pada laporang keuangan usaha yang didapatkan dari neraca dan laporan laba rugi.
Laporan keuangaan dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan kelayakan usaha untuk mendapatkan bantuan atau tambahan modal dari pihak lain seperti perbankan. Hal ini dikarenakan laporan keuangan menunjukkan sehat/tidaknya kondisi perusahaan.

Pentingnya pembukuan dalam bisnis ini juga harus didukung dengan pengetahuan si pengusaha. Namun, karena tidak semua orang bisa membuat laporan keuangan yang baik, maka hal tersebut menjadi kendala tersendiri. Terlebih jika pembukuan tersebut masih dilakukan secara manual , berkutat dengan tumpukan kertas, kalkulator, membuat dan mengisi kolom-kolom transaksi, serta harus teliti dalam mencatat data keuangan yang penting. Tentu saja ini akan menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Belum lagi adanya resiko human error dalam melakukan kalkulasi.

Lalu apa yang harus dilakukan untuk mengatasinya?

Solusi terbaik untuk mengatasi masalah tersebut ialah dengan menggunakan software akuntansi. Software akuntansi ini merupakan salah satu tool yang dibutuhkan untuk mengolah data dan menyajikan informasi dengan cepat dan tepat. Dalam perkembangannya, software akuntansi ini tidak sekedar berfungsi mencatat transaksi akuntansi saja, tetapi juga menyediakan berbagai fitur seperti modul pembelian, penjualan, assembly, GL, dsb.

Memilih software akuntansi yang baik bukanlah pekerjaan yang mudah. Salah dalam memilih akan mengakibatkan beban bagi perusahaan/bisnis kita.

Ada 7 alasan kriteria yang bisa dijadikan acuan dalam memilih software akuntansi, di antaranya:

Sesuai dengan standar laporan keuangan Indonesia. Akan lebih baik jika software memberikan pilihan bahasa dalam format tersebut.
Transaksi dan Laporan yang sesuai dengan operasional perusahaan.
Support dan layanan purna jual yang memadai. Ini sangat penting karena jika terjadi masalah, user akan segera mendapatkan bantuan/solusi.
Dibuat/dikembangkan oleh software developer yang terpercaya. Hal ini dapat kita ketahui dari track recordnya selama menjalankan bisnis software akuntansi dan prestasi yang pernah diraihnya.
User Friendly. Semakin user friendly suatu program, maka semakin nyaman pula user menggunakannya, dan diharapkan semakin mudah pula mengimplementasikannya.
Mudah dipelajari. Tutorial/manual yang baik dan lengkap, dalam bentuk cetak maupun video adalah penunjang utama untuk mempelajari software tersebut secara mandiri.
Menggunakan teknologi terkini.

Dengan menggunakan software akuntansi, akan membuat pencatatan menjadi lebih mudah, teratur, dan memberikan hasil yang akurat. Tidak hanya semata-mata menghindari kesalahan kalkulasi, tapi juga memberikan tinjauan yang menyeluruh terhadap kinerja bisnis – seperti menentukan sales forecast di semester depan, mengetahui produk mana yang melebihi stok, dan mengetahui produk atau jasa apa yang paling menguntungkan. Selain itu pastikan software yang akan digunakan benar-benar dapat memenuhi kebutuhan usaha.

Referensi:
https://www.inc.com/guides/choosing-accounting-software.html
https://megabagus.com/artikel/artikel-bisnis/87-pentingnya-pembukuan-dalam-bisnis.html