5 Alasan Kenapa Software Penjualan Penting untuk Mengelola Sebuah Toko

Ketika anda mengelola sebuah toko yang cukup besar dan menjual barang-barang yang sangat beragam mungkinanda akan menyadari bahwa memilih software toko ataupun software kasir seperti memilih investasi yang tepat. Bayangkan Anda tidak ingin uang yang sudah Anda keluarkan hanya menjadi beban dan tidak membuat toko Anda semakin berkembang. Tentu Anda tidak ingin investasi yang murahan. Anda mungkin jadi penasaran bahwa ada software toko yang tepat untuk toko Anda. Ada beberapa alasan mengapa software akuntansi penting untuk mengelola toko :

Pertama, memudahkan dalam mendata barang-barang yang akan di jual

Ketika anda sudah memiliki suatu software penjualan maka data-data barang yang ada di toko diolah dan di simpan dalam software dan tidak perlu mendata secara manual.

Kedua, transaksi penjualan dapat dilakukan dengan cepat

Pada zaman sekarang sudah banyak software penjualan yang bisa mengaplikasikan penggunaan scan barcode, jadi akan membuat transaksi penjualan semakin praktis

Ketiga, kemudahan dalam menentukan order pembelian

Proses pembelian/purchasing merupakan proses pencarian sumber atau bahan produksi untuk membantu kegiatan produksi dan persediaan toko tersebut. Dalam proses pembelian biasanya diperlukan form pembelian (purchase order) sebagai bukti otentik dalam dokumen pembelian . Software penjualan / akuntansi biasanya meyediakan fungsi ini untuk mengatur format purchase order dalam memudahkan laporan pembelian.

Keempat, dapat menampilkan neraca keuangan secara cepat

Neraca merupakan suatu laporan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi tertentu yang menunjukkan posisi keuangan pada akhir periode tersebut. Terdiri dari tiga bagian yaitu aset, liabilitas, dan juga ekuitas. Tujuan fungsi neraca ini adalah penyediaan informasi secara mendalam akan laporan keuangan toko dengan menampilkan detail debit dan kredit. Karena software penjualan saat ini sudah mampu mengolah laporan posisi keuangan dari transaksi- transaksi yang sudah kita input.

Kelima, dapat menampilkan kondisi persediaan secara akurat

Mengetahui kondisi persediaan atau Stock opname penting dilakukan untuk menghitung fisik persediaan suatu produk dalam stock. Selain untuk mengetahui keabsahan laporan dalam suatu pembukuan, stock opname juga dapat membantu toko/perusahaan untuk melakukan fungsi sistem pengendalian intern (SPI) dengan baik. Beberapa fungsi sistem pengendalian intern adalah untuk membandingkan persediaan stock dari bulan ke bulan, untuk mendapatkan HPP (Harga Pokok Penjualan) pada laporan keuangan, dan mengetahui kebenaran dalam laporan keuangan/pembukuan apakah data nya cocok atau apakah ada kecurangan, dsb.

Software dapat memberikan proteksi system yang membantu pemilik mudah untuk mengontrol penjualan dan pembelian sehari-hari dengan menyajikan data / laporan yang tentunya harus dipadukan dengan aturan / prosedur yang harus ditaati secara ketat. Beberapa contoh diantaranya : Untuk menerima barang-barang retur / kembalian dari customer, swalayan menyediakan tempat penampungan sementara barang-barang tersebut. Saat tutup toko, laporan retur dari masing-masing kasir dicocokkan dengan barang-barang retur secara fisik, setelah ada pertanggung jawaban barulah barang-barang tersebut dikembalikan ke rak masing-masing.

Kelebihan-kelebihan dalam menggunakan software:

Mengurangi memori atau daya ingat kita terhadap jumlah data yang banyak. Bayangkan sebuah toko memiliki 5000 item barang. Apakah kita akan ingat berapa masing-masing sisa stok atau persediaan barang tersebut dalam hitungan detik, menit, jam? Sulit kan? Dengan software tinggal melihat di menu laporan, maka dalam hitungan detik sisa stok tersebut dapat ditampilkan di layar.
Dapat menyimpan data dalam jumlah banyak bisa ribuan, ratusan ribu, jutaan bahkan milyaran data. Dengan software, suatu data dapat diakses atau dibuka kapan saja diinginkan selama belum dihapus. – Praktis dalam penggunaan. Tidak perlu membuat, menyusun rumus dan fungsi matematika untuk menjalankan software karena software telah dirancang praktis bagi penggunanya. Rumus dan fungsi telah dibuat oleh programmer sedangkan kita tinggal menggunakannya sesuai kebutuhan. Contohnya software toko, didalamnya banyak rumus dan fungsi untuk menghitung stok, jumlah pembelian, jumlah penjualan, jumlah pembeli, banyaknya barang yang dibeli, laba penjualan per hari/bulan/tahun, harga pokok penjualan, diskon dan lain-lain.
Apabila sudah terbiasa dengan software maka kita bisa mengerjakan pekerjaan administrasi lebih cepat dibandingkan dengan manual. Contoh sederhana untuk menghitung jumlah dan nilai barang yang dibeli konsumen, kalau manual mesti pakai kalkulator satu persatu, kalau pakai software setelah input tinggal lihat di layar jumlah dan nilai barang tersebut.
Software melakukan pekerjaannya secara otomatis. Misalnya stok barang otomatis berkurang bila ada penjualan, bertambah bila ada pembelian, bertambah bila ada mutasi masuk, berkurang bila ada mutasi keluar. Contoh lain Kas. Kas otomatis bertambah bila ada penjualan tunai , berkurang bila ada pengeluaran, bertambah bila ada penerimaan tunai piutang dari pelanggan, berkurang bila ada pembayaran tunai ke supplier.
Efisien. Kalau waktu pengerjaan dengan software lebih singkat dibanding manual berarti efisien.
Akurat. Karena software merupakan otomatisasi dari sebuah rancangan sistem maka dipastikan akan akurat dalam perhitungan. Contohnya dalam menghitung stok. Rumus sederhana dari Stok adalah stok awal + pembelian-penjualan+mutasi masuk-mutasi keluar. Selama rumus dibuat seperti ini maka perhitungan akan akurat.

Inilah mengapa software penjualan sangat penting. Simak juga pembahasan Software Penjualan, Program Kasir, dan Zahir POS.